Verordnung vom 22. März 2019 über das Informationssystem Ordipro (Ordipro-Verordnung)

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Ordipro (Ordipro) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Das Ordipro dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben, die durch das Protokoll EDA und die ständige Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und bei den anderen internationalen Organisationen in Genf (Mission Genf) gemäss internationalem Recht und in Anwendung des Gaststaatgesetzes vom 22. Juni 2007¹ (GSG) wahrgenommen werden. Es dient insbesondere:

1. a.

   der Verwaltung, Kontrolle und Administration der Personen nach Artikel 2 Absatz 2 GSG (begünstigte Personen);

2. b.

   der Ausstellung und Verwaltung von Legitimationskarten;

3. c.

   der Verwaltung von Informationen zu Schulden von begünstigten Personen;

4. d.

   der Verwaltung von Informationen zu Streitfällen, Straf-, Zivil- und Verwaltungsverfahren, die begünstigte Personen oder ausländische Vertretungen betreffen;

5. e.

   der Erstellung von Auswertungen und Statistiken.

Das Protokoll EDA und die Mission Genf tragen die Verantwortung für das Ordipro.

 Im Ordipro werden die Daten der begünstigten Personen bearbeitet.

 Welche Daten bearbeitet werden, ist im Anhang aufgeführt.

 Die Daten werden vom Protokoll EDA und von der Mission Genf im Ordipro erfasst.

 Werden die Daten von einer ausgewählten internationalen Organisation oder Vertretung provisorisch erfasst, so werden sie von der Mission Genf oder vom Protokoll EDA überprüft und anschliessend definitiv ins System aufgenommen.

 Das Ordipro teilt jeder neu erfassten Person automatisch eine Nummer zu.

 Die im Ordipro erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133^bis und 134^quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947¹ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.²

 Das Ordipro greift mittels Online-Abfrage auf folgende Systeme zu den nachstehenden Zwecken zu:

1. a.

   das automatisierte Polizeifahndungssystem (RIPOL): zur Prüfung, ob die im Ordipro erfassten Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens eingetragen sind;

2. b.

   das Zentrale Migrationsinformationssystem (ZEMIS): zur Prüfung der Visumsgesuche, einschliesslich des Entscheids im Zuständigkeitsbereich des EDA;

3. c.

   das nationale Visumsystem (ORBIS): zur Prüfung der Visumgesuche, einschliesslich der Beschwerden im Zuständigkeitsbereich des EDA.

 Die Resultate der Abfragen werden im Ordipro nicht gespeichert.

 Das Protokoll EDA und die Mission Genf verfügen für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

 Die folgenden Stellen können die Daten nach dem Anhang im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zur Identitätsabklärung einsehen:

1. a.

   die Einwohnerdienste und Polizeibehörden der Kantone und Gemeinden;

2. b.

   die zuständigen Stellen der Kantone für die Krankenversicherung;

3. c.

   das Bundesamt für Polizei (fedpol);

4. d.

   das Staatssekretariat für Migration (SEM);

5. e.

   die kantonalen und kommunalen Ausgleichskassen;

6. f.

   der Nachrichtendienst des Bundes (NDB);

7. g.

   die Staatsanwaltschaften des Bundes und der Kantone;

8. h.

   die kantonalen Betreibungsämter.

 Die folgenden Stellen können die Daten nach dem Anhang zur Erfüllung der nachstehenden Zwecke bearbeiten:

1. a.

   die Politische Direktion: für Abklärungen im Rahmen von Akkreditierungen und zur Pflege der bilateralen Beziehungen;

2. b.

   die Direktion für Völkerrecht: zur Überprüfung von Ansprüchen im Rahmen des diplomatischen und konsularischen Rechts;

3. c.

   die Grenzkontrollbehörden: zur Durchführung der Personenkontrolle;

4. d.

   ausgewählte internationale Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2: zur Erfassung, Kontrolle und Verwaltung der Daten der von ihnen gemeldeten Personen;

5. e.

   die Behörden des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit¹: zur Identitätsabklärung und zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Zollgesetzgebung;

6. f.

   die Motorfahrzeugkontrollen und Strassenverkehrsämter der Kantone: zur Kontrolle der Fahrzeuge und zur Identitätsabklärung der Fahrzeugführerinnen und Fahrzeugführer;

7. g.

   die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer²;

8. h.

   die Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden: zur Abklärung einer allfälligen Steuerpflicht.

 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

 Den folgenden Stellen werden die Daten nach dem Anhang automatisch und verschlüsselt übermittelt:

1. a.

   dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025¹ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007²;

2. b.

   der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer;

3. c.

   dem fedpol: für die Online-Abfrage nach Artikel 6 Buchstabe a;

4. d.

   dem SEM: für die Online-Abfrage nach Artikel 6 Buchstaben b und c;

5. e.

   dem Hersteller der Legitimationskarten: zur Herstellung der Legitimationskarten;

6. f.

   den Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen: zur Überprüfung der Bezugsberechtigungen;

7. g.

   den ausgewählten internationalen Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2: zur Bestätigung der von ihnen erfassten und übermittelten Daten über die von ihnen gemeldeten Personen;

8. h.

   den für die Führung der Einwohnerregister zuständigen Stellen: zur Kontrolle der Mutationen im Einwohnerregister;

9. i.

   der Erhebungsstelle nach Artikel 69d des Bundesgesetzes vom 24. März 2006³ über Radio und Fernsehen: zur Erhebung der Abgabe für Radio und Fernsehen;

10. j.

    dem Centre d’Accueil – Genève Internationale (CAGI): zur Erfüllung seiner Aufgaben, insbesondere zur Unterstützung der Betroffenen bei der Ankunft und Integration in der Schweiz;

11. k.

    der Steuerverwaltung des Kantons Genf: zur Prüfung der Steuerpflicht von Inhaberinnen und Inhabern einer Legitimationskarte, die keine Steuerfreiheit geniessen.

 Das Protokoll EDA und die Mission Genf können im Ordipro erfasste Daten anderen Behörden bekanntgeben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und sie über die nötige rechtliche Grundlage verfügen.

Im Ordipro können alle Dokumente zu im System erfassten Personen gespeichert werden.

 Fünf Jahre nach der Erfassung der Angabe «abgemeldet» werden die Daten dem Bundesarchiv übergeben und anschliessend, spätestens jedoch ein Jahr nach der Übergabe vernichtet, es sei denn, die betroffene Person weist eine Pendenz auf, die insbesondere Schulden, einen Streitfall oder ein Straf-, Zivil- oder Verwaltungsverfahren betrifft.

 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Ordipro verantwortlich.

 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

 Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Protokoll EDA oder der Mission Genf an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Ordipro die individuellen Zugriffsrechte.

 Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

 Das Protokoll EDA und die Mission Genf sorgen dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

 Sie stellen sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Das Protokoll EDA und die Mission Genf erlassen ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.¹

Die Ordipro-Verordnung vom 7. Juni 2004¹ wird aufgehoben.

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

…¹

Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2019 in Kraft.