Verordnung vom 17. August 2016 über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA)

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:

1. a.

   die Führung des Auslandschweizerregisters;

2. b.

   die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

3. c.

   die Verwaltung und den Versand von Publikationen;

4. d.

   die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;

5. e

   die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;

6. f.

   die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946¹ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961² über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.

Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:

1. a.

   Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;

2. b.

   Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;

3. c.

   Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;

4. d.

   ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

5. e.

   Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.

 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.

 Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.¹

 Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs²) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.³

 Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133^bis und 134^quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947⁴ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.⁵

 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.

 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.

 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.¹

 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:

1. a.

   die Abteilung Datenschutz, Informationssicherheit und Informationszugang des EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;

2. b.

   die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;

3. c.

   …

4. d.

   das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;

5. e.

   die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;

6. f.

   die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer².

 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

 Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.³

 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.

 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:

1. a.

   dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025¹ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007²;

2. b.

   der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;

3. c.

   der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.

 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

 Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.³

Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.

 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:²

1. a.

   abgemeldet;

2. b.

   gestorben;

3. c.

   tot geboren;

4. d.

   Tod ohne Todesurkunde;

5. e.

   verschollen.

 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.

 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.

 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

 Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.

 Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.

 Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021² über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.

Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.

 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

 Die Informationssicherheit richtet sich nach:¹

1. a.

   der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022²;

2. b.

   der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023³;

3. c.

   …

 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.

 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.¹

Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004¹ wird aufgehoben.

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

…¹

Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.