Ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération (OPDC)

 La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles des candidats à un emploi, des employés et des anciens employés de l’administration fédérale visés à l’art. 1, al. 1, de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération¹, hors domaine des EPF, ainsi que:

1. a.

   du personnel régi par le code des obligations² (art. 6, al. 5 et 6, LPers);

2. b.

   du personnel du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) engagé à l’étranger sur la base d’un contrat de droit privé et non transférable;

3. c.

   des personnes en formation, régies par la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle³;

4. d.

   du personnel régi par l’ordonnance du 2 décembre 2005 sur le personnel affecté à la promotion de la paix, au renforcement des droits de l’homme et à l’aide humanitaire⁴.

 Les chapitres 4 et 6 de la présente ordonnance s’appliquent en outre aux personnes liées à l’administration fédérale par un mandat ou un contrat de location de services et aux consuls honoraires.⁵

 La présente ordonnance ne s’applique pas si la loi fédérale du 3 octobre 2008 sur les systèmes d’information de l’armée et du DDPS (LSIA)⁶ et l’ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d’information de l’armée et du DDPS (OSIAr)⁷ contiennent des dispositions concernant le traitement des données personnelles de candidats ou d’employés et d’anciens employés du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS).⁸

Les employés sont informés avant la mise en service ou la modification d’un système d’information ou d’une banque de données.

Les employés peuvent demander conseil aux conseillers à la protection des données de leur unité administrative ou de leur département.

 Les dossiers exploités manuellement doivent être conservés sous clé.

 L’Office fédéral du personnel (OFPER) peut édicter des directives pour les systèmes d’information soumis à la présente ordonnance. Celles-ci règlent notamment les mesures organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les supérieurs hiérarchiques des unités administratives prennent, dans leur domaine d’activité, les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour sécuriser les données personnelles.

 Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel concerné, de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) et des médecins désignés par le Département fédéral des finances. Les art. 15 et 27 sont réservés.¹

 Les données incorrectes doivent être corrigées d’office.

 Les directeurs des offices sont responsables de l’information préalable des employés dont les données liées à l’activité professionnelle sont publiées sur Intranet, dans un organe de publication interne ou sur un tableau d’affichage.

 L’information porte sur la nature de la publication prévue et mentionne que les employés qui s’opposent à la publication peuvent le signifier à tout moment par écrit.

 La publication de données sensibles requiert le consentement écrit de la personne concernée.

 Aucune donnée ne peut être communiquée à des tiers, en particulier aux nouveaux employeurs, instituts bancaires ou instituts de crédit et aux bailleurs, sans le consentement écrit de la personne concernée. La personne qui communique des données s’assure au préalable qu’un consentement conforme a été donné.

 Le consentement de la personne concernée est considéré comme donné si elle cite une autre personne comme référence pour fournir des informations.

 La communication se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

 Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux employés qui changent d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale. Les art. 7a, 7b, 22 et 35 sont réservés.¹

Les données nécessaires à la vérification du caractère raisonnablement exigible d’un travail ou au transfert de rapports de travail peuvent être communiquées à la nouvelle unité administrative pour la préparation et la mise en œuvre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelle. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

La communication de données entre unités administratives est possible si la fourniture d’une prestation financière indue à un employé a été constatée ou qu’il en existe un soupçon fondé. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

 Les candidats transmettent leur dossier de candidature par voie électronique. Exceptionnellement, ils peuvent le transmettre sur papier.¹

 Les unités administratives peuvent saisir électroniquement un dossier de candidature transmis sur papier.

 Au lieu de mener des entretiens de candidature sur place, les unités administratives peuvent tenir des conférences audio ou vidéo, ou encore utiliser des enregistrements réalisés par le candidat. Ces différentes sources documentaires font partie du dossier de candidature.²

 Le dossier de candidature peut contenir des données personnelles sensibles, en particulier dans le curriculum vitae.¹

 Il peut contenir notamment les données énumérées à l’annexe 1.

 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les personnes responsables du choix des candidats traitent les données des dossiers de candidature dans leur domaine pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

 À l’issue de la procédure de candidature, les données des personnes engagées sont saisies dans le dossier du personnel (art. 19 à 23) et dans le système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 30 à 38). Les sources documentaires visées à l’art. 8, al. 3, ne sont pas concernées.¹

 Les dossiers de candidature transmis sur papier sont renvoyés aux candidats non retenus. Les autres données, à l’exception de la lettre de candidature, sont détruites au plus tard dans les trois mois suivant la clôture de la procédure de candidature. Sont réservés les accords spéciaux conclus avec les candidats. Le délai de conservation d’un dossier peut être prolongé si ce dernier est nécessaire au traitement de recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité².

 L’accord exprès des candidats est requis pour les clarifications suivantes:

1. a.

   l’exécution de tests de personnalité;

2. b.

   la recherche de références;

3. c.

   le recours à une expertise graphologique.

 Les candidats doivent être informés avant l’exécution de tests de personnalité:

1. a.

   du but du test;

2. b.

   de l’usage qui sera fait des résultats du test, et

3. c.

   du cercle des personnes qui sont informées des résultats du test.

Le système d’information pour le recrutement des collaborateurs (système d’information E‑Recrutement) sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de recrutement.

 Le système d’information E-Recrutement comprend l’application E-Disposition et un module de gestion des candidatures.

 L’application E-Disposition sert à créer et à publier les offres d’emploi.

 Le module de gestion des candidatures sert à enregistrer les postes à mettre au concours avec les informations nécessaires et à traiter les données des candidats.

 La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

 Les services du personnel et les services spécialisés dans la gestion du personnel octroient, dans chaque cas d’espèce, les droits d’accès aux personnes responsables du choix des candidats.

En cas de candidature électronique, le candidat peut exercer lui-même dans le système d’information E‑Recrutement son droit d’accès, de rectification et d’effacement.

 Les accès au système d’information E-Recrutement et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

 Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

 L’OFPER est responsable du système d’information E-Recrutement.

 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel détruisent les données du système d’information E-Recrutement au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature. L’art. 10, al. 2 et 3, est réservé.

 Les dossiers du personnel peuvent contenir les données sensibles suivantes:

1. a.

   données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches;

2. b.

   informations tirées du dossier de candidature;

3. c.

   données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux et absences consécutives à une maladie ou un accident, expertises médicales, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;

4. d.

   données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel;

5. e.

   certificats de travail;

6. f.

   actes de procédure et décisions des autorités, notamment saisies de salaire, décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes, extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales, actes concernant des litiges liés aux rapports de travail et actes concernant des enquêtes disciplinaires;

7. g.

   déclarations à l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l’assurance-invalidité (AI), à l’assurance pour les allocations pour perte de gain (APG), aux allocations familiales, à l’assurance-chômage (AC), à la CNA ou à une autre assurance-accidents, à Publica et à l’assurance militaire (assurances sociales), et décisions de ces assurances;

8. h.

   pour les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts et pour le personnel affecté à l’étranger et leurs proches: appartenance religieuse et données relatives à la santé.

 Les données contenues dans le dossier du personnel sont énumérées à l’annexe 2.

Les services suivants traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige:

1. a.

   les services du personnel;

2. b.

   les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel;

3. c.

   les supérieurs hiérarchiques;

4. d.

   les domaines spécialisés de l’OFPER;

5. e.

   les services juridiques.

La responsabilité de la protection des données incombe aux unités administratives; la responsabilité des départements est réservée lorsque leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel ont accès aux dossiers du personnel.

 En cas de transfert dans une autre unité administrative, le dossier du personnel n’est pas transmis à celle-ci. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

 En cas de transfert dans une autre unité administrative consécutif à une reprise d’exploitation organisationnelle, le dossier du personnel est transmis à la nouvelle unité administrative.

 En accord avec l’employé concerné, la nouvelle unité administrative peut demander à l’ancienne unité administrative de lui fournir les documents que l’employé a déjà remis à celle-ci.

 Les données du dossier du personnel sont conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail. À l’expiration du délai de conservation, elles sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

 Les résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.

 Les évaluations de prestations et les décisions reposant sur une évaluation sont conservées pendant cinq ans. Exceptionnellement, elles peuvent être conservées plus longtemps si un litige concernant les rapports de travail le justifie. Le cas échéant, elles sont conservées au plus tard jusqu’à la fin de la procédure, puis détruites.

Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données personnelles des employés.

Les données non sensibles peuvent être reprises du système d’information pour la gestion des données du personnel.

 Les personnes responsables au sein du département octroient à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

 Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel peuvent octroyer, au besoin, un droit d’accès aux supérieurs hiérarchiques, au service juridique concerné et aux domaines spécialisés de l’OFPER.¹

Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès à leurs données dans le système d’information E-Dossier personnel.

 Les accès au système d’information E-Dossier personnel et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

 Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

 L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel.

 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

Le système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) sert à l’exécution des tâches suivantes:

1. a.

   gestion centralisée des données personnelles relatives aux employés et gestion de ces données par les unités administratives;

2. b.

   traitement des données relatives aux salaires et réalisation d’évaluations, de simulations budgétaires et de planifications des frais de personnel;

3. c.

   gestion des données utiles à la formation et à la relève des cadres et au développement des capacités de gestion.

 L’IGDP peut contenir les catégories de données sensibles suivantes:

1. a.

   données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches, notamment données personnelles, adhésion à des organisations syndicales pour l’encaissement des cotisations, activités accessoires et charges publiques soumises à autorisation;

2. b.

   données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou un accident;

3. c.

   données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel, notamment échelon d’évaluation et compétences linguistiques;

4. d.

   données relatives aux actes de procédure et aux décisions des autorités, notamment saisies de salaire, allocations familiales, créances de salaire, indemnités de départ;

5. e.

   données relatives aux décisions des assurances sociales, notamment décomptes et informations concernant une réduction de la capacité de gain.

 Les données contenues dans l’IGDP sont énumérées à l’annexe 3.

L’IGDP comprend les modules suivants:

1. a.

   gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel;

2. b.

   administration du personnel, pour la gestion des données personnelles des employés;

3. c.

   décompte du salaire, pour le décompte et le versement des salaires des employés;

4. d.

   gestion du temps, pour la gestion des données relatives au temps de travail;

5. e.

   gestion des coûts de personnel, pour la planification et le contrôle de gestion des coûts de personnel;

6. f.

   développement du personnel, pour le plan de carrière et la planification du développement des employés;

7. g.

   gestion des déplacements, pour la saisie et le décompte des déplacements, y compris les coûts de déplacement et les frais correspondants;

8. h.

   introduction du personnel, pour la gestion des données personnelles des nouveaux employés;

9. i.

   données de base servant à l’établissement des certificats de travail;

10. j.

    gestion des absences consécutives à une maladie ou un accident;

11. k.

    administration des données pour l’engagement de personnel afin de faire face à un surcroît de travail extraordinaire ou particulièrement urgent, notamment en faveur de l’organisation de crise de l’administration fédérale.

 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les services d’assistance technique et les domaines spécialisés de l’OFPER traitent les données de l’IGDP pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

 Les employés peuvent traiter leurs propres données, notamment les données personnelles, les données relatives au temps de travail, les frais, les coordonnées bancaires, les compétences et les données relatives aux engagements de personnel auxiliaire, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.¹

 Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter et approuver les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, les frais et les compétences, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

 L’étendue des droits de traitement est réglée à l’annexe 3.

 Les données, y compris les données sensibles, contenues dans l’IGDP peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:

1. a.

   si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication de données sensibles;

2. b.

   si le système d’information a été annoncé au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données ¹;

3. c.

   si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information;

4. d.

   s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

 La communication des données a lieu par le biais de la base centralisée des identités visée à l’art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération (OIAM)², pour autant que les données soient disponibles.

 La communication des données peut se faire via un distributeur.

 Les unités administratives peuvent reprendre de l’IGDP les données non sensibles de leurs employés pour l’administration du personnel dans leur domaine.

Lorsqu’un employé change d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale, les droits de traitement des données de l’IGDP qui le concernent sont supprimés pour l’unité dont il relevait et transférés à la nouvelle unité.

 Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans l’IGDP.

 À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

 Les accès à l’IGDP et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

 Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

 L’OFPER est responsable de l’IGDP.

 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

L’OFPER exploite un système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel contient les données sensibles suivantes:

1. a.

   données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou un accident;

2. b.

   données relatives aux prestations et aux compétences.

 Les données destinées au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises de l’IGDP.¹

 Les données relatives à la gestion du temps dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises également des systèmes suivants:

1. a.

   systèmes d’information nécessaires aux processus de soutien dans les domaines des finances et de la logistique de l’administration fédérale, visés aux art. 42 à 47 de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération²;

2. b.

   système d’information pour la gestion intégrée des ressources, visé aux art. 179a à 179f LSIA;

3. c.

   …

4. d.

   système d’information sur le personnel des unités administratives du DDPS hors du Groupement Défense, visé aux art. 72j à 72j^sexies OSIAr;

5. e.

   système d’information «Perizoll», visé à l’annexe 7 de l’ordonnance du 23 août 2017 sur le traitement des données dans l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières^{3 4}.

Les données contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont énumérées à l’annexe 4.

Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel comprend les modules suivants:

1. a.

   gestion de l’organisation;

2. b.

   administration du personnel;

3. c.

   décompte du salaire;

4. d.

   gestion du temps;

5. e.

   gestion des coûts de personnel;

6. f.

   développement du personnel;

7. g.

   décompte des frais de déplacement.

 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les domaines spécialisés de l’OFPER et les services d’assistance technique traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

 Les employés peuvent consulter leurs propres données, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.¹

 Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.²

 L’étendue des droits de traitement est réglée à l’annexe 4.

Les données, y compris les données sensibles, contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:

1. a.

   si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication des données sensibles;

2. b.

   si le système d’information a été déclaré au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, LPD²;

3. c.

   si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information, et

4. d.

   s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

 Les données sont conservées pendant dix ans dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

 À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

 Les accès au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

 Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

 L’OFPER est responsable du système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

 Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

Le système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération) sert à l’exécution des tâches suivantes dans le domaine de la formation et du perfectionnement:

1. a.

   saisie et publication des projets de formation;

2. b.

   planification et mise en œuvre de la formation;

3. c.

   pilotage des processus de formation;

4. d.

   vérification de la formation;

5. e.

   gestion des compétences;

6. f.

   archivage de matériel didactique électronique (documents, didacticiels, films, tests en ligne);

7. g.

   communication entre les formateurs et les participants aux cours;

8. h.

   mise en oeuvre d’enquêtes en ligne pour les évaluations.

Les données contenues dans le LMS de la Confédération sont énumérées à l’annexe 5.

Les participants aux cours, les responsables de la formation et de l’encadrement, les responsables de cours, les administrateurs des cours, les responsables de l’assistance technique et les formateurs traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

Les services responsables collectent les données pour le LMS de la Confédération:

1. a.

   auprès des participants aux cours;

2. b.

   dans l’IGDP.

 Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans le LMS de la Confédération.

 À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

 Les accès au LMS de la Confédération et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

 Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

L’OFPER est responsable du LMS de la Confédération.

Les données contenues dans les dossiers de la CSPers sont énumérées à l’annexe 6.

 Au terme de la clôture d’un cas, les données contenues dans les dossiers sont conservées par la CSPers.

 La durée de conservation est de cinq ans dans les cas suivants:

1. a.

   conseils et soutien dans les domaines du travail, des questions sociales, de la santé et des questions financières;

2. b.

   gestion de cas.

 Elle est de dix ans dans les cas suivants:

1. a.

   conseils et soutien dans les domaines de la gestion des revenus et du règlement des dettes;

2. b.

   décisions concernant les demandes de prestations au sens de l’ordonnance du 18 décembre 2002 concernant le fonds de secours du personnel de la Confédération¹;

3. c.

   affectations des moyens financiers destinés à l’intégration professionnelle de personnes handicapées dans l’administration fédérale.

 Les demandes d’affectation des moyens financiers au sens de l’al. 3, let. c, sont conservées par l’OFPER pendant les dix ans qui suivent l’affectation des moyens financiers.

 À l’expiration du délai de conservation, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Le système d’information de la CSPers sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données des personnes faisant appel à ses services.

La CSPers octroie dans chaque cas d’espèce, aux personnes et aux services au sens de l’art. 27d, al. 4, LPers, un droit d’accès temporaire et limité à une partie du contenu.

 Les accès au système d’information de la CSPers et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.¹

 Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

La CSPers est responsable de son système d’information.

Les médecins chargés de réaliser des expertises médicales ne peuvent communiquer à l’unité administrative ou à des tiers des données relatives à la santé que si les exigences énoncées à l’art. 28, al. 2 à 4, LPers sont remplies.

Abrogés

L’abrogation et la modification d’autres actes sont réglées à l’annexe 8.

L’OFPER conserve le dossier médical des employés et des candidats pendant dix ans à compter de l’entrée en vigueur de la modification du 19 octobre 2022, pour autant que ce dossier ait été créé avant le 1^er janvier 2021.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er janvier 2018.