Ordinanza del 9 dicembre 2011 sul sistema d'informazione EDAssist+

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione del sistema d’informazione EDAssist+ (EDAssist+).

EDAssist+ serve al Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) per:

1. a.

   registrare online le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero;

2. b.

   trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;

3. c.

   avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;

4. d.

   registrare e trattare le richieste della popolazione;

5. e.

   trattare casi di protezione consolare ai sensi degli articoli 16, 17 e 22 del Regolamento del 24 novembre 1967¹ del servizio diplomatico e consolare svizzero.

EDAssist+ è gestito dalla Direzione consolare (DC) del DFAE.

EDAssist+ è composto dai seguenti ambiti:

1. a.

   registrazione online;

2. b.

   avvisi di ricerca e riscontri;

3. c.

   crisi e catastrofi;

4. d.

   helpline;

5. e.

   protezione consolare.

 Le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero possono registrare i loro dati nell’ambito «registrazione online».

 L’allegato 1 disciplina i dati da registrare.

 La registrazione è riservata alle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge.

 Nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge che risultano scomparse.

 Si trattano inoltre dati di persone che hanno formulato un avviso di ricerca.

 Gli allegati 2 e 3 disciplinano i dati da trattare.

 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero (rappresentanze). I dati di cui all’allegato 2 numeri 1–10 e all’allegato 3 numeri 1–6 che riguardano le persone registrate nel sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.¹

 Nell’ambito «crisi e catastrofi» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge colpite da una crisi o una catastrofe.

 L’allegato 4 disciplina i dati da trattare.

 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 4 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in E-VERA¹ sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.

 Nell’ambito «helpline» si trattano dati di persone che formulano una richiesta elettronica, scritta o telefonica alla DC o alle rappresentanze.

 L’allegato 5 disciplina i dati da trattare.

 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze.

 Nell’ambito «protezione consolare» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge assistite nell’ambito della protezione consolare.

 L’allegato 6 disciplina i dati da trattare.

 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 6 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in E-VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.

 La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+.

 Le persone di cui all’articolo 5 hanno il diritto di trattare i loro dati personali mediante procedura di richiamo.

 Il Centro di gestione delle crisi del DFAE ha il diritto di lettura per tutti i dati registrati in EDAssist+ per l’adempimento dei suoi compiti.¹

 I dati di cui all’allegato 1 vengono distrutti al più tardi 30 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.

 I dati di cui agli allegati 2–6 con l’indicazione «disattivato» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi 5 anni dopo l’ultimo accesso.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

 Gli amministratori del sistema gestiscono i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni. Inoltre pianificano, installano, configurano e gestiscono l’infrastruttura tecnica di EDAssist+.

 Il responsabile delle applicazioni costituisce l’interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. Assicura la soddisfazione degli utenti e svolge accertamenti dei bisogni in vista dello sviluppo di EDAssist+. È aggregato alla DC.

 Il responsabile delle applicazioni accorda ai collaboratori della DC e delle rappresentanze il diritto di accesso individuale.

 Inoltre verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.

 Ogni persona può chiedere alla DC, per scritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e la rettifica di dati inesatti.

 Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.

 Ai sensi dell’articolo 9 della legge federale del 19 giugno 1992¹ sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.

 La DC provvede affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.

 Garantisce che i dati in EDAssist+ siano esatti, completi e aggiornati; sono fatti salvi i dati dell’ambito «registrazione online».

 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono rette:

1. a.

   dall’ordinanza del 14 giugno 1993¹ relativa alla legge federale sulla protezione dei dati;

2. b.

   dall’ordinanza del 27 maggio 2020² sui ciber-rischi.³

 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici tesi ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

 La DC prende i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari per proteggere i dati da ogni trattamento non autorizzato e dalla loro sottrazione.

Gli accessi e le modifiche in EDAssist+ sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno.

 La DC esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali in EDAssist+ ai sensi della presente ordinanza.

 Il DFAE esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

…¹

La presente ordinanza entra in vigore il 1° febbraio 2012.