Législation

Ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères

RS 852.12En vigueurVersion du 01.04.202627 articles

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Dernières modifications

Une ligne par publication au Recueil officiel, avec les articles touchés.

  • RO 2026 93en vigueur le 01.04.2026
    abrogé : art. 10 · modifié : art. 11, 18, 19
  • RO 2022 568en vigueur le 01.09.2023
    modifié : art. 25

2 publications au RO citées dans le texte en vigueur.

Table des matières
  1. Section 1Dispositions générales1–2
  2. Section 2EDAssist+3–13
  3. Section 3Travel Admin14–20
  4. Section 4Exploitation et droits d’accès21–22
  5. Section 5Sécurité des données23–25
  6. Section 6Dispositions finales26–27

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères, vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information EDAssist+ et Travel Admin de la Direction consulaire (DC) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2Responsabilité

La DC est responsable des systèmes d’information.

Section 2 EDAssist+

Art. 3But

Le DFAE utilise le système EDAssist+ pour:

  1. a.

    traiter les demandes soumises par la population;

  2. b.

    traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 39 à 49 de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)1;

  3. c.

    assurer d’autres prestations consulaires au sens des art. 50 à 52 LSEtr;

  4. d.

    traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;

  5. e.

    prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;

  6. f.

    traiter des demandes de prestations d’aide sociale au sens des art. 22 à 37 LSEtr;

  7. g.

    gérer les dossiers;

  8. h.

    établir des statistiques.

  1. RS 195.1

Art. 4Structure

Le système EDAssist+ se compose de quatre modules:

  1. a.

    la hotline;

  2. b.

    la helpline;

  3. c.

    la protection consulaire;

  4. d.

    l’aide sociale aux Suisses de l’étranger.

Art. 5Contenu du module hotline

Le module hotline contient des données sur les personnes suivantes:

  1. a.

    les personnes visées à l’art.4, al.1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui sont portées disparues;

  2. b.

    les personnes ayant déposé un avis de recherche.

Art. 6Contenu du module helpline

Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une demande au DFAE.

Art. 7Contenu du module protection consulaire

Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans le cadre de la protection consulaire.

Art. 8Contenu du module aide sociale

Le module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide sociale:

  1. a.

    le requérant;

  2. b.

    le conjoint ou le partenaire enregistré du requérant;

  3. c.

    le concubin du requérant;

  4. d.

    les enfants des personnes visées aux let. a à c;

  5. e.

    les parents du requérant;

  6. f.

    les personnes vivant dans le même ménage que le requérant;

  7. g.

    les personnes de référence du requérant.

Art. 9Type et origine des données traitées

1

 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.

2

 Les données sont saisies par:

  1. a.

    la DC;

  2. b.

    les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger;

  3. c.

    …

3

 Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à l’annexe 2.

Art. 10Droits de traitement

1

 La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAssist+ dans la limite de leurs droits d’accès.

2

 …1

3

 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

4

 Les droits de traitement s’exercent en ligne.

  1. Abrogé par le ch. II 4 de l’O du 11 fév. 2026, avec effet au 1er avr. 2026 (RO 2026 93).

Art. 11Communication de données1

Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection consulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC et les représentations peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations étrangères et aux autorités locales des données les concernant pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes.

  1. Nouvelle teneur selon le ch. II 4 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93).

Art. 12Documents

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires traitées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.

Art. 13Destruction des données

1

 Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traitement, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.

2

 Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière consultation.

3

 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3 Travel Admin

Art. 14But

Travel Admin permet au DFAE de localiser et de contacter, en cas d’urgence, de crise ou de catastrophe, des personnes qui voyagent ou se rendent à l’étranger.

Art. 15Structure

Travel Admin se compose d’une base de données, d’un accès en ligne par le site web et d’une application pour les appareils mobiles.

Art. 16Contenu

Travel Admin contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui voyagent ou se rendent à l’étranger et qui se sont enregistrées dans le système.

Art. 17Type et origine des données traitées

1

 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 3.

2

 Les données sont saisies par les voyageurs et les représentations.

Art. 18Droits de traitement

1

 La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système Travel Admin dans la limite de leurs droits d’accès.1

2

 Les voyageurs disposent de tous les droits de traitement sur leurs données personnelles.

3

 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

4

 Tous les droits de traitement s’exercent en ligne.

  1. Nouvelle teneur selon le ch. II 4 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93).

Art. 19Communication de données

1

 La DC et les représentations peuvent communiquer à des services de secours, des représentations étrangères et des autorités locales des données concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes.1

2

 Si nécessaire, les données mentionnées à l’annexe 2 sont transmises automatiquement à EDAssist+ au moyen d’une interface.

  1. Nouvelle teneur selon le ch. II 4 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93).

Art. 20Destruction des données

1

 Les données concernant les voyages sont détruites au plus tard 90 jours après l’expiration de la durée indiquée du voyage.

2

 Les autres données sont détruites deux ans après la dernière connexion.

3

 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 4 Exploitation et droits d’accès

Art. 21Exploitation technique et administration du système

1

 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des systèmes d’information.

2

 Les administrateurs système sont rattachés à l’unité Informatique DFAE. Ils gèrent les systèmes d’information, les bases de données et les applications.

3

 Les responsables des applications sont rattachés à la DC. Ils servent d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs.

Art. 22Attribution des droits d’accès

1

 Les responsables des applications attribuent des droits d’accès individuels aux utilisateurs.

2

 Ils vérifient chaque année si les utilisateurs remplissent encore les conditions pour bénéficier de leurs droits d’accès.

Section 5 Sécurité des données

Art. 23Devoirs de diligence

1

 La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.

2

 Elle garantit que les données sont correctes, complètes et actualisées, à l’exception des données de Travel Admin qui peuvent être modifiées par les voyageurs eux-mêmes.

Art. 24Règlement relatif au traitement des données

La DC édicte pour les deux systèmes d’information un règlement relatif au traitement des données. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.

Art. 25Journalisation

1

 Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.1

  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 124 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 6 Dispositions finales

Art. 27Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er août 2021.

Annexes

  • Données personnelles traitées dans EDAssist+
  • Données enregistrées sur les interfaces
  • Données personnelles traitées dans Travel Admin

Les annexes sont consultables sur Fedlex.

Texte : droit fédéral consolidé (Fedlex), version du 01.04.2026. Seule la publication officielle fait foi. Hébergement en Europe (RGPD).