Législation

Ordonnance du 9 décembre 2011 sur le système d'information EDAssist+

RS 235.24Plus en vigueurVersion du 01.04.202120 articles

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  • RO 2021 132en vigueur le 01.04.2021
    modifié : art. 16
  • RO 2016 2933en vigueur le 01.09.2016
    modifié : art. 6, 7 · introduit : art. 10

2 publications au RO citées dans le texte en vigueur.

Table des matières
  1. Section 1Dispositions générales1–4
  2. Section 2Données et traitement des données5–13
  3. Section 3Protection des données et sécurité informatique14–18
  4. Section 4Dispositions finales19–20

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères (loi); vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA), arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information EDAssist+ (système EDAssist+).

Art. 2But

Le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) utilise le système EDAssist+ pour:

  1. a.

    enregistrer en ligne les personnes qui se rendent à l’étranger ou y voyagent;

  2. b.

    traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;

  3. c.

    prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;

  4. d.

    saisir et traiter les demandes soumises par la population;

  5. e.

    traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 16, 17 et 22 du Règlement du Service diplomatique et consulaire suisse, du 24 novembre 19671.

  1. [RO 1967 2033, 1978 1402, 2004 2915 art. 99 al. 2, 2007 4477 IV 8. RO 2015 3879 art. 75 ch. 2]

Art. 3Exploitation

Le système EDAssist+ est exploité par la Direction consulaire (DC) du DFAE.

Art. 4Structure du système EDAssist+

Le système EDAssist+ se compose des domaines suivants:

  1. a.

    enregistrement en ligne;

  2. b.

    avis de recherche et retours d’information;

  3. c.

    crises et catastrophes;

  4. d.

    helpline;

  5. e.

    protection consulaire.

Section 2 Données et traitement des données

Art. 5Enregistrement en ligne

1

 La personne qui se rend à l’étranger ou y voyage peut saisir ses données dans le domaine «enregistrement en ligne».

2

 Les données à saisir sont recensées à l’annexe 1.

3

 La saisie de données est réservée aux personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi.

Art. 6Avis de recherche et retours d’information

1

 Le domaine «avis de recherche et retours d’information» est destiné au traitement des données des personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi, qui sont portées disparues.

2

 Les données des personnes ayant déposé un avis de recherche sont également traitées.

3

 Les données à traiter sont recensées aux annexes 2 et 3.

4

 Les données sont saisies par la DC et les représentations diplomatiques et consulaires suisses à l’étranger (représentations). Les données visées à l’annexe 2, ch. 1 à 10, et à l’annexe 3, ch. 1 à 6, et concernant des personnes enregistrées dans le système d’information E-VERA (E-VERA) sont transférées automatiquement depuis celui-ci.1

  1. Nouvelle teneur selon l’art. 17 ch. 1 de l’O du 17 août 2016 sur le système d’information E-VERA, en vigueur depuis le 1er sept. 2016 (RO 2016 2933).

Art. 7Crises et catastrophes

1

 Le domaine «crises et catastrophes» est destiné au traitement des données de personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi qui sont touchées par une crise ou une catastrophe.

2

 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 4.

3

 Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe 4, ch. 1 à 10, et concernant des personnes enregistrées dans le système E‑VERA1 sont transférées automatiquement depuis celui-ci.

  1. Nouvelle expression selon l’art. 17 ch. 1 de l’O du 17 août 2016 sur le système d’information E-VERA, en vigueur depuis le 1er sept. 2016 (RO 2016 2933). Il a été tenu compte de cette mod. dans tout le texte.

Art. 8Helpline

1

 Le domaine «helpline» est destiné au traitement des données de personnes ayant soumis une demande à la DC ou à une représentation par écrit, par téléphone ou par voie électronique.

2

 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 5.

3

 Les données sont saisies par la DC et les représentations.

Art. 9Protection consulaire

1

 Le domaine «protection consulaire» est destiné au traitement des données de personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi et bénéficiant d’une assistance au titre de la protection consulaire.

2

 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 6.

3

 Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe 6, ch. 1 à 10, et concernant des personnes enregistrées dans le système E‑VERA sont transférées automatiquement depuis celui-ci.

Art. 10Droits de traitement

1

 La DC et les représentations ont le droit de traiter toutes les données du système EDAssist+.

2

 Les personnes visées à l’art. 5 ont le droit de traiter leurs données en ligne.

3

 Le Centre de gestion des crises du DFAE dispose, pour accomplir ses tâches, d’un droit de lecture de toutes les données figurant dans EDAssist+.1

  1. Introduit par l’art. 17 ch. 1 de l’O du 17 août 2016 sur le système d’information E-VERA, en vigueur depuis le 1er sept. 2016 (RO 2016 2933).

Art. 11Stockage, archivage et destruction des données

1

 Les données visées à l’annexe 1 sont détruites au plus tard 30 jours après l’écoulement de la durée indiquée du voyage.

2

 Les données visées aux annexes 2 à 6 et dont le statut est «désactivé» ou «archivé» sont détruites au plus tard cinq ans après la dernière consultation.

3

 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Art. 12Administration du système

1

 Les administrateurs système gèrent les systèmes informatiques, les bases de données et les applications. Ils planifient, installent, configurent et supervisent l’infrastructure technique du système EDAssist+.

2

 La personne responsable de l’application sert d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Elle veille à ce que les utilisateurs soient satisfaits et analyse les besoins en vue du développement futur du système EDAssist+. Elle est rattachée à la DC.

Art. 13Attribution des droits d’accès individuels

1

 La personne responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux collaborateurs de la DC et des représentations.

2

 Chaque année, elle vérifie si les conditions justifiant le droit d’accès sont toujours remplies.

Section 3 Protection des données et sécurité informatique

Art. 14Droit d’accès et de rectification

1

 Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la DC de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes.

2

 Ces renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.

3

 Conformément à l’art. 9 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données1, il est possible de refuser ou de restreindre la communication des renseignements demandés, voire d’en différer l’octroi.

  1. RS 235.1

Art. 15Devoirs de diligence

1

 La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.

2

 Elle s’assure que les données saisies dans le système EDAssist+ sont exactes, complètes et mises à jour; cette disposition ne s’applique pas aux données du domaine «enregistrement en ligne».

Art. 16Sécurité des données et sécurité informatique

1

 La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par:

  1. a.

    l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données1;

  2. b.

    l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques2.3

2

 La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

3

 La DC prend des mesures techniques et organisationnelles contre le traitement non autorisé et le vol de données.

  1. RS 235.11
  2. RS 120.73
  3. Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 13 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le 1er avr. 2021 (RO 2021 132).

Art. 17Journalisation

Les accès au système EDAssist+ et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.

Art. 18Surveillance

1

 La DC exerce la surveillance sur le traitement des données dans EDAssist+ au sens de la présente ordonnance.

2

 Le DFAE veille au respect de la protection et de la sécurité des données.

Section 4 Dispositions finales

Art. 20Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2012.

Annexes

  • Données dans le domaine «enregistrement en ligne»
  • Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes portées disparues
  • Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes ayant soumis un avis de recherche
  • Données dans le domaine «crises et catastrophes»
  • Données dans le domaine «Helpline»
  • Données dans le domaine «protection consulaire»

Les annexes sont consultables sur Fedlex.

Texte : droit fédéral consolidé (Fedlex), version du 01.04.2021. Seule la publication officielle fait foi. Hébergement en Europe (RGPD).