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Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57hter della legge del 21 marzo 1997 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), ordina:
La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) di Comunicazione del Dipartimento federale degli affari esteri (Comunicazione DFAE) in seno alla Segreteria generale del DFAE.
Il sistema consente alla Comunicazione DFAE1 di svolgere i suoi compiti nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di conferenze e manifestazioni.
La Comunicazione DFAE è responsabile del sistema.
Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.
Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.
La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.
I dati sono registrati dai partecipanti o dalla Comunicazione DFAE.
I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.
La Comunicazione DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.
Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.
Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni fa parte della Comunicazione DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.
La Comunicazione DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
La Comunicazione DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.
Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
La Comunicazione DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.1
La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.
Testo: diritto federale consolidato (Fedlex), stato 01.04.2026. Fa fede soltanto la pubblicazione ufficiale. Hosting in Europa (RGPD).