Ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d'information de l'armée et du DDPS (OSIAr)

La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles et des données concernant des personnes morales (données) dans les systèmes d’information et lors de l’engagement de moyens de surveillance de l’armée et du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS) par:²

1. a.

   les autorités fédérales et cantonales;

2. b.

   les commandants et les organes de commandement de l’armée (commandements militaires) et les commandants de la protection civile;

3. c.

   d’autres militaires et d’autres membres de la protection civile;

4. d.

   les tiers accomplissant des tâches liées à l’armée ou à la protection civile ou pour le DDPS.

 Les dispositions de la LSIA s’appliquent par analogie aussi:

1. a.

   au traitement des données visées dans la présente ordonnance;

2. b.

   aux systèmes d’information et aux moyens de surveillance réglementés uniquement dans la présente ordonnance.

 Les données figurant dans la base centralisée des identités visée à l’art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération (OIAM)² peuvent être collectées dans cette base en vue de leur traitement dans les systèmes d’information visés dans la LSIA ou dans la présente ordonnance.

 Les systèmes d’information visés uniquement dans la présente ordonnance font également partie du réseau mentionné à l’art. 4 LSIA. Le transfert de données d’un système à un autre aux conditions fixées à l’art. 4, al. 2, let. b, LSIA peut notamment être opéré tant entre lesdits systèmes qu’entre ces derniers et les systèmes d’information réglés dans la LSIA.

Les unités administratives mentionnées dans l’annexe 1 sont les organes fédéraux responsables d’assurer la protection des données en rapport avec les systèmes d’information exploités par le Groupement Défense conformément à la LSIA ou à la présente ordonnance.

Avant de transmettre le traitement des données à un sous-traitant qui n’est pas une unité administrative de la Confédération, l’unité administrative de la Confédération responsable de la protection des données conclut avec lui une convention écrite dans laquelle au moins les activités de traitement des données à confier sont déterminées et par laquelle le sous-traitant s’engage:

1. a.

   à traiter les données uniquement selon les mêmes modalités que celles autorisées pour l’unité administrative de la Confédération qui confie le mandat;

2. b.

   à respecter les prescriptions de la protection des données, notamment celles de la LSIA et de la présente ordonnance;

3. c.

   à ne traiter les données qu’en Suisse si les conditions du droit suisse concernant la communication des données à l’étranger ne sont pas remplies;

4. d.

   à communiquer les données à des tiers qui ne font pas partie du personnel du sous-traitant uniquement si l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat:

   1. 1.

      a précédemment donné son accord par écrit, et

   2. 2.

      a également conclu avec le tiers une convention écrite reprenant le contenu minimal défini dans le présent article;

5. e.

   à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès par des personnes non autorisées ou contre toute utilisation contraire à leur but, et à informer l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat des mesures prises;

6. f.

   à communiquer dans les plus brefs délais à l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat toute violation de la sécurité des données;

7. g.

   à communiquer dans les plus brefs délais à l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat toute violation de ses devoirs visés dans le présent article;

8. h.

   à mettre immédiatement en œuvre les directives de l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat relatives à la garantie de la sécurité des données et de l’information, au respect des prescriptions de la protection des données ou à l’activité de traitement des données;

9. i.

   à permettre à l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat de consulter en tout temps toutes les données traitées dans le cadre du mandat et à lui transmettre à sa demande les données dans la forme demandée;

10. j.

    à tenir un registre de ses propres activités de traitement et à établir un règlement de traitement;

11. k.

    à journaliser ses propres traitements des données conformément à l’art. 2c;

12. l.

    à se soumettre ainsi que ses collaborateurs traitant les données à un contrôle de sécurité effectué par l’organe fédéral compétent si l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat le demande;

13. m.

    à ne pas traiter les données si l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat fait part de doutes quant à la sécurité ou le demande pour d’autres motifs;

14. n.

    à communiquer, sur demande, le nom et les coordonnées de ses collaborateurs traitant les données à l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat;

15. o.

    une fois le mandat terminé, à remettre les données à l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat, à les détruire ensuite et à lui confirmer cette destruction par écrit;

16. p.

    à payer une peine conventionnelle fixée par l’unité administrative de la Confédération qui a confié le mandat et dont le montant est mentionné dans la convention lorsque le sous-traitant viole ses obligations contractuelles ou enfreint les prescriptions de la protection des données.

Plusieurs systèmes d’information peuvent être regroupés du point de vue technique, et exploités avec une plateforme, une infrastructure, une application ou une base de données unique, dans la mesure où:

1. a.

   …

2. b.

   …

3. c.

   les dispositions en vigueur pour chaque système d’information concernant la protection des données, notamment celles de la LSIA et de la présente ordonnance, sont respectées sans élargissement ni de l’ampleur et du but du traitement des données ni des droits d’accès;

4. d.

   le règlement de traitement édicté pour chacun des systèmes d’information concernés atteste que les exigences visées à la let. c sont satisfaites et expose comment elles le sont.

 Lors du traitement automatisé des données dans un système d’information visé par la LSIA ou la présente ordonnance, l’unité administrative de la Confédération responsable de la protection des données et le sous-traitant engagé par elle journalisent:

1. a.

   les types de traitement suivants:

   1. 1.

      l’enregistrement,

   2. 2.

      la modification,

   3. 3.

      l’accès, si les données ne sont pas accessibles à tout un chacun,

   4. 4.

      la communication, si les données ne sont pas accessibles à tout un chacun,

   5. 5.

      l’effacement,

   6. 6.

      la destruction;

2. b.

   les données concernées par le traitement, mais pas leur contenu;

3. c.

   l’identité de la personne qui a effectué le traitement;

4. d.

   l’identité du destinataire des données communiquées;

5. e.

   le moment du traitement.

 Les données nécessaires à la journalisation des identités visées à l’al. 1, let. c et d, sont collectées:

1. a.

   auprès de la personne concernée ou des personnes de référence désignées par elle;

2. b.

   auprès des services supérieurs ou des supérieurs hiérarchiques de la personne concernée;

3. c.

   à partir des systèmes d’information réglés dans la LSIA ou dans la présente ordonnance ou à partir d’autres systèmes d’information exploités par le DDPS ou les unités administratives qui lui sont subordonnées;

4. d.

   auprès des services et des personnes pour lesquels le traitement à journaliser est effectué ou à partir des systèmes d’information exploités par eux.

 S’il n’est pas possible de constater et de journaliser l’identité d’une personne visée à l’al. 1, let. c ou d, il convient de garantir par des mesures techniques et organisationnelles que cette personne ne puisse pas traiter les données.

 Les procès-verbaux de journalisation peuvent être rendus accessibles uniquement aux organes et aux personnes chargés de vérifier l’application des dispositions relatives à la protection des données ou de préserver ou de restaurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des données. Ils ne peuvent être utilisés qu’à cette fin.

 Ils sont conservés séparément du système d’information.

 Ils sont conservés durant un an.

 Dans les systèmes d’information et les banques de données auxiliaires exploités en vertu de la LSIA ou de la présente ordonnance, l’unité administrative responsable peut traiter les données suivantes des utilisateurs du système d’information ou de la banque de données auxiliaire à des fins de contrôle et d’autorisation ou de refus de l’accès au système ou à la banque:²

1. a.

   leur identité technique, les données et autorisations d’accès;

2. b.

   leurs modèles biométriques et les données biométriques enregistrées lors de la reconnaissance biométrique si des données sensibles ou des informations classifiées SECRET ou CONFIDENTIEL sont traitées dans le système d’information ou dans la banque de données auxiliaire.

 Si la LSIA ou la présente ordonnance ne prévoit pas d’autre durée pour la conservation des données dans le système d’information concerné, ces données d’utilisateur doivent être détruites comme suit:

1. a.

   les données biométriques enregistrées lors de la reconnaissance biométrique, au plus tard un an après leur enregistrement;

2. b.

   toutes les autres données, au plus tard un an après que l’autorisation d’accès de l’utilisateur a été annulée.

Les données désignées comme ayant une valeur archivistique doivent être versées aux Archives fédérales.

 La Confédération, sous réserve de l’al. 3, supporte les coûts:¹

1. a.

   de l’exploitation et de la maintenance du Système d’information sur le personnel de l’armée et de la protection civile (SIPA);

2. b.

   de l’utilisation du SIPA par les organes fédéraux concernés;

3. c.

   de la transmission sécurisée et cryptée des données entre la Confédération et les autres services énumérés à l’art. 16, al. 1, LSIA.

 Les autres services énumérés à l’art. 16, al. 1, LSIA, sous réserve de l’al. 3, supportent les coûts générés par l’utilisation et le développement du SIPA.²

 La LPPCi détermine la prise en charge des coûts relevant de la partie du SIPA destinée au contrôle des personnes astreintes à servir dans la protection civile.³

 La liste des données² contenues dans le SIPA figure à l’annexe 1a.

 Les données visées à l’annexe 1a, ch. 1.10 et 2.7, ne sont recueillies qu’avec l’accord des personnes concernées.³

 Sitôt leur attribution connue, les militaires des formations soumises à des obligations de disponibilité permanente communiquent spontanément et dans un délai de 14 jours au commandant responsable leurs numéros de téléphone, leurs adresses électroniques et celle de leur domicile ou toute modification de ces données.

 L’Office fédéral de la protection de la population, ainsi que les services fédéraux et cantonaux compétents pour la protection civile traitent, dans le SIPA et à des fins administratives, notamment en vue d’une prise de contact et du décompte de salaire, les données marquées d’un astérisque dans l’annexe 1a relatives aux personnes qui, au sein de la protection civile et sans pouvoir prétendre à des allocations pour perte de gain:

1. a.

   sont mises à contribution pour des engagements de durée limitée;

2. b.

   assurent des formations;

3. c.

   prennent part à des formations;

4. d.

   sont actives en tant que comptables.

 Le Groupement Défense¹, les commandants d’arrondissement et les autorités fédérales ou cantonales responsables de la protection civile collectent les données destinées à être versées au SIPA auprès des services et personnes visés à l’art. 15 LSIA.²

 En tant que service compétent de l’administration militaire, le Groupement Défense collecte, conformément à l’art. 32c, al. 4, de la loi du 20 juin 1997 sur les armes (LArm)³, les communications de l’office central en se servant d’une interface automatisée avec le Système d’information pour la gestion intégrée des ressources (PSN).⁴

 Les services fédéraux, cantonaux ou communaux, les commandements militaires, ainsi que les tiers qui traitent des données conformément au droit militaire, au droit sur la taxe d’exemption de l’obligation de servir, au droit de l’assurance militaire, au droit pénal militaire, au droit sur le service civil ou au droit de la protection civile, sont tenus de communiquer gratuitement ces données aux autorités et aux personnes visées à l’al. 1.⁵

 Les autorités responsables du contrôle des habitants ou des registres officiels cantonaux de personnes communiquent au commandant d’arrondissement concerné, à l’intention du Groupement Défense, en ce qui concerne les conscrits selon les art. 11 et 27 LAAM:⁶

1. a.

   à la fin de l’année, les citoyens suisses qui ont atteint l’âge de 17 ans au cours de l’année, en indiquant leur nom, prénom, domicile, date de naissance, lieu d’origine et numéro AVS;

2. b.

   le dépôt ou le retrait des papiers;

3. c.

   les changements de domicile à l’intérieur de la commune;

4. d.

   l’acquisition de la nationalité suisse par les hommes en âge d’être soumis à l’obligation d’accomplir un service militaire;

5. e.

   les changements de nom;

6. f.

   les changements de nationalité;

7. g.

   les décès;

8. h.

   …

 Les représentations suisses à l’étranger communiquent au Groupement Défense:

1. a.

   le nom des conscrits se trouvant à l’étranger;

2. b.

   le décès à l’étranger des citoyens suisses en âge d’effectuer leur service militaire.

 Les offices des poursuites et des faillites communiquent immédiatement au Groupement Défense le nom des sous-officiers, officiers et officiers spécialistes tombés en faillite par négligence ou fraude et de ceux contre lesquels il existe un acte de défaut de biens. Si le Groupement Défense en fait la demande, ils lui donnent des renseignements sur les procédures de poursuite et de faillite passées et pendantes qui ont été ouvertes contre des personnes astreintes au service militaire.

 Si le Groupement Défense en fait la demande, lorsqu’il s’agit d’envisager une interdiction de convocation, un non-recrutement, une exclusion du service militaire, une mutation ou une convocation à un service d’instruction pour monter en grade ou pour examiner les motifs d’empêchement de la remise de l’arme personnelle, les autorités d’instruction et les tribunaux lui donnent les renseignements nécessaires sur les procédures pénales pendantes ou closes qui ont été ouvertes ou qui sont menées contre des conscrits et des militaires.⁷

 L’Office de l’auditeur en chef annonce au Groupement Défense, à propos des personnes astreintes aux obligations et au service militaires:

1. a.

   les enquêtes ordinaires et les enquêtes en complément de preuves ordonnées par la justice militaire;

2. b.

   les ordonnances de non-lieu exécutoires;

3. c.

   les jugements exécutoires des tribunaux militaires;

4. d.

   les jugements par contumace annulés;

5. e.

   les peines disciplinaires infligées par la justice militaire.

 L’Office fédéral de la justice annonce immédiatement au Groupement Défense, à propos des conscrits et des personnes astreintes au service militaire:

1. a.

   les condamnations exécutoires à des peines privatives de liberté, à des peines pécuniaires ou à un travail d’intérêt général pour un crime ou un délit ainsi que les mesures privatives de liberté;

2. b.

   la révocation d’un sursis ou d’un sursis partiel à l’exécution d’une peine;

3. c.

   l’annulation d’une mesure privative de liberté, son remplacement par une mesure similaire et l’exécution d’une peine résiduelle.

 Les institutions chargées de faire exécuter des peines ou des mesures privatives de liberté annoncent immédiatement au Groupement Défense la mise en détention et la libération des conscrits ou des personnes astreintes au service militaire.

La liste des données contenues dans le Système d’information pour la gestion de données de service (SIGEDOS) figure à l’annexe 1b.

La liste des données contenues dans le Système d’information médicale de l’armée (MEDISA) figure à l’annexe 2.²

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au MEDISA auprès:¹

1. a.

   des conscrits à partir des questionnaires médicaux collectés lors de la journée d’information, des questionnaires psychologiques et psychiatriques, des questionnaires et examens médicaux de la journée de recrutement, de la correspondance personnelle et de documents médicaux;

2. b.

   des personnes astreintes au service militaire, au service civil et au service de protection civile à partir de la correspondance personnelle et de documents médicaux;

3. c.

   des médecins militaires des commissions de visite sanitaire à partir des formulaires du service sanitaire;

4. d.

   des médecins de troupe à partir des formulaires du service sanitaire;

5. e.

   des médecins employés, des médecins des places d’armes et des médecins spécialistes des places d’armes à partir de documents médicaux et des formulaires du service sanitaire;

6. f.

   des médecins civils qui traitent les conscrits et les personnes astreintes au service militaire ou au service civil, à partir de documents médicaux;

7. g.

   de l’Office fédéral du service civil (CIVI)² et de leurs médecins-conseil;

8. h.

   de l’assurance militaire à partir de la correspondance officielle et de documents médicaux;

9. i.

   de l’Office fédéral de la protection de la population à partir de la correspondance officielle et de documents médicaux;

10. j.

    du service spécialisé chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes au DDPS à partir des résultats des examens concernant l’état de santé physique ou mental de la personne à évaluer;

11. k.

    des services et personnes, au sens de l’art. 113, al. 7 et 8, LAAM, qui fournissent des indices ou renseignements sérieux sur des motifs d’empêchement de la remise de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt.

La liste des données contenues dans les Systèmes d’information sur les patients (SIPAT) figure à l’annexe 4.

La liste des données contenues dans le Système d’information de médecine aéronautique (MEDIS FA) figure à l’annexe 5a.

La liste des données contenues dans le Système d’information sur le personnel d’intervention du commandement des Forces spéciales (SIPI CFS) figure à l’annexe 6.

La liste des données contenues dans le Système d’information pour l’assistance sociale (SISOC) figure à l’annexe 7.

La liste des données contenues dans le Système d’information sur le personnel du Groupement Défense (SIP DEF) figure à l’annexe 8.

La liste des données contenues dans le Système d’information sur le personnel à l’étranger (PERETR) figure à l’annexe 9.

 Le Système d’information sur les contacts avec l’étranger (openIBV) sert à la gestion de la procédure d’autorisation de tous les contacts avec l’étranger des personnes visées à l’art. 1, al. 2, de l’ordonnance du 24 juin 2009 concernant les relations militaires internationales¹, à l’évaluation de ces contacts et des rapports de voyage, ainsi qu’à l’organisation et à l’évaluation des visites de personnes, d’autorités et d’organisations étrangères.²

 Le Groupement Défense³ exploite l’openIBV.

La liste des données contenues dans l’openIBV figure à l’annexe 10.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées à l’openIBV auprès de la personne concernée et auprès de ses supérieurs directs et indirects.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données de l’openIBV aux services et aux personnes responsables des contacts avec l’étranger, aux supérieurs directs et indirects de la personne concernée et à la Centrale des voyages de la Confédération.

Les données de l’openIBV sont conservées pendant cinq ans au plus après la fin du contact avec l’étranger.

 Le système d’information Alumni sert à l’échange d’informations entre les militaires incorporés et les anciens militaires, afin:

1. a.

   d’entretenir la camaraderie;

2. b.

   d’élargir le réseau des militaires;

3. c.

   de contribuer à la bonne réputation de l’armée.

 Le commandement de l’Instruction exploite le système d’information Alumni.

La liste des données contenues dans le système d’information Alumni figure à l’annexe 11.

 Les militaires incorporés et les anciens militaires qui le souhaitent peuvent créer un profil d’utilisateur dans le système d’information Alumni.

 Les données à cet effet sont collectées:

1. a.

   auprès des personnes qui créent le profil;

2. b.

   à partir du système SIGEDOS.

Le commandement de l’Instruction donne accès en ligne aux données du système d’information Alumni:

1. a.

   aux personnes enregistrées dans le système d’information;

2. b.

   aux autres unités administratives du Groupement Défense, pour autant que les données soient nécessaires à l’accomplissement des tâches que leur assignent la LSIA et la LAAM;

3. c.

   aux autorités militaires cantonales, afin de vérifier l’exactitude des données fournies par les utilisateurs.

 Les données du système d’information Alumni sont conservées jusqu’à l’effacement du profil par son titulaire.

 Elles sont effacées lorsque le titulaire d’un profil ne s’est pas connecté durant une année.

 Le Système d’information sur les opérations de vérification (SIOV) sert à la gestion des opérations de vérification que des personnes mènent pour le compte de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe ou de l’Organisation des Nations Unies.

 Le Groupement Défense exploite le SIOV.

La liste des données contenues dans le SIOV figure à l’annexe 12.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SIOV auprès des personnes qui se portent volontaires pour mener des opérations de vérification.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIOV à ses seuls services et personnes responsables des opérations.

Les données du SIOV sont conservées pendant cinq ans au plus après le départ du pool de personnel.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour l’administration des engagements à l’étranger (HYDRA).

Le HYDRA sert à:¹

1. a.

   l’administration des attestations de l’obligation de servir pour les militaires qui effectuent des services à l’étranger;

2. b.

   l’attribution d’insignes de mission à l’étranger aux personnes participant à des missions de maintien de la paix;

3. c.

   l’administration des congés;

4. d.

   l’enregistrement des annonces d’incidents à l’assurance militaire.

Les données contenues dans le HYDRA figurent dans l’annexe 13a.

Le Groupement Défense collecte les données destinées au HYDRA:

1. a.

   auprès des personnes concernées;

2. b.

   à partir de PERAUS.

Le traitement des données du HYDRA s’effectue exclusivement au sein du Groupement Défense. Les données ne sont pas communiquées.

Les données contenues dans le HYDRA sont conservées au plus tard jusqu’à l’échéance de la limite d’âge fixée pour un engagement de promotion de la paix.

 La liste des données contenues dans le Système d’information et de conduite pour le Service sanitaire coordonné (SIC SSC) figure à l’annexe 14.

 Les données du SIC SSC sont communiquées aux experts externes responsables dans le cadre de l’évaluation de l’aptitude dans les centres de recrutement.

 La liste des données contenues dans le Système d’information pour l’administration des prestations (MIL Office) figure à l’annexe 16.

 …³

 La liste des données contenues dans le Système d’information pour la gestion des compétences (SIGC) figure à l’annexe 17.³

 Une interface permet de collecter les données destinées au SIGC dans les systèmes d’information suivants:⁴

1. a.

   le SIPA;

2. b.

   le système d’information Gestion de l’instruction (Learning Management System DDPS; LMS DDPS);

3. c.

   le système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP).

 Les données du SIGC sont accessibles aux ayants droit suivants:⁵

1. a.

   la personne concernée pour la consultation de ses données et leur traitement;

2. b.

   les supérieurs civils et militaires de la personne concernée dans l’accomplissement de leurs tâches légales;

3. c.

   les services et responsables du personnel compétents ainsi que les personnes au sein du DDPS chargées de la planification et du développement des cadres et de la gestion des compétences, pour l’accomplissement de leurs tâches légales.

La liste des données contenues dans le Système d’information et de conduite des Forces terrestres (SIC FT) figure à l’annexe 19.

La liste des données contenues dans le Système d’information et de conduite des Forces aériennes (SIC FA) figure à l’annexe 20.

La liste des données contenues dans le Système d’information et de conduite des soldats (SICS) figure à l’annexe 21.

 Le système d’information Système d’automatisation et d’aide à la gestion à commande de processus et d’événements (PEGASUS) sert à la gestion des utilisateurs du réseau de données du DDPS et à l’établissement automatique de l’identité technique de ces personnes pour leur permettre d’accéder aux plateformes et systèmes d’information de ce réseau, qui sont soumis à diverses classification.

 Les données du PEGASUS visées à l’annexe 23a, ch. 1, 2, 4, 5, 8, 16 et 26 sont, en vue d’être communiquées à des fournisseurs externes de prestations, traitées dans une banque de données auxiliaire du PEGASUS.

 Les données du PEGASUS peuvent être échangées à des fins de comparaison avec la base centralisée des identités visée à l’art. 13 OIAM¹ et avec les systèmes de gestion des données d’identification (systèmes IAM) et les services d’annuaires exploités en vertu de l’OIAM, pour autant qu’elles puissent y être traitées. Le PEGASUS peut à cet effet être relié au réseau des systèmes IAM conformément à l’art. 20 OIAM.²

 Le Groupement Défense exploite le PEGASUS.

Les types de données contenues dans le PEGASUS sont énumérées dans l’annexe 23a.

Les données du PEGASUS sont collectées auprès:

1. a.

   du Système d’information concernant l’interface des données de la défense (SI IDD);

2. b.

   du SIPA;

3. c.

   des systèmes IAM et des services d’annuaires exploités en vertu de l’OIAM¹;

4. d.

   de la base centralisée des identités visée à l’art. 13 OIAM.

 Le Groupement Défense donne accès aux données du PEGASUS:

1. a.

   aux utilisateurs du réseau de données du DDPS, pour les données visées à l’annexe 23a, ch. 1 à 28 et 35;

2. b.

   aux personnes responsables de la gestion du réseau de données du DDPS, pour les données visées à l’annexe 23a, ch. 29 à 37; les données visées au ch. 36 servent uniquement à des fins de configuration et ne sont pas visibles sur les interfaces d’utilisateurs;

3. c.

   …

4. d.

   au Système d’information «Plateforme militaire» (MIL PLATTFORM), pour les données visées à l’annexe 33d, ch. 1;

5. e.

   aux plateformes et systèmes d’information du réseau de données du DDPS pour lesquels le PEGASUS gère les utilisateurs et leur identité technique, pour les données requises pour accéder à ces plateformes ou systèmes d’information;

6. f.

   aux systèmes IAM et aux services d’annuaires exploités en vertu de l’OIAM¹;

7. g.

   à la base centralisée des identités visée à l’art. 13 OIAM.

 Il donne accès en ligne à la banque de données auxiliaire du PEGASUS aux fournisseurs externes de prestations bénéficiant d’une autorisation.

 Les données visées à l’annexe 23a, ch. 37, sont effacées un an au plus après l’expiration de l’autorisation d’accès.

 Les autres données du PEGASUS sont conservées pendant dix ans au plus après l’extinction du droit d’utilisation.

 Le Système d’information pour la communication militaire (COMIL) sert à la gestion des utilisateurs des systèmes de communication de l’armée et de l’administration militaire et à la communication de leurs données au moyen de l’infrastructure de ces systèmes.

 Le Groupement Défense exploite le COMIL.

La liste des données concernant les utilisateurs des systèmes de communication de l’armée et de l’administration militaire contenues dans le COMIL figure à l’annexe 23b.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au COMIL:

1. a.

   auprès de la personne concernée;

2. b.

   auprès des services et personnes responsables au sein de l’armée et de l’administration militaire;

3. c.

   à partir des systèmes d’information suivants:

   1. 1.

      SIPA,

   2. 2.

      SIP DEF,

   3. 3.

      PEGASUS,

   4. 4.

      SI IDD,

   5. 5.

      PSN;

4. d.

   à partir des systèmes IAM et des services d’annuaires exploités en vertu de l’OIAM¹;

5. e.

   à partir de la base centralisée des identités visée à l’art. 13 OIAM.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données suivantes du COMIL:

1. a.

   aux utilisateurs des systèmes de communication de l’armée et de l’administration militaire, pour les données visées à l’annexe 23b, ch. 1 à 8, 12 et 16 à 26;

2. b.

   aux services et personnes responsables des systèmes de communication au sein de l’armée et de l’administration militaire, pour l’ensemble des données.

Les données du COMIL sont conservées pendant cinq ans au plus après le désenregistrement des utilisateurs d’un système de communication.

 Le système d’information sur la planification de l’occupation des infrastructures (BELPLAN) sert à la planification globale de l’occupation des infrastructures de l’armée afin:

1. a.

   de préparer les prestations de service à la troupe;

2. b.

   d’évaluer et optimiser l’utilisation des infrastructures de l’armée.

 Le commandement de l’Instruction exploite le BELPLAN.

La liste des données contenues dans le BELPLAN figure à l’annexe 24.

Les données du BELPLAN sont collectées:

1. a.

   auprès des personnes concernées;

2. b.

   à partir du SIPA.

Le commandement de l’Instruction peut donner accès en ligne aux données du BELPLAN aux autres unités administratives du Groupement Défense pour leur besoin de planification et de conduite.

 Les données du BELPLAN sont conservées pendant cinq ans.

 Les données relatives aux réservations d’infrastructures sont conservées pendant deux ans.

 Le Système militaire de dosimétrie (SMD) sert à la saisie et au contrôle centralisés des valeurs d’alerte et des valeurs limites des doses de rayonnement auxquelles les militaires et les membres du personnel du DDPS sont exposés au cours de l’instruction ou d’un engagement.

 Le Groupement Défense exploite le SMD.

La liste des données contenues dans le SMD figure à l’annexe 24a.

Les militaires compétents pour exploiter le SMD et leurs homologues du personnel du DDPS collectent les données destinées au SMD:¹

1. a.

   auprès des militaires concernés, à partir du SIPA;

2. b.

   auprès des membres concernés du personnel du DDPS ou de leurs supérieurs hiérarchiques;

3. c.

   en recourant au dosimètre électronique.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SMD aux organes et personnes suivants:¹

1. a.

   les experts en radioprotection du Centre de compétences de l’armée chargé de l’élimination des armes nucléaires, biologiques et chimiques ainsi que de la destruction des munitions non explosées et du déminage (cen comp NBC-DEMUNEX);

2. b.

   les militaires et leurs homologues du personnel du DDPS chargés des mesures et des contrôles dans leurs domaines respectifs.

Les données contenues dans le SMD sont conservées pendant cinq ans au plus après leur saisie.

 Le Groupement Défense peut, dans le but de fournir des prestations en temps réel, ponctuellement localiser les utilisateurs de véhicules et d’appareils de communication au moyen de systèmes de géolocalisation.¹

 Les données de localisation reçues sont détruites dans les 24 heures.

La liste des données contenues dans les systèmes d’information pour les simulateurs (SISIM) figure à l’annexe 25.

 La liste des données contenues dans le Système d’information pour la gestion de l’instruction (LMS DDPS) figure à l’annexe 26.

 Les données destinées à être versées au LMS DDPS peuvent être collectées dans la base centralisée des identités conforme à l’art. 13 OIAM, pour autant que l’annexe 26 le prévoie.²

La liste des données contenues dans le Système d’information de la Pharmacie de l’armée sur la formation (SI PharmA) figure à l’annexe 27.

La liste des données contenues dans le Système d’information sur la circulation routière et la navigation de l’armée (SI OCRNA) figure à l’annexe 28.

La liste des données contenues dans le Système d’information pour l’instruction et le perfectionnement aéronautiques (SPHAIR-Expert) figure à l’annexe 28a.

La liste des données contenues dans le Système d’information pour l’instruction de conduite (SIIC) figure à l’annexe 29.

 La liste des données contenues dans le Système d’information sur les demandes de visite (SIDV) figure à l’annexe 32.

 Les données nécessaires à l’identification de la personne concernée, fixées aux ch. 1 à 10 de l’annexe 32, peuvent être communiquées, avec la décision relative au contrôle et le niveau de sécurité accordé, aux autorités de sûreté du pays hôte chargées de traiter les demandes.¹

La liste des données contenues dans le Système d’information sur le contrôle d’accès (SICA) figure à l’annexe 33.

 La liste des données contenues dans le Système de journal et de rapport de la Police militaire (JORASYS) figure à l’annexe 33^bis.

 Le JORASYS contient également les données traitées en vertu de l’art. 100, al. 3, let. a, LAAM.

La liste des données contenues dans le Système d’information sur la protection préventive de l’armée (SIPPA) figure à l’annexe 33^ter.

 Le système électronique de convocation et d’alarme sert à convoquer ou alarmer les militaires et les membres des états-majors de crise ainsi que les collaborateurs du DDPS qui doivent l’être en raison de leur fonction ou de leurs compétences.

 Le Groupement Défense exploite le système électronique de convocation et d’alarme.

La liste des données contenues dans le système électronique de convocation et d’alarme figure à l’annexe 33a.

Les services et personnes responsables du système électronique de convocation et d’alarme collectent les données:²

1. a.

   des militaires: dans le SIPA;

2. b.

   des membres des états-majors de crise et des collaborateurs du DDPS: auprès des personnes concernées.

Les données ci-après du système électronique de convocation et d’alarme sont communiquées aux personnes et organes suivants:¹

1. a.

   l’ensemble des données: aux autorités militaires responsables et aux commandements militaires compétents;

2. b.

   les numéros de téléphone et les adresses électroniques nécessaires pour la convocation par voie électronique: aux tiers chargés de la convocation.

Les données saisies dans le système électronique de convocation et d’alarme sont conservées au plus tard:²

1. a.

   jusqu’à ce que les militaires soient libérés des obligations militaires;

2. b.

   jusqu’à ce que les membres des états-majors de crise quittent les états-majors de crise concernés;

3. c.

   jusqu’à ce que les collaborateurs concernés du DDPS quittent le DDPS.

 Le Système électronique d’annonce pour la sécurité des vols «Hazard and Risk Analysis Management» (HARAM) sert à traiter les annonces concernant des incidents particuliers, des événements extraordinaires et des lacunes au niveau de la sécurité dans le domaine des opérations de vol.

 Le Groupement Défense exploite le HARAM.¹

Les données contenues dans le HARAM figurent dans l’annexe 33b.

Les données contenues dans le système HARAM sont collectées auprès:

1. a.

   des personnes qui consultent les rapports des Forces aériennes sur la sécurité lors d’événements extraordinaires, d’incidents particuliers et en cas de lacunes au niveau de la sécurité lors d’opérations de vol;

2. b.

   du personnel chargé de la sécurité des vols des Forces aériennes.

Seul le personnel chargé de la sécurité des vols des Forces aériennes a accès aux données contenues dans le HARAM.

Les données figurent dans le système pendant dix ans à compter de la date de leur enregistrement, avant d’être rendues anonymes et conservées pour une période indéterminée.

 Le MIL PLATTFORM sert de système d’information pour la conduite opérationnelle de l’armée dans toutes les situations. Il traite des données en vue:

1. a.

   de l’identification biométrique et de l’individualisation des personnes;

2. b.

   du contrôle, de l’autorisation, du refus et de la tenue du procès-verbal d’accès au MIL PLATTFORM.

 Le Groupement Défense exploite le MIL PLATTFORM.

La liste des données contenues dans le MIL PLATTFORM figure à l’annexe 33d.

Les données destinées à être versées au MIL PLATTFORM sont collectées:

1. a.

   auprès des personnes autorisées à accéder au MIL PLATTFORM;

2. b.

   auprès des commandements militaires;

3. c.

   auprès des unités administratives compétentes de la Confédération;

4. d.

   dans le PEGASUS, pour les données visées à l’annexe 33d, ch. 1;

5. e.

   dans le système d’information sur le contrôle de sécurité relatif aux personnes visé à l’art. 45, al. 1, de la loi du 18 décembre 2020 sur la sécurité de l’information (LSI)¹, pour les données visées à l’annexe 33d, ch. 2.

Les données du MIL PLATTFORM sont accessibles par l’intermédiaire d’un groupe d’utilisateurs fermé:

1. a.

   aux collaborateurs chargés de l’exploitation technique du MIL PLATTFORM;

2. b.

   aux collaborateurs gérant les utilisateurs du MIL PLATTFORM, octroyant des droits d’accès et assurant le contrôle d’accès.

 Les données visées aux ch. 1, 2, 4 et 6 de l’annexe 33d sont détruites un an après la suppression du droit d’accès de la personne concernée.

 Les données visées aux ch. 3 et 5 de l’annexe 33d sont détruites un an après leur saisie.

La liste des données contenues dans le SCHAMIS figure à l’annexe 34.

La liste des données contenues dans le SI IDD figure à l’annexe 35.

 La liste des données contenues dans le PSN figure à l’annexe 35^bis.

 Le PSN sert également à l’échange de données entre les systèmes d’information militaires et ceux visés à l’art. 32a LArm.

 La collecte des données prévue à l’art. 179d, let. e, LSIA peut aussi être effectuée dans tous les systèmes d’information visés à l’art. 32a LArm.

Les unités administratives du Groupement Défense communiquent, dans le cadre de l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles, les données du PSN:

1. a.

   à l’Office central des armes pour leur traitement dans les systèmes d’information visés à l’art. 32a LArm;

2. b.

   au système SIPA, par le truchement d’une interface, les communications de l’Office central des armes conformément à l’art. 32c, al. 4, LArm.

La liste des données contenues dans le Système d’information du tir hors du service (SaD) figure à l’annexe 35^ter.

La liste des données contenues dans le Système d’information Master Data Management (MDM) figure à l’annexe 35^quater.

Le Groupement Défense exploite le système d’information Fit on Duty (système FoD) dans le cadre d’un essai pilote au sens de l’art. 35 LPD.

Le système FoD sert à collecter, à évaluer, à surveiller et à communiquer les données relatives à la condition physique et psychique ainsi qu’aux performances des militaires et du personnel militaire, en vue:

1. a.

   de maintenir et d’améliorer la condition physique, la capacité de performance et de résistance ainsi que la santé;

2. b.

   de détecter précocement les états de santé critiques;

3. c.

   de prévenir les accidents, les blessures et les atteintes à la santé;

4. d.

   d’explorer de nouveaux modèles de prévention en matière de santé.

 Le Groupement Défense peut utiliser les données de l’art. 72d pour effectuer un profilage, y compris un profilage à risque élevé, afin d’évaluer l’état de santé, la capacité physique, le potentiel d’accident, de blessure ou de maladie des personnes visées à l’art. 72b.

 La participation de ces personnes au système FoD est facultative et nécessite leur consentement écrit.

La liste des données contenues dans le système FoD figure à l’annexe 35a.

 Le Groupement Défense collecte les données:

1. a.

   auprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux;

2. b.

   à partir des systèmes d’information suivants:

   1. 1.

      SIPA,

   2. 2.

      MEDISA.

 La collecte des données depuis le système MEDISA nécessite l’approbation du médecin en chef de l’Armée.

Le Groupement Défense communique aux autorités suivantes, par un accès en ligne et en se servant d’une interface automatisée, les données dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches dans le cadre du projet pilote:

1. a.

   l’Office fédéral du sport (OFSPO), principalement pour les finalités visées à l’art. 72b, let a à c;

2. b.

   Armasuisse W+T, principalement pour la finalité visée à l’art. 72b, let d.

 Les données contenues dans le système FoD sont conservées 5 ans au maximum à partir de leur collecte.

 Tout participant au système FoD peut demander en tout temps que soient détruites les données du système FoD qui le concernent. Elles doivent être détruites dans un délai de 30 jours.

 Les données visées à l’al. 1 peuvent être conservées sous une forme anonymisée.

 …¹

 Le système d’information sur les activités hors du service et de l’instruction prémilitaire (SAT-Admin) sert à la planification, à l’exécution, au contrôle des activités hors du service ainsi qu’à la gestion des personnes membres des organisations suivantes:

1. a.

   les organisations reconnues par l’armée dans le domaine des activités hors du service en vertu des art. 6 et 7 de l’ordonnance du 26 novembre 2003 concernant l’activité hors du service des sociétés et des associations faîtières militaires¹;

2. b.

   les sociétés militaires ou les associations faîtières militaires à qui l’armée a confié l’organisation des cours d’instruction prémilitaire en vertu de l’art. 3, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 28 novembre 2003 concernant l’instruction prémilitaire².

 Le commandement de l’instruction exploite le SAT-Admin.

La liste des données contenues dans le SAT-Admin figure à l’annexe 35b.

Les données du SAT-Admin sont collectées:

1. a.

   auprès des personnes concernées;

2. b.

   auprès des organisations visées à l’art. 72g^bis, al. 1.

Le commandement de l’Instruction donne accès en ligne au SAT-Admin aux autres unités administratives du Groupement Défense pour leur besoin de planification et de conduite.

Les données du système SAT-Admin sont conservées pendant cinq ans après le départ de la personne concernée de l’organisation visée à l’art. 72g^bis, al. 1.

Les unités administratives du Groupement Défense et les commandements militaires peuvent traiter, à des fins internes, des données non sensibles relatives aux adresses, aux stages et aux ressources, dans les recueils auxiliaires nécessaires de données. Ces recueils servent à l’organisation des processus de travail ainsi qu’à la planification et à la direction des écoles, des cours et des manifestations, et ne nécessitent pas de bases particulières.

Les recueils auxiliaires de données ne peuvent traiter que les données nécessaires à l’accomplissement de tâches spécifiques, conformément à l’annexe 35d.

Les unités administratives du Groupement Défense¹ et les commandements militaires collectent les données:

1. a.

   des militaires auprès des personnes concernées ou à partir du SIPA;

2. b.

   auprès des membres concernés du personnel du DDPS ou de leurs supérieurs hiérarchiques;

3. c.

   des tiers auprès des personnes concernées ou à partir de sources publiques.

Les données contenues dans les recueils auxiliaires de données peuvent être rendues accessibles en ligne aux personnes compétentes du Groupement Défense et aux commandements militaires autorisés.

Les données contenues dans les recueils auxiliaires doivent être conservées deux ans au plus après l’achèvement de l’école, du cours ou de l’engagement.

 Le Groupement Défense exploite le système d’information sur le personnel du Groupement Défense et de l’Office fédéral de l’armement (armasuisse).

 Sont responsables du traitement des données dans le système d’information:

1. a.

   le Groupement Défense, pour les collaborateurs de ses unités administratives subordonnées;

2. b.

   armasuisse, pour ses collaborateurs.

Le système d’information sur le personnel du Groupement Défense et d’armasuisse sert:

1. a.

   au recrutement et à la gestion des collaborateurs concernés;

2. b.

   à la rémunération des collaborateurs concernés;

3. c.

   au versement de contributions aux assurances sociales.

La liste des données contenues dans le système d’information sur le personnel du Groupement Défense et d’armasuisse figure à l’annexe 35^bis.

Le Groupement Défense et armasuisse collectent les données destinées au système d’information sur le personnel du Groupement Défense et d’armasuisse:

1. a.

   auprès des membres du personnel concernés;

2. b.

   auprès des supérieurs directs des membres du personnel concernés;

3. c.

   dans l’IGDP.

Le Groupement Défense et armasuisse peuvent donner accès en ligne aux données du système d’information sur le personnel du Groupement Défense et d’armasuisse aux organes et aux personnes suivants:

1. a.

   les membres du personnel concernés, pour la consultation de leurs données et leur traitement;

2. b.

   les services du personnel concernés, pour le traitement des données des membres de leur personnel;

3. c.

   les supérieurs hiérarchiques, pour la consultation des données relatives aux personnes qui leur sont subordonnées ainsi que pour le contrôle et la validation des données traitées par lesdites personnes;

4. d.

   en cas de transfert de personnel entre le Groupement Défense et armasuisse, le nouveau service du personnel et les nouveaux supérieurs hiérarchiques, conformément aux let. b et c.

 Les données du système d’information sur le personnel du Groupement Défense et d’armasuisse relatives à l’évaluation des membres du personnel concernés sont conservées cinq ans à partir de leur collecte.

 Les données relatives à la rémunération des membres du personnel concernés sont conservées pendant dix ans à partir de leur envoi aux membres du personnel.

 Les autres données des membres du personnel concernés sont conservées pendant dix ans au plus à partir de la fin de leurs rapports de travail.

 Le Système d’information de planification et d’aide au vol (PAV) sert, s’agissant des vols des Forces aériennes:

1. a.

   à planifier, à préparer et à assurer le suivi des vols;

2. b.

   à aider le personnel navigant et les tiers:

   1. 1.

      à exécuter le vol,

   2. 2.

      à fournir des prestations pour les vols et les personnes à bord ou pour les personnes participant aux vols;

3. c.

   à accomplir des tâches dans les domaines du trafic aérien et de la sécurité aérienne;

4. d.

   à journaliser les vols;

5. e.

   à traiter les indemnisations et les droits découlant des assurances.

 Le Groupement Défense exploite le PAV.

La liste des données concernant des pilotes militaires et civils, les autres membres du personnel navigant, des passagers, les éclaireurs parachutistes et des tiers fournissant des prestations en lien avec un vol ou pour des passagers ou des participants au vol contenues dans le PAV figure à l’annexe 35g.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au PAV:

1. a.

   auprès de la personne concernée ou de ses représentants légaux;

2. b.

   auprès des personnes de référence désignées par la personne concernée;

3. c.

   auprès des services militaires et civils et des personnes internes ou externes à l’administration qui:

   1. 1.

      sont responsables de la planification, de la préparation, du suivi et de l’exécution des vols des Forces aériennes,

   2. 2.

      accomplissent des tâches dans les domaines du trafic aérien ou de la sécurité aérienne, ou

   3. 3.

      sont responsables du traitement des indemnisations et des droits découlant des assurances;

4. d.

   à partir du SIC FA;

5. e.

   à partir du HARAM;

6. f.

   à partir des banques de données, des systèmes d’information et des plateformes électroniques de tiers utilisés pour la planification du vol, l’aide au vol, le trafic aérien et la sécurité aérienne.

 Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du PAV aux services et personnes suivants, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches:

1. a.

   les pilotes militaires et civils et les autres membres du personnel navigant effectuant un vol des Forces aériennes;

2. b.

   les éclaireurs parachutistes qui sont passagers lors d’un vol des Forces aériennes;

3. c.

   les autres services militaires et civils et les personnes internes ou externes à l’administration qui:

   1. 1.

      sont responsables de la planification, de la préparation, du suivi et de l’exécution des vols des Forces aériennes,

   2. 2.

      accomplissent des tâches dans les domaines du trafic aérien et de la sécurité aérienne pour les vols des Forces aériennes,

   3. 3.

      fournissent d’autres prestations en lien avec un vol des Forces aériennes ou pour des passagers ou des participants à un vol des Forces aériennes, ou

   4. 4.

      sont responsables du traitement des indemnisations et des droits découlant des assurances;

4. d.

   les tiers qui exploitent les banques de données, les systèmes d’information et les plateformes électroniques utilisés pour la planification du vol, l’aide au vol, le trafic aérien et la sécurité aérienne.

 Pour chaque vol exécuté pour les départements et la Chancellerie fédérale en vertu de l’ordonnance du 24 juin 2009 concernant le service de transport aérien de la Confédération¹, il leur communique annuellement les données suivantes du PAV:

1. a.

   la date et le lieu d’atterrissage;

2. b.

   le type d’avion utilisé;

3. c.

   le prénom et le nom des passagers qui ne font pas partie du personnel navigant.

 Les données du PAV non liées au vol des personnes en service de vol ou astreintes au service militaire sont conservées jusqu’à cinq ans après la libération du service concerné.

 Les données des personnes en service de vol ou astreintes au service militaire relatives au traitement des indemnisations et des droits découlant des assurances sont conservées jusqu’à dix ans après la libération du service de vol ou des obligations militaires.

 Les autres données du PAV sont conservées pendant deux ans après le vol.

 L’armée et l’administration militaire ne peuvent utiliser que les types de moyens de surveillance qui ont été acquis selon la procédure ordinaire ou qui se trouvent en phase d’évaluation, d’essai auprès de la troupe ou d’introduction, et dont l’utilisation dans le cadre d’une mission concrète est conforme au principe de proportionnalité.

 En déposant une demande d’utilisation de moyens de surveillance avec appui aérien, les autorités civiles doivent apporter la preuve de l’existence des bases légales visées à l’art. 183, al. 2, LSIA. Le Groupement Défense vérifie cette preuve. En l’absence des bases légales, la demande n’est pas acceptée.

 Le Groupement Défense adresse chaque année au DDPS un rapport sommaire à l’attention des Commissions de la politique de sécurité des deux Chambres concernant:¹

1. a.

   le but, la durée et le nombre des engagements visés à l’art. 181, al. 2, LSIA;

2. b.

   le type de moyens de surveillance utilisés;

3. c.

   le type des autorités pour le compte desquelles les engagements sont effectués.

Les moyens de surveillance peuvent être utilisés sous couverture dans les cas où l’accomplissement des missions serait compromis si l’on renonçait à cette méthode, notamment:

1. a.

   lorsque des informations à collecter ne peuvent pas l’être dans le cadre d’un engagement ostensible;

2. b.

   lorsque la protection des services et des personnes qui utilisent les moyens de surveillance ne peut être assurée que par ce biais;

3. c.

   lorsqu’un engagement ostensible n’est pas possible.

Sont considérées comme importantes pour les poursuites pénales les données sur:

1. a.

   les actes susceptibles d’être punissables;

2. b.

   les informations pouvant contribuer à empêcher la commission d’infractions ou à élucider des infractions.

La modification du droit en vigueur est réglée à l’annexe 36.

Jusqu’au 31 août 2026, la journalisation au sens de l’art. 2c n’est effectuée que si elle est possible techniquement. Ensuite, elle n’a lieu qu’une fois que les systèmes d’information ont atteint la fin de leur cycle de vie.

 La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er janvier 2010.

 L’art. 53. al. 1, let. b, est applicable au plus tard jusqu’au 30 juin 2011.

 Les art. 72a à 72g ont effet jusqu’au 31 décembre 2028.¹