Ordinanza del 18 dicembre 2013 sul sistema centrale d'informazione visti e sul sistema nazionale d'informazione visti (Ordinanza VIS, OVIS)

La presente ordinanza disciplina:

1. a.

   la responsabilità per il sistema nazionale d’informazione visti (ORBIS) e il suo contenuto;

2. b.

   i diritti d’accesso delle autorità a ORBIS;

3. c.

   i diritti d’accesso delle autorità al sistema centrale d’informazione visti (C‑VIS);

4. d.

   la procedura di trasmissione dei dati del C-VIS dal punto d’accesso centrale alle autorità di cui agli articoli 17 e 18;

5. e.

   il trattamento e la durata di conservazione dei dati;

6. f.

   i diritti delle persone interessate;

7. g.

   la sicurezza dei dati, il ruolo dei consulenti in materia di protezione dei dati e la vigilanza sul trattamento dei dati.

Ai sensi della presente ordinanza s’intende per:

1. a.

   VIS Mail: il sistema di comunicazione che consente, attraverso l’infrastruttura del C-VIS, la trasmissione di dati tra gli Stati per i quali è entrato in vigore il regolamento (CE) n. 767/2008 (regolamento VIS UE)¹;

2. b.

   Stato terzo: Stato che non è membro né dell’Unione europea (UE) né dell’Associazione europea di libero scambio (AELS);

3. c.

   Stato Schengen: Stato vincolato da uno degli accordi d’associazione a Schengen; detti accordi figurano all’allegato 1 numero 1;

4. d.

   Stato Dublino: Stato vincolato da uno degli accordi d’associazione a Dublino; detti accordi figurano all’allegato 1 numero 2;

5. e.

   reati di terrorismo e altri reati gravi: i reati elencati nell’allegato 3 della legge del 21 marzo 2025² sullo scambio di informazioni con gli Stati Schengen;

6. f.

   …

 La Segreteria di Stato della migrazione (SEM)¹ è responsabile di ORBIS.

 Emana un regolamento sul trattamento che definisce segnatamente le misure necessarie per garantire la protezione e la sicurezza dei dati.

ORBIS serve ai seguenti scopi:

1. a.

   registrare e conservare i dati relativi alle domande di visto;

2. b.

   trasferire nel C-VIS i dati registrati in applicazione del regolamento VIS UE¹;

3. c.

   dare accesso ai dati del C-VIS.

 ORBIS contiene i dati relativi a ogni domanda di visto ricevibile, definiti nell’allegato 2.

 I dati registrati in ORBIS in applicazione del regolamento VIS UE¹ sono trasferiti mediante la procedura informatizzata al C-VIS.

 Tutte le modifiche e cancellazioni di dati registrati in ORBIS in applicazione del regolamento VIS UE sono trasferite mediante la procedura informatizzata al C-VIS per il tramite di ORBIS.

 Il richiedente del visto Schengen può comunicare elettronicamente all’autorità competente i propri dati personali richiesti nel quadro della domanda di visto.

 Gli emolumenti possono essere versati elettronicamente.

 I dati di cui al capoverso 1 possono essere registrati per quattro mesi al massimo in una memoria intermedia sui server del Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP).

 Il richiedente può comunicare i propri dati personali, necessari per una domanda di visto, a un fornitore di servizi esterno incaricato di svolgere compiti nell’ambito della procedura di rilascio del visto.

 Il fornitore di servizi esterno registra i dati personali conformemente alle disposizioni dell’allegato X del regolamento (CE) n. 810/2009² (codice dei visti) e li trasmette all’autorità competente per i visti.³

Qualora una domanda di visto sia ricevibile secondo l’articolo 19 del codice dei visti^{2 3}, le autorità competenti per i visti registrano in ORBIS, conformemente agli articoli 8–14 del regolamento VIS UE⁴, i dati menzionati nell’allegato 2, iniziando dai dati della categoria I, quindi, in funzione dello svolgimento della procedura, proseguendo con i dati delle categorie II–VI.⁵

 Se la domanda verte su un visto per soggiorni di breve durata o di transito aeroportuale, i dati delle categorie I–VI sono trasferiti al C-VIS conformemente all’articolo 5 capoverso 2.⁶

 Le autorità competenti per i visti registrano inoltre i dati della categoria VII menzionati nell’allegato 2. Questi dati non sono trasmessi al C-VIS.

 Qualora registri i dati relativi a una domanda di visto in qualità di rappresentante di un altro Stato Schengen, l’autorità svizzera indica in ORBIS il nome dello Stato rappresentato.

 Se l’autorità di cui al capoverso 1 rilascia, rifiuta, revoca, annulla o proroga un visto oppure interrompe l’esame della domanda di visto, il nome dello Stato Schengen rappresentato è comunicato automaticamente al C-VIS.

 La Svizzera è proprietaria dei dati registrati dalle autorità svizzere competenti per i visti che sono trasferiti al C-VIS al momento del deposito della domanda di visto e della relativa decisione.

 Le autorità competenti per i visti sono autorizzate a copiare le impronte digitali figuranti in un fascicolo del C-VIS relativo a una domanda e a integrarle in un nuovo fascicolo relativo a una domanda. Diventano proprietarie del fascicolo così creato.

 Le autorità competenti per i visti sono autorizzate a creare o sopprimere collegamenti tra fascicoli relativi a una domanda a motivo dell’appartenenza dei richiedenti alla medesima famiglia o perché viaggiano in gruppo conformemente all’articolo 8 paragrafo 4 del regolamento VIS UE¹.

 L’autorità svizzera che ha registrato i dati di un fascicolo relativo a una domanda di visto è autorizzata, conformemente all’articolo 8 paragrafo 3 del regolamento VIS UE, a collegarlo a uno o più altri fascicoli dello stesso richiedente o a sopprimere tali collegamenti.

 I dati di identità, i dati relativi ai documenti di viaggio e i dati biometrici dei richiedenti il visto sono conservati automaticamente nell’archivio comune di dati di identità (CIR).

 Quando si crea o si aggiorna un fascicolo nel C-VIS, è automaticamente avviata una procedura di rilevazione delle identità multiple nel CIR e nel sistema d’informazione Schengen (SIS). Tale procedura avviene sulla base dei dati di identità, dei dati relativi ai documenti di viaggio e dei dati biometrici.

 Le autorità seguenti possono accedere in rete ai dati del sistema ORBIS per svolgere i compiti assegnati loro:

1. a.

   presso la SEM:

   1. 1.

      la Divisione Ammissione Dimora e la Divisione Identificazione e controlli di sicurezza: nel quadro dei loro compiti legati al settore dei visti, dei documenti di viaggio e dell’identificazione,

   2. 2.

      l’Ambito direzionale Asilo: nel quadro dell’esame delle domande d’asilo,

   3. 3.

      il Servizio dei fascicoli: ai fini dell’archiviazione,

   4. 4.

      la Sezione informatica e il Servizio delle statistiche: per effettuare le statistiche sui visti,

   5. 5.

      la Divisione Ammissione Mercato del lavoro: per esaminare le domande sottostanti al diritto in materia di stranieri;

2. b.

   i posti di confine delle polizie cantonali e il Corpo delle guardie di confine: per effettuare i controlli d’identità ed emanare visti eccezionali;

3. c.

   le rappresentanze svizzere all’estero e la Missione svizzera presso l’ONU a Ginevra: per l’esame delle domande di visto;

4. d.

   il Segretariato di Stato, la Direzione politica e la Direzione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE): per l’esame delle richieste di visto e dei ricorsi nella sfera di competenze del DFAE;

5. e.

   l’Ufficio centrale di compensazione: per l’esame delle domande di prestazioni e per l’assegnazione e la verifica del numero AVS¹;

6. f.

   presso l’Ufficio federale di polizia (fedpol):

   1. 1.

      il Servizio giuridico: per adottare eventuali misure di respingimento per la salvaguardia della sicurezza interna ed esterna della Svizzera conformemente agli articoli 67 capoverso 4 e 68 capoverso 3 LStrI,

   2. 2.

      i servizi incaricati della gestione del sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL): per l’identificazione delle persone nell’ambito del controllo delle segnalazioni RIPOL ai sensi dell’ordinanza RIPOL del 26 ottobre 2016²,

   3. 3.

      i servizi competenti in materia di corrispondenza internazionale e la Centrale operativa e d’allarme³: per l’identificazione delle persone in relazione con i compiti nel settore dello scambio intercantonale e internazionale delle informazioni di polizia e per l’esame delle misure di respingimento destinate a salvaguardare la sicurezza interna ed esterna della Svizzera,

   4. 4.

      i servizi competenti della Polizia giudiziaria federale:

      1. –

         per l’identificazione delle persone nell’ambito dell’assistenza amministrativa e giudiziaria, nell’ambito degli incarichi della polizia di sicurezza e della polizia giudiziaria nonché nell’ambito dello scambio intercantonale e internazionale delle informazioni di polizia

      2. –

         per la verifica dell’idoneità di una persona a beneficiare di un programma di protezione dei testimoni e per stabilire un’analisi dei rischi,

   5. 5.

      il servizio competente in materia di documenti d’identità e di ricerche di persone scomparse: per le ricerche concernenti la dimora di queste persone,

   6. 6.

      il servizio incaricato della gestione del sistema automatizzato d’identificazione delle impronte digitali (AFIS): per l’identificazione di persone ai sensi dell’articolo 102 capoverso 1 LStrI,

   7. 7.

      il servizio competente presso l’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro: per l’identificazione delle persone e l’accertamento del loro statuto di dimora effettuati nell’ambito dei suoi compiti legali nella lotta contro il riciclaggio di denaro e i reati anteriori, la criminalità organizzata e il finanziamento del terrorismo di cui all’articolo 23 della legge del 10 ottobre 1997⁴ sul riciclaggio di denaro;

7. g.

   le autorità migratorie cantonali e comunali e le autorità cantonali e comunali di polizia: per l’adempimento dei loro compiti in materia di stranieri;

8. h.

   gli uffici di stato civile e le loro autorità di vigilanza nonché l’Ufficio federale dello stato civile: per l’esame della regolarità del soggiorno in Svizzera dei fidanzati che non sono ancora cittadini svizzeri e per la comunicazione all’autorità competente dell’identità dei fidanzati che non hanno fornito prova del loro soggiorno regolare;

9. i.

   presso l’Ufficio federale di giustizia (UFG):

   1. 1.

      l’Ambito direzionale Assistenza giudiziaria internazionale: in relazione con procedure di assistenza giudiziaria internazionale ai sensi della legge federale del 20 marzo 1981⁵ sull’assistenza in materia penale,

   2. 2.

      l’Ambito direzionale Diritto privato: in relazione con la procedura retta dalla legge federale del 21 dicembre 2007⁶ sul rapimento internazionale dei minori e sulle Convenzioni dell’Aia sulla protezione dei minori e degli adulti;

10. j.

    il Servizio delle attività informative della Confederazione: per l’esame delle misure di respingimento per la salvaguardia della sicurezza interna ed esterna della Svizzera conformemente alla legge federale del 21 marzo 1997⁷ sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna;

11. k.

    il Tribunale amministrativo federale: per l’istruzione dei ricorsi conformemente alla LStrI;

12. l.

    l’Amministrazione federale delle contribuzioni: per l’adempimento dei suoi compiti:

    1. 1.

       nell’ambito della riscossione dell’imposta sul valore aggiunto sulle prestazioni che i contribuenti effettuano a titolo oneroso sul territorio svizzero (imposta sulle prestazioni eseguite sul territorio svizzero) e sull’acquisto di prestazioni di imprese con sede all’estero da parte di beneficiari che si trovano sul territorio svizzero (imposta sull’acquisto) e nell’ambito dell’applicazione dell’imposta preventiva,

    2. 2.

       nell’ambito dell’esecuzione di procedimenti penali e di procedimenti di assistenza amministrativa e giudiziaria;

13. m.

    l’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini⁸:

    1. 1.

       per l’adempimento dei suoi compiti nell’ambito della riscossione dell’imposta sul valore aggiunto sull’importazione di beni (imposta sull’importazione),

    2. 2.

       per l’identificazione delle persone nell’ambito dell’antifrode doganale;

14. n.

    …

 I diritti di accesso sono disciplinati nell’allegato 2.

 Le autorità seguenti possono consultare in rete i dati del C-VIS per svolgere i compiti assegnati loro:

1. a.

   presso la SEM:

   1. 1.

      la Divisione Entrata e la Divisione Ammissione Dimora: nel quadro dei loro compiti legati al settore dei visti,

   2. 2.

      le sezioni Dublino nonché i collaboratori incaricati di esaminare le domande d’asilo nei Centri di registrazione e procedura: al fine di determinare lo Stato Dublino responsabile per l’esame di una domanda d’asilo,

   3. 3.

      l’Ambito direzionale Asilo: in vista dell’esame delle domande d’asilo in merito alle quali la Svizzera è chiamata a decidere,

   4. 4.

      il Servizio delle statistiche: per effettuare le statistiche sui visti conformemente all’articolo 17 del regolamento VIS UE¹,

   5. 5.

      la Divisione Identificazione e controlli di sicurezza: per adempiere i compiti nel quadro degli accertamenti secondo il regolamento (UE) 2024/1356²,

   6. 6.

      l’Ambito direzionale Centri federali d’asilo: per adempiere i compiti nel quadro degli accertamenti secondo il regolamento (UE) 2024/1356;

2. b.

   i posti di confine delle polizie cantonali e il Corpo delle guardie di confine: per emanare visti eccezionali;

3. c.

   le rappresentanze svizzere all’estero e la missione svizzera presso l’ONU a Ginevra: per procedere all’esame delle domande di visto;

4. d.

   il Segretariato di Stato, la Direzione consolare e la Direzione politica del DFAE: per l’esame delle richieste di visto nella sfera di competenze del DFAE;

5. e.

   il Corpo delle guardie di confine e le autorità cantonali e comunali di polizia competenti:

   1. 1.

      per effettuare il controllo alle frontiere esterne dello spazio Schengen e sul territorio svizzero,

   2. 2.

      per procedere alla verifica dell’identità del titolare del visto, esaminare l’autenticità del visto o verificare se sono adempite le condizioni d’entrata o di soggiorno sul territorio svizzero,

   3. 3.

      per identificare le persone non detentrici di un visto che non adempiono o non adempiono più le condizioni d’entrata o di soggiorno sul territorio svizzero;

6. f.

   le autorità migratorie cantonali e i Comuni ai quali i Cantoni hanno delegato le loro competenze: per svolgere i loro compiti in materia di visti;

7. g.

   le autorità di polizia cantonali, l’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini nonché le autorità migratorie cantonali: per adempiere i compiti nel quadro degli accertamenti secondo il regolamento (UE) 2024/1356.

 In qualità di punto d’accesso centrale, la Centrale operativa e d’allarme di fedpol (COA fedpol³) può consultare in rete i dati del C-VIS (art. 20).

 I diritti di consultazione sono disciplinati nell’allegato 3.

 La consultazione del C-VIS ai fini dell’esame delle domande di visto e delle relative decisioni è effettuata conformemente all’articolo 15 paragrafo 2 del regolamento VIS UE¹, in base a uno o più dei dati seguenti:

1. a.

   numero della domanda;

2. b.

   nome, cognome, cognome alla nascita (cognome anteriore), sesso nonché data, luogo e Paese di nascita;

3. c.

   tipo e numero di documento di viaggio, autorità di rilascio, data di rilascio e data di scadenza;

4. d.

   nome, cognome e indirizzo della persona fisica o nome e indirizzo della persona giuridica che rivolge l’invito o che si assumerà presumibilmente le spese di sussistenza durante il soggiorno, nonché nome, cognome e indirizzo della persona di contatto della persona giuridica;

5. e.

   impronte digitali;

6. f.

   numero della vignetta di visto e data di rilascio di tutti i visti rilasciati precedentemente.

 Conformemente all’articolo 15 paragrafo 3 del regolamento VIS UE, in caso di esito positivo della ricerca, l’autorità ha accesso ai fascicoli precedenti del richiedente e ai fascicoli correlati secondo l’articolo 8 paragrafo 4 del regolamento VIS UE.

 La consultazione del C-VIS ai fini del controllo presso i valichi delle frontiere esterne dello spazio Schengen per verificare l’identità del titolare del visto, l’autenticità del visto e l’adempimento delle condizioni d’entrata nello spazio Schengen si svolge in base al numero della vignetta di visto e delle impronte digitali del titolare del visto, conformemente all’articolo 18 paragrafo 1 del regolamento VIS UE¹.

 Se la ricerca dà un risultato positivo, l’autorità può consultare i dati delle categorie I, II e V–VII menzionati nell’allegato 3 conformemente all’articolo 18 paragrafo 4 del regolamento VIS UE.

 La consultazione del C-VIS ai fini della verifica dell’identità del titolare del visto, dell’autenticità del visto e dell’adempimento delle condizioni d’entrata o di soggiorno sul territorio svizzero è effettuata in base al numero della vignetta di visto e delle impronte digitali del titolare del visto, oppure unicamente in base al numero della vignetta di visto conformemente all’articolo 19 paragrafo 1 del regolamento VIS UE.

 Se la ricerca dà un risultato positivo, l’autorità può consultare i dati delle categorie di cui al capoverso 2 conformemente all’articolo 19 paragrafo 2 del regolamento VIS UE.

 Può essere effettuata una consultazione in base alle sole impronte digitali figuranti nel C-VIS, conformemente all’articolo 20 paragrafo 1 del regolamento VIS UE¹, se:

1. a.

   la verifica del titolare di un visto secondo l’articolo 13 non dà esito;

2. b.

   sussistono dubbi circa l’identità del titolare o circa l’autenticità del visto o del documento di viaggio;

3. c.

   occorre verificare l’identità di una persona non titolare di un visto.

 Se la consultazione in base alle impronte digitali non dà esito oppure se le impronte digitali non sono utilizzabili, può essere effettuata una consultazione in base ai dati seguenti:

1. a.

   nome, cognome, cognome alla nascita (cognome anteriore), sesso nonché data, luogo e Paese di nascita; o

2. b.

   tipo e numero del documento di viaggio, autorità di rilascio, data di rilascio e data di scadenza.

 La ricerca prevista al capoverso 2 può essere effettuata in combinazione con la cittadinanza attuale o la cittadinanza alla nascita.

 Se la ricerca dà un risultato positivo, l’autorità può consultare i dati delle categorie I–VII menzionati nell’allegato 3 conformemente all’articolo 20 paragrafo 2 del regolamento VIS UE.

 La consultazione del C-VIS al fine di determinare lo Stato Dublino competente secondo gli articoli 12 e 34 del regolamento (UE) n. 604/2013¹ (regolamento Dublino) è effettuata in base alle impronte digitali del richiedente l’asilo.

 Se la consultazione in base alle impronte digitali non dà esito o se le impronte digitali non sono utilizzabili, può essere effettuata una consultazione secondo la procedura di cui all’articolo 14 capoversi 2 e 3.

 Se la ricerca dà un risultato positivo e se è stato rilasciato o prorogato un visto con data di scadenza non anteriore di oltre sei mesi alla data della domanda d’asilo, i dati delle categorie I, II, VI e VII menzionati nell’allegato 3 possono essere consultati conformemente all’articolo 21 paragrafo 2 del regolamento VIS UE².

 Possono essere consultate unicamente le domande correlate a motivo dell’appartenenza dei richiedenti alla medesima famiglia.

 La consultazione del C-VIS al fine di esaminare una domanda d’asilo è effettuata in base alle impronte digitali del richiedente l’asilo.

 Se la consultazione in base alle impronte digitali non dà esito o se le impronte digitali non sono utilizzabili, può essere effettuata una consultazione secondo la procedura di cui all’articolo 14 capoversi 2 e 3.

 Se la consultazione dà un risultato positivo e se è stato rilasciato un visto, i dati delle categorie I, II e V–VII menzionati nell’allegato 3 possono essere consultati conformemente all’articolo 22 paragrafo 2 del regolamento VIS UE¹.

 Possono essere consultate unicamente le domande correlate a motivo dell’appartenenza dei richiedenti alla medesima famiglia e i fascicoli correlati di un medesimo richiedente.

Le autorità federali seguenti possono chiedere dati del C-VIS in virtù dell’articolo 109a capoverso 3 lettere a–c LStrI:

1. a.

   presso fedpol:

   1. 1.

      la Centrale operativa e d’allarme,

   2. 2.

      la Polizia giudiziaria federale,

   3. 3.

      il servizio Identificazioni internazionali;

2. b.

   presso il Servizio delle attività informative della Confederazione:

   1. 1.

      la divisione Acquisizione,

   2. 2.

      la divisione Analisi,

   3. 3.

      la coordinazione Lotta al terrorismo,

   4. 4.

      la coordinazione Servizio informazioni vietato,

   5. 5.

      la coordinazione Lotta all’estremismo,

   6. 6.

      la coordinazione Non-proliferazione,

   7. 7.

      l’ambito Servizio degli stranieri;

3. c.

   presso il Ministero pubblico della Confederazione:

   1. 1.

      il servizio Esecuzione delle sentenze: per l’esecuzione delle decisioni delle autorità penali della Confederazione, se la competenza non spetta ai Cantoni, in particolare in applicazione dell’articolo 82 capoverso 1 dell’ordinanza del 24 ottobre 2007¹ sull’ammissione, il soggiorno e l’attività lucrativa,

   2. 2.

      le divisioni Protezione dello Stato e organizzazioni criminali, Criminalità economica, Assistenza giudiziaria, Terrorismo, Diritto penale internazionale e Cybercriminalità che conducono i procedimenti a Berna e presso le filiali di Losanna, Lugano e Zurigo: per l’indagine e l’accusa in caso di reati che sottostanno alla giurisdizione federale secondo gli articoli 23 e 24 del codice di procedura penale² o secondo leggi federali speciali.

Le autorità cantonali e comunali seguenti possono chiedere dati del C-VIS in virtù dell’articolo 109a capoverso 3 lettera d LStrI:

1. a.

   le polizie cantonali;

2. b.

   le polizie comunali delle Città di Zurigo, Winterthur, Losanna, Chiasso e Lugano;

3. c.

   le autorità di perseguimento penale, per il tramite delle polizie cantonali.

 Le autorità di cui agli articoli 17 e 18 presentano alla COA fedpol, per via cartacea o elettronica, una domanda motivata d’accesso ai dati del C‑VIS e il risultato della consultazione del CIR.¹

 In caso d’urgenza eccezionale, un’autorità può presentare una domanda anche oralmente. La COA fedpol tratta immediatamente la domanda e verifica successivamente se sono adempite tutte le condizioni di cui all’articolo 20 e se si trattava effettivamente di un caso d’urgenza eccezionale. La verifica ulteriore è effettuata immediatamente dopo il trattamento della domanda.

 Fedpol disciplina le modalità procedurali in un regolamento sul trattamento.

La COA fedpol verifica se:

1. a.

   i dati sono necessari alla prevenzione, all’individuazione o all’investigazione di reati di terrorismo o di altri reati gravi;

2. b.

   in un caso specifico è proporzionata la comunicazione dei dati; e

3. c.

   vi sono prove o motivi sufficienti per ritenere che la comunicazione dei dati contribuirà a raggiungere lo scopo perseguito.

 Se sono adempite le condizioni di cui all’articolo 20, la COA fedpol consulta i dati del C-VIS. La consultazione può essere effettuata unicamente per mezzo dei dati di cui all’articolo 5 paragrafo 2 della decisione 2008/633/GAI¹ (decisione VIS UE) e conformemente ai diritti di accesso definiti all’allegato 3.

 Se la consultazione dà un risultato positivo, la COA fedpol trasmette all’autorità in modo sicuro i dati di cui all’articolo 5 paragrafo 3 della decisione VIS UE.

 Gli Stati membri dell’UE nei cui confronti non è ancora entrato in vigore il regolamento VIS UE¹ possono rivolgere le loro domande per l’ottenimento di dati del C-VIS sia direttamente alla COA fedpol, tramite linee di trasmissione sicure per la corrispondenza in materia di polizia giudiziaria, sia alle altre autorità di cui agli articoli 17 e 18.

 La COA fedpol esamina le domande e vi risponde.

 La procedura è retta dall’articolo 19.

 La COA fedpol può rivolgere una domanda all’autorità competente di uno Stato membro dell’UE nei cui confronti non è ancora entrato in vigore il regolamento VIS UE, al fine di ottenere informazioni in materia di visti.

Al deposito di una domanda di visto, in ORBIS è avviata automaticamente una consultazione nelle banche dati seguenti, sempreché l’utente sia autorizzato ad accedervi:

1. a.

   il sistema d’informazione centrale sulla migrazione (SIMIC) previsto dall’ordinanza SIMIC del 12 aprile 2006²;

2. b.

   il sistema RIPOL previsto dall’ordinanza RIPOL del 26 ottobre 2016³;

3. c.

   il sistema d’informazione Schengen (SIS) previsto dall’ordinanza N-SIS dell’8 marzo 2013⁴;

4. d.

   la banca dati Automated Search Facility di Interpol (ASF-Interpol) prevista dall’ordinanza Interpol del 21 giugno 2013⁵;

5. e.

   il sistema di ingressi/uscite previsto dall’ordinanza del 10 novembre 2021⁶ sul sistema di ingressi/uscite.

Le autorità federali e cantonali competenti per i visti, nonché le autorità comunali cui tali competenze sono state delegate, possono utilizzare VIS Mail per comunicare i tipi d’informazione seguenti:

1. a.

   i messaggi connessi alla cooperazione consolare concernenti la domanda di visto nonché i messaggi relativi alle domande di trasmissione di documenti legati alla domanda di visto o di copie elettroniche di tali documenti secondo l’articolo 16 paragrafo 3 del regolamento VIS UE¹;

2. b.

   i messaggi relativi a dati inesatti figuranti nel C-VIS secondo l’articolo 24 paragrafo 2 del regolamento VIS UE;

3. c.

   l’informazione, secondo l’articolo 25 paragrafo 2 del regolamento VIS UE, che un richiedente ha acquisito la cittadinanza di uno Stato Schengen;

4. d.

   le richieste di consultazione e le risposte relative alla consultazione preliminare delle autorità centrali incaricate dei visti secondo l’articolo 22 paragrafo 1 del codice dei visti e l’articolo 16 paragrafo 2 del regolamento VIS UE;

5. e.

   le informazioni sui visti rilasciati dai consolati secondo l’articolo 31 paragrafo 1 del codice dei visti e l’articolo 16 paragrafo 3 del regolamento VIS UE a cittadini di determinati Stati di provenienza o a determinate categorie di cittadini.

Soltanto le autorità svizzere sono abilitate a modificare i dati che hanno trasmesso al al C-VIS.

 I dati di ORBIS sono conservati al massimo cinque anni.

 Il termine inizia a decorrere:

1. a.

   dalla data di scadenza del visto, in caso di rilascio di un visto;

2. b.

   dalla nuova data di scadenza del visto, in caso di proroga di un visto;

3. c.

   dalla data in cui il fascicolo di una domanda è creato in ORBIS, in caso di ritiro, chiusura o interruzione della domanda;

4. d.

   dalla data della decisione dell’autorità competente per i visti, in caso di rifiuto, annullamento o revoca di un visto.

 Se una persona acquisisce la cittadinanza svizzera:

1. a.

   le autorità competenti per i visti cancellano senza indugio in ORBIS il fascicolo relativo alla domanda della persona interessata e, all’occorrenza, i collegamenti con i fascicoli del coniuge, dei figli e del gruppo con cui ha viaggiato, purché i dati relativi alla domanda siano stati registrati dalle autorità svizzere;

2. b.

   la SEM informa senza indugio gli Stati Schengen che hanno registrato i dati relativi al visto.

 Le autorità competenti in materia di cittadinanza sono tenute a informare la SEM (Sezione Basi visti) di tutte le naturalizzazioni.

 Se il rifiuto del visto è annullato dall’autorità di ricorso competente, i dati relativi al rifiuto del rilascio sono cancellati in ORBIS dall’autorità che ha rifiutato il visto non appena la decisione di annullamento è definitiva.

 In presenza di elementi che indichino che i dati del C-VIS registrati dalle autorità svizzere o i dati del sistema ORBIS sono inesatti o incompleti o non sono stati trattati conformemente al diritto, la SEM è informata immediatamente per scritto.

 La SEM adotta immediatamente le misure necessarie.

 Se necessario, in un caso individuale, taluni dati del C-VIS possono essere conservati nel SIMIC, in ORBIS, nel sistema d’informazione RUMACA del Corpo delle guardie di confine o in un sistema d’informazione analogo delle polizie cantonali e comunali, per una durata limitata al trattamento del caso in esame, conformemente all’articolo 30 del regolamento VIS UE¹.²

 Le autorità di cui agli articoli 17 e 18 sono tenute a distruggere immediatamente i dati che hanno ottenuto dalla COA fedpol, a meno che siano necessari ai fini della decisione VIS UE³. I dati sono distrutti non appena cessano di essere utili.

 L’utilizzo di dati non conforme ai capoversi 1 e 2 costituisce un utilizzo fraudolento di dati ai sensi dell’articolo 120d LStrI.

 I dati del C-VIS non possono essere comunicati a uno Stato terzo né a un’organizzazione internazionale.

 In un caso individuale, i dati seguenti del C-VIS relativi a una persona possono essere comunicati a uno Stato terzo o a un’organizzazione internazionale ai sensi dell’allegato del regolamento VIS UE¹ per dimostrare l’identità di un cittadino di uno Stato terzo, anche ai fini del ritorno, se sono adempite le condizioni dell’articolo 31 del regolamento VIS UE:

1. a.

   nome, cognome, cognome alla nascita, sesso nonché data, luogo e Paese di nascita;

2. b.

   cittadinanza attuale e cittadinanza alla nascita;

3. c.

   tipo e numero del documento di viaggio, autorità che lo ha rilasciato, data di rilascio e data di scadenza;

4. d.

   indirizzo del domicilio del richiedente;

5. e.

   per i minori, nome e cognome dei detentori dell’autorità parentale o del tutore legale.

 I dati di ORBIS che non sono trasferiti nel C-VIS possono essere comunicati in un caso individuale secondo le condizioni definite nell’articolo 105 LStrI.

 Se una persona fa valere il proprio diritto d’accesso ai dati registrati in ORBIS o nel C-VIS deve presentare alla SEM una domanda nella forma prevista dall’articolo 16 dell’ordinanza del 31 agosto 2022¹ sulla protezione dei dati (OPDa). La pretesa di altri diritti da parte della persona interessata è retta dall’articolo 41 della legge federale del 25 settembre 2020² sulla protezione dei dati.³

 La SEM tratta la domanda di diritto d’accesso d’intesa con l’autorità che ha registrato i dati in ORBIS o con lo Stato che ha trasferito i dati nel C-VIS.

 Registra tutte le domande di diritto d’accesso.

 Se una persona fa valere il proprio diritto di rettifica e cancellazione di dati del C‑VIS che non sono stati registrati da un’autorità svizzera, la SEM deve mettersi in contatto entro 14 giorni con lo Stato che ha registrato i dati e trasmettergli la domanda. La SEM informa l’interessato della trasmissione della domanda.

 Tratta senza indugio le domande d’accesso, di rettifica o di cancellazione.

 Conferma per scritto e senza indugio all’interessato tutte le rettifiche o cancellazioni di dati. Se non è disposto a rettificare o cancellare i dati, indica per quali motivi.

 Al momento di rilevare i dati personali del richiedente, compresi i dati biometrici, questi è informato per scritto:¹

1. a.

   dell’identità e dei dati di contatto del titolare del trattamento;

2. b.

   delle finalità del trattamento dei dati in ORBIS e nel C-VIS;

3. c.

   dei destinatari o delle categorie di destinatari ai quali sono comunicati dati personali;

4. d.

   della durata di conservazione dei dati in ORBIS e nel C-VIS;

5. e.

   del carattere obbligatorio della registrazione dei dati per l’esame della domanda;

6. f.

   dell’esistenza del diritto d’accesso, di rettifica e di cancellazione dei dati, delle procedure da seguire per esercitare tali diritti, delle coordinate dell’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

 La persona fisica o giuridica che ha rivolto un invito al richiedente il visto o che assumerà presumibilmente le sue spese di sussistenza durante il soggiorno riceve parimenti le informazioni di cui al capoverso 1.

La responsabilità in caso di danni legati alla gestione di ORBIS è retta dalla legge del 14 marzo 1958¹ sulla responsabilità, in particolare dagli articoli 19a–19c, che si applicano per analogia.

La sicurezza dei dati è retta dall’articolo 32 del regolamento VIS UE¹ e da:²

1. a.

   l’OPDa³;

2. b.

   l’ordinanza dell’8 novembre 2023⁴ sulla sicurezza delle informazioni;

3. c.

   …

 Per l’adempimento dei suoi compiti legali, la SEM allestisce statistiche periodiche sulla base dei dati contenuti in ORBIS.

 Pubblica le statistiche più importanti.

 Su richiesta, può mettere a disposizione di autorità nonché di persone private od organizzazioni i dati statistici complementari di cui necessitano.

 In collaborazione con l’Ufficio federale di statistica può parimenti allestire statistiche concernenti il C-VIS. Gli accessi a tal fine sono retti dall’allegato 3.

 In nessun caso le statistiche devono consentire di trarre conclusioni nei confronti degli interessati.

 Il consulente per la protezione dei dati del DFGP contribuisce a far rispettare le prescrizioni sulla protezione dei dati. Coordina con gli uffici coinvolti l’esecuzione dei compiti di cui al capoverso 2.¹

 I consulenti per la protezione dei dati degli uffici coinvolti, ciascuno nel proprio settore, si occupano di:

1. a.

   informare le persone che trattano i dati;

2. b.

   istruire queste persone;

3. c.

   effettuare i controlli necessari;

4. d.

   colmare tempestivamente le lacune;

5. e.

   comunicare al consulente per la protezione dei dati del DFGP le esigenze in materia di coordinamento.

 Le autorità cantonali di protezione dei dati e l’IFPDT collaborano nell’ambito delle rispettive competenze e coordinano la vigilanza sul trattamento dei dati personali.

 Nell’esercizio delle proprie funzioni, l’IFPDT coopera con il Garante europeo della protezione dei dati; per quest’ultimo funge da referente nazionale.

 L’IFPDT è l’autorità nazionale secondo l’articolo 41 paragrafo 1 del regolamento VIS UE¹ e gli articoli 8 paragrafo 5 e 11 della decisione VIS UE². Gli incombono i compiti definiti in tali articoli.

L’ordinanza VIS del 6 luglio 2011¹ è abrogata.

La modifica di un altro atto normativo è disciplinata nell’allegato 4.

La presente ordinanza entra in vigore il 20 gennaio 2014.