Ordinanza del 17 agosto 2016 concernente il sistema d'informazione E-VERA (Ordinanza E-VERA)

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all’estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:

1. a.

   tenere il registro degli Svizzeri all’estero;

2. b.

   comunicare con gli Svizzeri all’estero;

3. c.

   amministrare e inviare pubblicazioni;

4. d.

   elaborare rilevazioni e statistiche;

5. e.

   far fronte a crisi e catastrofi;

6. f.

   sostenere la Cassa svizzera di compensazione (CSC) nell’ambito dell’assicurazione facoltativa ai sensi dell’articolo 2 della legge federale del 20 dicembre 1946¹ su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e dell’articolo 3 dell’ordinanza del 26 maggio 1961² concernente l’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità.

La DC è responsabile di E-VERA.

E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.

 In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:

1. a.

   gli Svizzeri all’estero;

2. b.

   i coniugi e i partner registrati di persone di cui alla lettera a;

3. c.

   i figli di persone di cui alle lettere a e b;

4. d.

   i genitori stranieri di Svizzeri all’estero minorenni;

5. e.

   le persone, e i loro congiunti, per le quali la Svizzera assume funzioni di tutela o che beneficiano della tutela di interessi stranieri;

 I dati sono trattati secondo l’allegato 1.

 Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.

 I Comuni svizzeri possono notificare per via elettronica a E‑VERA la partenza all’estero (art. 12 cpv. 4 LSEst) o l’arrivo in Svizzera (art. 13 cpv. 3 LSEst) di persone di cui all’articolo 5 lettere a–d. I dati sull’arrivo in Svizzera sono ripresi in E‑VERA.¹

 E-VERA verifica se i dati sull’identità registrati in E-VERA corrispondono a quelli nel registro dello stato civile (art. 39 del Codice civile²). I dati registrati in E‑VERA in modo errato sono rettificati in E‑VERA e i dati mancanti aggiunti.³

 I numeri AVS registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133^bis e 134^quater dell’ordinanza del 31 ottobre 1947⁴ sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L’Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero AVS alle persone che ne sono prive.⁵

 E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in E‑VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.

 Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA.

 Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all’articolo 5 possono visionare mediante lo sportello online i dati di cui all’allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali e trasmettere documenti per via elettronica mediante lo sportello online.¹

 I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all’allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:

1. a.

   la Divisione Protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e accesso alle informazioni DFAE: per fornire informazioni su richiesta nel proprio ambito di competenza;

2. b.

   la Revisione interna DFAE: per preparare e svolgere audit presso rappresentanze all’estero;

3. c.

   …

4. d.

   l’Ufficio passaporti DFAE: per rintracciare i titolari di passaporti diplomatici o di servizio all’estero;

5. e.

   la CSC: per adempiere i compiti previsti dalla legge nell’ambito dell’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti e dell’assicurazione per l’invalidità;

6. f.

   l’UCC: per assegnare il numero AVS².

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

 Le autorità competenti per il catalogo elettorale dispongono, per lo sportello online, dei diritti di accesso necessari a ricevere le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto.³

 Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

 I dati di cui all’allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti servizi:

1. a.

   all’Ufficio federale di statistica: nell’ambito dell’ordinanza del 30 aprile¹ sulla statistica federale e dell’ordinanza del 21 novembre 2007² sull’armonizzazione dei registri;

2. b.

   alla CSC: per l’esecuzione delle mutazioni notificate alle rappresentanze che riguardano dossier gestiti dalla CSC;

3. c.

   all’UCC: per la verifica e l’assegnazione del numero AVS.

 Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l’adempimento dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.

 Le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto vengono trasmesse alle autorità competenti per il catalogo elettorale automaticamente e in forma cifrata oppure mediante lo sportello online.³

I documenti elaborati in E-VERA sono archiviati nel pertinente sistema di gestione degli affari. In E-VERA sono eliminati dopo l’elaborazione.

 I dati relativi a una persona vengono distrutti dopo cinque anni dalla registrazione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età:²

1. a.

   partito;

2. b.

   deceduto;

3. c.

   nato morto;

4. d.

   decesso senza atto di morte;

5. e.

   scomparso.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.

 La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.

 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.

 L’amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.

 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.

 E-VERA dispone di un’interfaccia con il sistema d’informazione EDAssist+.

 L’allegato 2 contiene le informazioni sui dati che sono trasmessi da E‑VERA a EDAssist+ e definisce la periodicità della trasmissione.

 I documenti di cui all’articolo 7 capoverso 2 sono trasmessi a EDAssist+ mediante un’interfaccia nella misura in cui sono necessari all’adempimento dei compiti di cui all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 2021² sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri.

 I dati necessari per creare dossier personali elettronici nel sistema di gestione degli affari standardizzato GEVER sono trasmessi a GEVER mediante un’interfaccia.

 La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in E‑VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.

 Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.

 La sicurezza dei dati e delle informazioni è retta:¹

1. a.

   dall’ordinanza del 31 agosto 2022² sulla protezione dei dati;

2. b.

   dall’ordinanza dell’8 novembre 2023³ sulla sicurezza delle informazioni;

3. c.

   ...

 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

 Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente verbalizzati.

 I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.¹

L’ordinanza VERA del 7 giugno 2004¹ è abrogata.

Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

...¹

La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.