Ordinanza del 21 novembre 2007 sull'armonizzazione dei registri (OArRa)

 La presente ordinanza disciplina nell’ambito dell’armonizzazione dei registri:

1. a.

   la tenuta dei registri ufficiali di persone (registri);

2. b.

   lo scambio di dati tra i registri;

3. c.

   l’invio dei dati dei registri all’Ufficio federale di statistica (UST).

 Essa disciplina inoltre la piattaforma informatica e di comunicazione centrale della Confederazione (Sedex).

 Essa contiene disposizioni complementari concernenti il numero AVS¹.

Nella presente ordinanza s’intende per:

1. a.

   Economia domestica di tipo privato: insieme delle persone conviventi in una stessa abitazione dello stesso edificio;

2. abis.

   Collettività:

   1. 1.

      case per anziani e case di cura,

   2. 2.

      alloggi e case di educazione per fanciulli e adolescenti,

   3. 3.

      internati e case per studenti,

   4. 4.

      istituti per disabili,

   5. 5.

      ospedali, cliniche e stabilimenti sanitari analoghi,

   6. 6.

      istituti per l’esecuzione delle pene e delle misure,

   7. 7.

      alloggi collettivi per richiedenti l’asilo,

   8. 8.

      conventi e altri alloggi di organizzazioni religiose;

3. b.

   Sedex: piattaforma informatica e di comunicazione centrale che la Confederazione mette a disposizione dei servizi ufficiali competenti per una trasmissione dei dati sicura (secure data exchange);

4. c.

   Token: caratteristica d’identificazione unica non falsificabile degli utenti di una rete elettronica (ad esempio in Internet).

 Se sono previste modifiche sostanziali o l’eliminazione di un registro di cui all’articolo 2 LArRa, l’UST deve esserne informato preliminarmente.

 Una modifica è considerata sostanziale se interessa gli scopi della statistica federale, in particolare se riguarda gli identificatori richiesti, le caratteristiche o il ritmo di aggiornamento.

I servizi competenti per i registri di cui all’articolo 2 LArRa (organi che tengono i registri) sono essi stessi responsabili del rispetto della protezione dei dati nell’ambito della tenuta dei registri.

 Lo scambio di dati tra i registri di cui all’articolo 2 LArRa e l’invio dei dati all’UST avvengono attraverso Sedex o mediante un supporto elettronico di dati conformemente alle istruzioni dell’UST.

 Lo scambio di dati all’interno di un Cantone può avvenire attraverso i sistemi istituiti a tal fine dai Cantoni e dai Comuni.

 La Confederazione mette Sedex gratuitamente a disposizione degli organi che tengono i registri. Essa sostiene le spese per la sua realizzazione, gestione e manutenzione.

 L’UST è il servizio responsabile di Sedex presso la Confederazione. Esso può affidarne la gestione a terzi.

 Lo scambio di dati tra i registri degli abitanti in caso di arrivo o partenza avviene costantemente.

 Lo scambio intercantonale di dati avviene in forma codificata.

 L’UST coordina i preparativi per la realizzazione dello scambio di dati attraverso Sedex, d’intesa con i Cantoni e l’associazione eCH.

 I dati estratti dai registri di cui all’articolo 2 capoverso 1 LArRa sono inviati all’UST gratuitamente.

 L’UST può controllare la qualità dei dati inviati. In caso di invio di dati incompleto o errato, esso può richiedere un nuovo invio per lo stesso giorno di riferimento, determinando i dati da inviare nuovamente e il termine per l’invio.

 Il contenuto e la periodicità degli invii dei dati sono disciplinati dall’ordinanza del 30 aprile 2025¹ sulla statistica federale.²

 Gli organi che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa inviano all’UST i dati di cui all’articolo 6 LArRa quattro volte l’anno. Il Cantone designa l’organo competente per l’invio dei dati.

 I giorni di riferimento per l’invio dei dati sono il 31 marzo, il 30 giugno, il 30 settembre e il 31 dicembre. I dati devono pervenire all’UST entro l’ultimo giorno del mese successivo. Il primo giorno di riferimento è il 31 marzo 2010.

 All’UST vanno sempre inviati i dati completi. Essi devono contenere almeno le seguenti informazioni:

1. a.

   le persone iscritte presso il Comune il giorno di riferimento, indipendentemente dalla relazione di notifica secondo il catalogo delle caratteristiche;

2. b.

   le persone decedute durante i 12 mesi precedenti il giorno di riferimento;

3. c.

   le persone partite durante i 12 mesi precedenti il giorno di riferimento.

 L’invio regolare dei dati mediante un supporto elettronico di dati va annunciato all’UST almeno tre mesi prima del primo giorno di riferimento.

I Cantoni si assicurano che le persone che soggiornano in collettività siano iscritte nei registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa.

 Affinché siano soddisfatti i requisiti di qualità dei dati inviati dagli organi che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa, l’UST gestisce un servizio di convalida.

 Il servizio di convalida controlla:

1. a.

   la completezza dell’invio dei dati;

2. b.

   la presenza del contenuto dei registri di cui all’articolo 6 LArRa;

3. c.

   l’applicazione corretta degli identificatori e il rispetto dei requisiti del catalogo delle caratteristiche;

4. d.

   la correttezza dell’identificatore federale dell’edificio (EGID) e la plausibilità dell’identificatore federale dell’abitazione (EWID) attraverso un confronto con il Registro federale degli edifici e delle abitazioni (REA);

5. e.

   la plausibilità delle informazioni sulle singole persone conformemente alle regole di plausibilizzazione.

 L’UST stabilisce le regole di plausibilizzazione in una direttiva pubblicata in Internet.

 Esso notifica le lacune rilevate all’organo che ha inviato i dati di cui all’articolo 8 capoverso 1. Questi si assicura che tali lacune siano eliminate.

 In caso di invio di dati incompleto o errato, l’UST può richiedere un nuovo invio per lo stesso giorno di riferimento, determinando i dati da inviare nuovamente e il termine per l’invio.

 Il servizio di convalida registra inoltre in un log file il numero e il genere di errori, senza permettere di risalire ai dati personali.

 Il servizio ufficiale di cui all’articolo 9 LArRa notifica all’UST quali sono, sul territorio cantonale, gli organi che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa allacciati a Sedex.

 Gli organi che tengono i registri sono essi stessi responsabili del loro allacciamento a Sedex.

 La trasmissione dei dati attraverso Sedex avviene esclusivamente attraverso un adattatore Sedex.

 La Confederazione è responsabile della realizzazione e dell’ulteriore sviluppo dell’adattatore. Essa si assume i costi relativi e mette l’adattatore gratuitamente a disposizione degli organi che tengono i registri.

 Gli organi che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa si assumono i costi dell’installazione e della gestione dell’adattatore per l’allacciamento, nonché dell’adattamento del software e dell’hardware dei loro registri.

 Il software del registro deve essere certificato per l’utilizzazione di Sedex.

 La certificazione avviene mediante autodichiarazione del concessore della licenza presso il servizio di certificazione. Con l’autodichiarazione, il concessore della licenza conferma che il proprio software è in grado di comunicare con Sedex attraverso l’adattatore conformemente alle prescrizioni della Confederazione.

 Il servizio di certificazione è l’UST. Esso tiene un elenco dei software dei registri ammessi in virtù di un’autodichiarazione.

 La trasmissione dei dati attraverso Sedex avviene in forma codificata e in una busta elettronica.

 Ogni trasmissione è registrata. I dati trasmessi possono essere letti unicamente dal servizio destinatario autorizzato.

 Sedex invia al mittente una conferma per ogni trasmissione riuscita.

 Se non è aperta dai servizi autorizzati entro un mese, la busta è cancellata assieme all’intero contenuto.

 Se attraverso Sedex sono trasmessi dati per altri scopi delle autorità, la trasmissione dei dati avviene secondo le direttive dell’UST.

 ...¹

Se Sedex è utilizzato da altri utenti, questi devono adottare le stesse misure di protezione dei dati degli organi che tengono i registri.

 Agli organi che tengono i registri allacciati a Sedex è attribuita gratuitamente un’identità digitale.

 L’UST tiene un elenco di questi organi e delle loro identità digitali.

 L’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione rilascia a ciascuno di questi organi e a tutti gli altri utenti di Sedex un certificato finalizzato a:

1. a.

   verificare la loro firma elettronica;

2. b.

   autenticarli;

3. c.

   codificare i dati elettronici loro destinati.¹

 ...²

Il servizio ufficiale di cui all’articolo 9 LArRa notifica all’Ufficio centrale di compensazione dell’AVS (UCC) l’utilizzazione sistematica del numero AVS di cui all’articolo 134^ter dell’ordinanza del 31 ottobre 1947¹ sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (OAVS) collettivamente per tutti gli organi del Cantone che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa.

 Il servizio ufficiale di cui all’articolo 9 LArRa si assicura che tutti gli organi del Cantone che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa chiedano la prima attribuzione e comunicazione completa del numero AVS.

 La procedura per l’attribuzione e la comunicazione del numero è disciplinata dagli articoli 133^bis e 134^quater OAVS¹.

 L’UST coordina l’attribuzione e la comunicazione d’intesa con l’UCC e i servizi ufficiali di cui all’articolo 9 LArRa.

 L’UST stabilisce, d’intesa con i servizi ufficiali di cui all’articolo 9 LArRa, in che modo, a partire da quando e per quale giorno di riferimento possono avvenire gli invii dei dati cantonali all’UCC necessari ai fini dell’attribuzione e della comunicazione.

 L’UCC ritorna agli organi che tengono i registri il numero unitamente ai dati da essi inviati per l’attribuzione e la comunicazione. Esso comunica inoltre agli organi che tengono i registri i dati tratti dai sistemi d’informazione Infostar e SIMIC.

 Gli organi che tengono i registri di cui all’articolo 2 capoverso 2 LArRa possono comunicare il numero AVS ai servizi e alle istituzioni autorizzati a utilizzare sistematicamente il numero per adempiere ai loro compiti legali in virtù di leggi federali o cantonali.

 La riscossione di emolumenti è disciplinata dal diritto cantonale.

 La prima attribuzione e comunicazione completa del numero AVS ai registri federali di cui all’articolo 2 capoverso 1 è disciplinata dagli articoli 133^bis e 134^quater OAVS¹.

 L’UST coordina la comunicazione d’intesa con l’UCC e gli organi che tengono i registri.

 L’UST stabilisce a partire da quando e per quale giorno di riferimento possono avvenire gli invii dei dati all’UCC necessari ai fini dell’attribuzione e della comunicazione.

Gli organi che tengono i registri aggiornano costantemente il numero AVS.

 Il servizio ufficiale di cui all’articolo 9 LArRa coordina la procedura e fa rispettare i termini per l’armonizzazione dei registri d’intesa con l’UST.

 Esso può richiedere il log file del servizio di convalida di cui all’articolo 10 capoverso 6 per controllare lo svolgimento e la qualità dell’armonizzazione nel Cantone.

 L’UST gestisce l’elenco degli indirizzi di cui all’articolo 16 capoverso 3 LArRa sotto forma di banca dati.

 Esso aggiorna la banca dati trimestralmente.

L’UST utilizza l’elenco degli indirizzi esclusivamente per scopi di statistica, ricerca e pianificazione.

 I servizi ufficiali dei Cantoni e dei Comuni competenti per la statistica possono chiedere all’UST l’invio dei dati concernenti il loro territorio conformemente all’articolo 17 capoverso 2 LArRa. La domanda va presentata per scritto.

 L’UST invia i dati al massimo trimestralmente e non prima di un mese dopo aver ricevuto l’ultimo invio di dati dal Cantone. I dati sono inviati in forma codificata.

 I dati possono essere utilizzati esclusivamente come base di campionamento per rilevazioni statistiche proprie dei Cantoni e dei Comuni.

 L’UST emana un regolamento per l’utilizzazione dell’elenco degli indirizzi.

 L’elenco degli indirizzi non può essere trasmesso a terzi.

 L’armonizzazione dei registri e l’iscrizione del numero AVS nei registri di cui all’articolo 2 LArRa vanno completate entro il 15 gennaio 2010.

 L’EGID è iscritto in tutti i registri degli abitanti entro il 15 gennaio 2010, l’EWID entro il 31 dicembre 2012.

 La Confederazione mette Sedex e l’adattatore per l’allacciamento a disposizione dei gestori dei registri a partire dal 15 gennaio 2008.

 La Confederazione mette Sedex a disposizione dei servizi incaricati della trasmissione dei dati sugli arrivi e sulle partenze degli abitanti a partire dal 15 gennaio 2010.

 L’UST mette a disposizione il servizio di convalida a partire dal 15 gennaio 2008.

L’UST esegue la presente ordinanza.

La modifica del diritto vigente è disciplinata nell’allegato.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2008.