Ordonnance du 22 mars 2019 sur le système d'information Ordipro (Ordonnance Ordipro)

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Ordipro (Ordipro) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Ordipro permet au DFAE de remplir ses tâches, à savoir celles assumées par le Protocole du DFAE et la Mission permanente de la Suisse auprès de l’Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève (Mission de Genève) conformément au droit international et en application de la loi du 22 juin 2007 sur l’État hôte (LEH)¹. Il sert en particulier:

1. a.

   à la gestion, au contrôle et à l’administration des personnes visées à l’art. 2, al. 2, LEH (personnes bénéficiaires);

2. b.

   à l’établissement et à la gestion de cartes de légitimation;

3. c.

   à la gestion d’informations relatives à des dettes contractées par des personnes bénéficiaires;

4. d.

   à la gestion d’informations relatives à des litiges ou à des procédures pénales, civiles ou administratives qui concernent des personnes bénéficiaires ou des représentations étrangères;

5. e.

   à l’établissement de relevés et de statistiques.

Ordipro relève de la responsabilité du Protocole du DFAE et de la Mission de Genève.

 Les données relatives aux personnes bénéficiaires sont traitées dans Ordipro.

 Les données traitées dans le système sont mentionnées dans l’annexe.

 Les données sont saisies dans Ordipro par le Protocole du DFAE et par la Mission de Genève.

 Si des données relatives à une organisation internationale ou à une représentation sont saisies à titre provisoire, la Mission de Genève ou le Protocole du DFAE les vérifie avant de les intégrer définitivement dans le système.

 Ordipro attribue automatiquement un numéro à toute personne nouvellement saisie.

 Les numéros AVS qui ont été saisis dans Ordipro sont vérifiés conformément aux art. 133^bis et 134^quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants¹ et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n’en ont pas.²

 Ordipro consulte en ligne les systèmes suivants aux fins précisées ci-après:

1. a.

   le système de recherches informatisées de police (RIPOL): pour vérifier si les personnes saisies dans Ordipro y sont inscrites en raison d’un crime ou d’un délit;

2. b.

   le système d’information central sur la migration (SYMIC): pour procéder à l’examen des demandes de visa, y compris de la décision relevant de la compétence du DFAE;

3. c.

   le système national d’information sur les visas (ORBIS): pour procéder à l’examen des demandes de visa, y compris des recours relevant de la compétence du DFAE.

 Les résultats des consultations en ligne ne sont pas enregistrés dans Ordipro.

 Le Protocole du DFAE et la Mission de Genève disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données figurant dans le système.

 Les services énumérés ci-après peuvent consulter les données mentionnées en annexe dans le cadre de leurs droits d’accès, à des fins de vérification d’identité:

1. a.

   les services de contrôle des habitants et les autorités de police des cantons et des communes;

2. b.

   les services cantonaux compétents en matière d’assurance-maladie;

3. c.

   l’Office fédéral de la police (fedpol);

4. d.

   le Secrétariat d’État aux migrations (SEM);

5. e.

   les caisses cantonales et communales de compensation;

6. f.

   le Service de renseignement de la Confédération (SRC);

7. g.

   les ministères publics de la Confédération et des cantons;

8. h.

   les offices des poursuites cantonaux.

 Les services énumérés ci-après peuvent traiter les données mentionnées en annexe aux fins suivantes:

1. a.

   la Direction politique: pour procéder à des vérifications dans le cadre d’accréditations et pour entretenir et développer les relations bilatérales;

2. b.

   la Direction du droit international public: pour vérifier des prétentions au titre du droit diplomatique et consulaire;

3. c.

   les autorités de contrôle des frontières: pour effectuer des contrôles de personnes;

4. d.

   les organisations internationales et les représentations visées à l’art. 5, al. 2: pour saisir, contrôler et gérer les données relatives aux personnes qu’elles ont annoncées;

5. e.

   les autorités de l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières¹: pour procéder à des vérifications d’identité et remplir leurs tâches dans le cadre de la législation douanière;

6. f.

   les services des automobiles et les offices de la circulation routière des cantons: pour contrôler les véhicules et vérifier l’identité des conducteurs;

7. g.

   la CdC: pour attribuer le numéro AVS;

8. h.

   les autorités fiscales de la Confédération, des cantons et des communes: pour déterminer un éventuel assujettissement à l’impôt.

 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

 Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

 Les données mentionnées dans l’annexe sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:

1. a.

   l’Office fédéral de la statistique: dans le cadre de l’ordonnance du 30 avril 2025 sur la statistique fédérale¹ et de l’ordonnance du 21 novembre 2007 sur l’harmonisation de registres²;

2. b.

   la CdC: pour vérifier et attribuer le numéro AVS;

3. c.

   fedpol: pour effectuer des consultations en ligne conformément à l’art. 6, let. a;

4. d.

   le SEM: pour effectuer des consultations en ligne conformément à l’art. 6, let. b et c;

5. e.

   le responsable de la fabrication des cartes de légitimation: pour produire des cartes de légitimation;

6. f.

   les personnes fournissant des prestations qui ne sont soumises ni à rémunération, ni à la TVA, ni aux droits de douane: pour vérifier leurs droits à exonération;

7. g.

   les organisations internationales et les représentations visées à l’art. 5, al. 2: pour confirmer les données qu’elles ont saisies et communiquées au sujet des personnes qu’elles ont annoncées;

8. h.

   les services chargés de tenir les registres des habitants: pour contrôler les mutations effectuées dans les registres des habitants;

9. i.

   l’organe de perception mentionné à l’art. 69d de la loi fédérale du 24 mars 2006 sur la radio et la télévision³: pour percevoir la redevance de radio-télévision;

10. j.

    le Centre d’accueil – Genève Internationale (CAGI): pour remplir ses tâches, en particulier pour soutenir les personnes concernées lors de leur arrivée et de leur intégration en Suisse;

11. k.

    l’Administration fiscale du canton de Genève: pour vérifier l’assujettissement à l’impôt de titulaires d’une carte de légitimation qui ne bénéficient pas de l’exonération fiscale.

 Le Protocole du DFAE et la Mission de Genève peuvent communiquer les données saisies dans Ordipro à d’autres autorités pour autant que ces dernières en aient besoin pour accomplir leurs tâches et qu’elles disposent de la base légale nécessaire.

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système peuvent être enregistrés dans Ordipro.

 Cinq ans après la saisie de la mention «départ annoncé», les données sont transmises aux Archives fédérales; elles sont détruites un an au plus tard après leur transmission, à moins que la personne concernée ne fasse l’objet d’un dossier en cours concernant notamment des dettes, un litige ou une procédure pénale, civile ou administrative.

 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique d’Ordipro.

 L’administrateur système est rattaché à l’unité Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.

 La personne responsable de l’application est rattachée au Protocole du DFAE ou à la Mission de Genève. Elle sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs.

 La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs d’Ordipro.

 Elle vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

 Le Protocole du DFAE et la Mission de Genève veillent à ce que les données soient traitées dans le système conformément aux prescriptions en vigueur.

 Ils s’assurent que les données saisies sont exactes, complètes et à jour.

Le Protocole du DFAE et la Mission de Genève édictent un règlement sur le traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

 Les accès au système et les traitements qui y sont effectués sont journalisés en permanence.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

L’ordonnance Ordipro du 7 juin 2004¹ est abrogée.

Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:

…¹

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er mai 2019.