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2 publications au RO citées dans le texte en vigueur.
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA), arrête:
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) de la division Communication du Département fédéral des affaires étrangères (Communication DFAE), rattachée au Secrétariat général du DFAE.
Le système permet à la Communication DFAE1 d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.
La Communication DFAE est responsable du système.
Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.
Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.
L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.
Les données sont saisies par les participants ou par la Communication DFAE.
Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.
La Communication DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.
Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.
Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.
Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.
Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.
L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.
Le responsable du programme est rattaché à la Communication DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.
Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.
La Communication DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
La Communication DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.
Elle s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.
La Communication DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.
Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.1
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.
Texte : droit fédéral consolidé (Fedlex), version du 01.04.2026. Seule la publication officielle fait foi. Hébergement en Europe (RGPD).