Ordonnance du 25 septembre 2020 sur le système d'information Plato (Ordonnance Plato)

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Plato (Plato) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Plato permet au DFAE de remplir ses tâches, à savoir celles assumées par la Division Sécurité humaine (DSH) de la Direction politique et par le Domaine Aide humanitaire et Corps suisse d’aide humanitaire (Domaine AH/CSA) de la Direction du développement et de la coopération (DDC), en application de la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur des mesures de promotion civile de la paix et de renforcement des droits de l’homme¹ ainsi que de l’ordonnance du 11 mai 1988 concernant le Corps suisse d’aide humanitaire². Il sert en particulier:

1. a.

   à la gestion et à l’administration des membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix de la DSH et du CSA;

2. b.

   au recrutement d’experts pour les pools d’experts;

3. c.

   à la planification et à la gestion des missions;

4. d.

   à l’établissement de contrats de travail;

5. e.

   à l’administration des formations initiales et continues des experts;

6. f.

   à la logistique du matériel d’intervention;

7. g.

   à l’établissement de statistiques.

Plato relève de la responsabilité de la DSH et du Domaine AH/CSA.

Plato est constitué d’une interface utilisateur et des bases de données indépendantes les unes des autres énumérées ci-après:

1. a.

   base de données concernant les membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix;

2. b.

   base de données pour les membres du CSA.

 Plato contient des données relatives aux personnes visées à l’art. 2 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères.

Les données traitées dans le système sont spécifiées dans l’annexe.

 Les données sont saisies par la DSH, la Division Personnel du DFAE et le Domaine AH/CSA. Ces unités disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données qu’elles gèrent.

 Le Groupe spécialisé Sauvetage CSA du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS) dispose d’un droit de lecture des données relatives à ses membres qui sont des experts du CSA.

 L’unité Informatique du DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

 Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

Des données relatives à des experts déployés en mission peuvent être communiquées à la Direction consulaire afin de lui permettre de s’acquitter de ses missions dans le cadre de la gestion de crises et d’incidents de sécurité ainsi que de la préparation aux crises.

 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard dix ans après que les personnes concernées ont atteint l’âge de septante ans.

 Les données relatives à des personnes dont la candidature a été rejetée sont détruites au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature.

 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système peuvent être enregistrés dans Plato.

 L’unité Informatique du DFAE est responsable de l’exploitation technique de Plato.

 L’administrateur système est rattaché à l’unité Informatique du DFAE. Il gère le système informatique, les bases de données et les applications.

 Une personne responsable de l’application est rattachée à la DSH et une autre au Domaine AH/CSA. Ces personnes servent d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs.

 Les personnes responsables de l’application attribuent les droits d’accès individuels aux utilisateurs de Plato.

 Elles vérifient chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

 La DSH et le Domaine AH/CSA veillent à ce que les données soient traitées dans Plato conformément aux prescriptions en vigueur.

 Ils s’assurent que les données saisies sont exactes, complètes et à jour.

La DSH et le Domaine AH/CSA édictent un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

 Les accès à Plato et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er novembre 2020.