Ordinanza del 18 giugno 2021 sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.

EDAssist+ serve per:

1. a.

   trattare le richieste della popolazione;

2. b.

   trattare i casi di protezione consolare secondo gli articoli 39–49 della legge del 26 settembre 2014¹ sugli Svizzeri all’estero (LSEst);

3. c.

   fornire altri servizi consolari secondo gli articoli 50–52 LSEst;

4. d.

   trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;

5. e.

   avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;

6. f.

   trattare le richieste di aiuto sociale secondo gli articoli 22–37 LSEst;

7. g.

   gestire gli atti relativi ai casi;

8. h.

   elaborare statistiche.

EDAssist+ è composto da quattro moduli:

1. a.

   hotline;

2. b.

   helpline;

3. c.

   protezione consolare;

4. d.

   aiuto sociale agli Svizzeri all’estero.

Il modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone:

1. a.

   persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che risultano scomparse;

2. b.

   persone che hanno formulato un avviso di ricerca.

Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.

Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della protezione consolare.

Il modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:

1. a.

   richiedente;

2. b.

   coniuge o partner registrato del richiedente;

3. c.

   concubino del richiedente;

4. d.

   figli delle persone di cui alle lettere a–c;

5. e.

   genitori del richiedente;

6. f.

   persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;

7. g.

   persone di riferimento del richiedente.

 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.

 I dati sono registrati:

1. a.

   dalla DC;

2. b.

   dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero;

3. c.

   ...

 I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.

 La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel quadro dei loro diritti di accesso.

 ...¹

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registrate nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.

 I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier.

 I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattivato», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’ultimo accesso.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergenza, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.

Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e un’applicazione per dispositivi mobili.

Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e che si sono registrate.

 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.

 I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.

 La DCe le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel Admin nel quadro dei loro diritti di accesso.¹

 I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

 La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.¹

 In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.

 I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.

 Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione.

 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.

 Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

 I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.

 Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

 La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.

 Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.

La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

 Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

 I verbali sono conservati per per un anno, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.¹

Sono abrogati:

1. 1.

   l’ordinanza SAS-DFAE del 5 novembre 2014¹;

2. 2.

   l’ordinanza del 9 dicembre 2011² sul sistema d’informazione EDAssist+.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.