Ordinanza del 22 marzo 2019 concernente il sistema d'informazione Ordipro (Ordinanza Ordipro)

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione Ordipro (Ordipro) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Ordipro serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono, e che sono delegati al Protocollo DFAE e alla Missione permanente della Svizzera presso l’Ufficio delle Nazioni Unite e le altre organizzazioni internazionali a Ginevra (Missione di Ginevra), conformemente al diritto internazionale e in applicazione della legge del 22 giugno 2007¹ sullo Stato ospite (LSO), in particolare per:

1. a.

   gestire, controllare e amministrare i dati delle persone di cui all’articolo 2 capoverso 2 LSO (persone beneficiarie);

2. b.

   rilasciare e gestire carte di legittimazione;

3. c.

   gestire informazioni sui debiti delle persone beneficiarie;

4. d.

   gestire informazioni su controversie, procedimenti penali, civili e amministrativi che riguardano persone beneficiarie o rappresentanze estere;

5. e.

   elaborare rilevazioni e statistiche.

Il Protocollo DFAE e la Missione di Ginevra sono responsabili di Ordipro.

 In Ordipro sono trattati i dati delle persone beneficiarie.

 La tipologia di dati trattati figura nell’allegato.

 I dati sono registrati in Ordipro dal Protocollo DFAE e dalla Missione di Ginevra.

 Se sono registrati provvisoriamente da un’organizzazione o da una rappresentanza internazionale specifica, i dati sono verificati dalla Missione di Ginevra o dal Protocollo DFAE prima di essere definitivamente memorizzati nel sistema.

 Ordipro attribuisce automaticamente un numero a ogni nuova persona registrata.

 I numeri AVS registrati in Ordipro sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133^bis e 134^quater dell’ordinanza del 31 ottobre 1947¹ sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L’Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero AVS alle persone che ne sono prive.²

 Mediante una consultazione online Ordipro accede ai seguenti sistemi per gli scopi indicati di seguito:

1. a.

   al sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL): per verificare se vi sono segnalate le persone registrate in Ordipro a causa di un crimine o un delitto;

2. b.

   al sistema d’informazione centrale sulla migrazione (SIMIC): per esaminare le richieste di visto, comprensive della decisione nella sfera di competenza del DFAE;

3. c.

   al sistema nazionale d’informazione visti (ORBIS): per esaminare le richieste di visto, comprensive dei ricorsi nella sfera di competenza del DFAE.

 I risultati delle consultazioni non sono memorizzati in Ordipro.

 Il Protocollo DFAE e la Missione di Ginevra dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati nel sistema.

 Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, gli enti seguenti possono visionare i dati di cui nell’allegato, ai fini dell’accertamento dell’identità:

1. a.

   i servizi del controllo abitanti e le autorità di polizia dei Cantoni e dei Comuni;

2. b.

   i servizi cantonali competenti per l’assicurazione malattie;

3. c.

   l’Ufficio federale di polizia (fedpol);

4. d.

   la Segreteria di Stato della migrazione (SEM);

5. e.

   le casse di compensazione cantonali e comunali;

6. f.

   il Servizio delle attività informative della Confederazione (SIC);

7. g.

   i ministeri pubblici della Confederazione e dei Cantoni;

8. h.

   gli uffici cantonali delle esecuzioni.

 Gli enti seguenti possono trattare i dati di cui nell’allegato per gli scopi indicati di seguito:

1. a.

   la Direzione politica: per effettuare accertamenti nell’ambito degli accreditamenti e per la cura delle relazioni bilaterali;

2. b.

   la Direzione del diritto internazionale pubblico: per verificare la rivendicazione di prerogative nell’ambito del diritto diplomatico e consolare;

3. c.

   le autorità di controllo alla frontiera: per eseguire controlli delle persone;

4. d.

   rappresentanze e organizzazioni internazionali specifiche di cui all’articolo 5 capoverso 2: per registrare, controllare e amministrare i dati delle persone da loro annunciate;

5. e.

   le autorità dell’Amministrazione federale delle Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confinie¹: per effettuare accertamenti dell’identità ed espletare i loro compiti nel quadro della legislazione doganale;

6. f.

   gli uffici cantonali di controllo dei veicoli a motore e della circolazione: per controllare i veicoli ed effettuare accertamenti sull’identità dei conducenti;

7. g.

   l’UCC: per assegnare il numero AVS²;

8. h.

   le autorità fiscali della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni: per effettuare accertamenti su un eventuale obbligo fiscale.

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

 I dati di cui nell’allegato sono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti enti:

1. a.

   all’Ufficio federale di statistica: ai sensi dell’ordinanza del 30 aprile¹ sulla statistica federale e dell’ordinanza del 21 novembre 2007² sull’armonizzazione dei registri;

2. b.

   all’UCC: per la verifica e l’assegnazione del numero AVS;

3. c.

   a fedpol: per la consultazione online di cui all’articolo 6 lettera a;

4. d.

   alla SEM: per la consultazione online di cui all’articolo 6 lettere b e c;

5. e.

   alla ditta che produce le carte di legittimazione: per la produzione delle carte di legittimazione;

6. f.

   a coloro che forniscono prestazioni esenti da rimborso, imposta sul valore aggiunto e tasse doganali: per controllare i diritti alle prestazioni;

7. g.

   alle rappresentanze e alle organizzazioni internazionali specifiche di cui all’articolo 5 capoverso 2: per la conferma dei dati da loro registrati e trasmessi sulle persone da esse annunciate;

8. h.

   agli enti responsabili della tenuta dei registri degli abitanti: per controllare le mutazioni nel registro degli abitanti;

9. i.

   all’organo di riscossione di cui all’articolo 69d della legge federale del 24 marzo 2006³ sulla radiotelevisione: per la riscossione del canone radiotelevisivo;

10. j.

    al Centro d’accoglienza – Ginevra internazionale (CAGI): per l’adempimento dei suoi compiti, in particolare per aiutare le persone interessate con le pratiche di ingresso e l’integrazione in Svizzera;

11. k.

    all’amministrazione delle contribuzioni del Cantone di Ginevra: per verificare l’obbligo fiscale dei titolari di una carta di legittimazione che non beneficiano di esenzioni fiscali.

 Il Protocollo DFAE e la Missione di Ginevra possono comunicare ad altre autorità dati registrati in Ordipro se queste ultime ne hanno bisogno per l’adempimento dei propri compiti e dispongono delle adeguate basi giuridiche.

In Ordipro è possibile salvare tutti i documenti sulle persone registrate nel sistema.

 Dopo cinque anni dalla registrazione dell’indicazione «partito» i dati sono consegnati all’Archivio federale e in seguito distrutti, comunque al più tardi entro un anno dall’avvenuta consegna, sempre che non vi siano pendenze a carico della persona interessata riguardanti in particolare debiti, controversie, procedimenti penali, civili o amministrativi.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia di archiviazione.

 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Ordipro.

 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.

 Il responsabile delle applicazioni fa parte del Protocollo DFAE o della Missione di Ginevra. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di Ordipro i diritti di accesso individuali.

 Verifica ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a essere adempiute.

 Il Protocollo DFAE e la Missione di Ginevra provvedono affinché i dati registrati nel sistema siano trattati conformemente alle prescrizioni.

 Si assicurano inoltre che i dati siano esatti, completi e aggiornati.

Il Protocollo DFAE e la Missione di Ginevra emanano un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

 Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

 I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.¹

L’ordinanza Ordipro del 7 giugno 2004¹ è abrogata.

Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

...¹

La presente ordinanza entra in vigore il 1° maggio 2019.