Ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC)

 La présente ordonnance règle les émoluments perçus pour les opérations d’état civil par les autorités suivantes:

1. a.

   les officiers de l’état civil;

2. b.

   les autorités cantonales de surveillance de l’état civil;

3. c.

   les représentations de la Suisse à l’étranger;

4. d.

   l’Office fédéral de l’état civil.

 Les opérations d’état civil ne peuvent faire l’objet d’aucun autre émolument, débours ou supplément.

 Les débours font l’objet d’un décompte séparé. Ils sont en principe perçus en même temps que l’émolument.

 Est tenu d’acquitter un émolument:

1. a.

   celui qui sollicite une prestation au sens de l’art. 1;

2. b.

   celui à qui profite une opération effectuée d’office;

3. c.

   celui qui, par sa faute, rend nécessaire une opération supplémentaire.

 Si l’émolument requis pour une prestation est à la charge de plusieurs personnes, celles-ci en répondent solidairement.

 Les autorités et les institutions de la Confédération, des cantons et des communes sont exemptées de tout émolument à moins que la prestation sollicitée ne soit fournie dans l’intérêt direct d’un particulier. Sont réservés d’autres cas d’exemption prévus par le droit fédéral.

 Les cantons peuvent prévoir une remise totale ou partielle des émoluments perçus pour la célébration d’un mariage ou la conversion d’un partenariat enregistré en mariage et de ceux perçus pour les déplacements effectués en relation avec ces prestations (art. 1a, al. 4, de l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil, OEC¹).²

 Aucun émolument n’est perçu pour la divulgation de données personnelles à des autorités étrangères (art. 54 et 61 OEC).³

 Les émoluments sont fixés:

1. a.

   dans l’annexe 1 s’agissant des prestations qui relèvent en premier lieu de la compétence des officiers de l’état civil;

2. b.

   dans l’annexe 2 s’agissant des prestations qui relèvent en premier lieu de la compétence des autorités cantonales de l’état civil;

3. c.

   dans l’annexe 3 s’agissant des prestations des représentations de la Suisse à l’étranger;

4. d.

   dans l’annexe 4 s’agissant des prestations de l’Office fédéral de l’état civil.

 Sauf disposition contraire, les autorités susmentionnées appliquent les émoluments fixés dans les annexes 1 à 4 indépendamment de leur compétence principale.¹

 Lorsque les émoluments sont calculés d’après la durée de l’opération, toute fraction de demi-heure compte pour une demi-heure.

 Lorsque les émoluments sont calculés selon le nombre de page, toute fraction de page compte pour une page.

 Lorsque l’ordonnance fixe une fourchette, l’émolument est calculé en fonction notamment du temps employé, de la complexité et de l’importance de l’affaire ainsi que de l’intérêt et de la faute de l’assujetti.

 L’émolument est majoré:

1. a.

   de 50 % lorsque la demande doit être traitée d’urgence, ou

2. b.

   de 100 %:

   1. 1.

      lorsqu’une opération doit être exécutée entre 18 heures et 7 heures, le dimanche ou un jour férié ordinaire,

   2. 2.

      lorsqu’une opération requiert un surcroît extraordinaire de travail,

   3. 3.

      lorsque la célébration d’un mariage ou la conversion du partenariat enregistré en mariage sous forme de cérémonie intervient le samedi.

 Les cantons peuvent renoncer au supplément visé à l’al. 1, let. b, ch. 1, pour les opérations exécutées entre 18 heures et 19 heures et à celui visé à l’al. 1, let. b, ch. 3.

 Tout supplément doit être motivé et faire l’objet d’un décompte séparé.

 Sont réputés débours les frais supplémentaires qui résultent d’une prestation donnée, notamment:¹

1. a.

   les frais de port et de télécommunication;

2. b.

   les frais de déplacement et de transport;

3. c.

   les frais d’autres autorités ou de tiers, en particulier les autorisations, vérifications, expertises, renseignements, traductions et recours à un interprète;

4. d.

   les coûts relatifs à l’obtention des informations et documents nécessaires;

5. e.

   les frais d’utilisation d’un autre local que la salle des mariages pour la célébration du mariage ou la conversion du partenariat enregistré en mariage sous forme de cérémonie (art. 1a, al. 4, OEC²);

6. f.

   le coût de l’étui de documents d’état civil;

7. g.

   les émoluments perçus pour la délivrance de la confirmation d’admission au sens de l’art. 21, al. 1, de l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques³.

 Les autorités et les institutions exemptées du paiement des émoluments selon l’art. 3 paient les débours. Font exception les sommes minimes et les frais énumérés à l’al. 1, let. a, lorsqu’ils sont causés par une communication directe entre fournisseur et bénéficiaire de la prestation.

 Les débours découlant de l’application de la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur l’égalité pour les handicapés⁴ sont supportés par l’office de l’état civil.⁵

L’assujetti peut être astreint au versement d’une avance appropriée sur l’émolument et les débours ou au règlement d’une facture intermédiaire.

 L’émolument est fixé sitôt la prestation fournie.

 Cette décision peut être déférée à l’unité administrative supérieure. Les art. 89 et 90 OEC¹ sont applicables.²

 Les décisions relatives aux émoluments perçus pour la communication des données contenues dans le registre des donneurs de sperme peuvent faire l’objet d’un recours conformément à la loi fédérale du 18 décembre 1998 sur la procréation médicalement assistée³.⁴

Pour payer l’émolument, l’assujetti dispose d’un délai de 30 jours à compter de l’entrée en force de la décision.

 Les émoluments peuvent être perçus contre remboursement lorsque l’assujetti y consent ou que les circonstances le justifient.

 À l’étranger, les émoluments sont payables dans la monnaie locale. Le cours de change est fixé par les représentations selon les instructions du Département fédéral des affaires étrangères.

 Les émoluments perçus pour les rappels sont régis par le droit cantonal, sauf s’ils relèvent d’une autorité fédérale.¹

 Les émoluments et les débours peuvent être réduits ou remis pour de justes motifs, notamment:

1. a.

   lorsque l’assujetti est dans le besoin;

2. b.

   lorsque la prestation sert l’intérêt public ou un but d’utilité publique;

3. c.

   pour les simples renseignements et les travaux de peu d’importance.

 Les débours qui résultent d’une prestation ou d’une activité d’intérêt public sont supportés par l’office de l’état civil s’ils ne peuvent être mis à la charge d’un assujetti en vertu de l’art. 2, al. 1, ou s’ils sont irrécouvrables.

 Les débours relatifs à la mise à jour du registre de l’état civil qui ne peuvent être mis à la charge d’aucune personne sont supportés par l’office de l’état civil compétent pour l’enregistrement.

 La créance en paiement de l’émolument se prescrit par cinq ans.

 La prescription est interrompue par tout acte administratif invoquant la créance auprès de l’assujetti.

 Le Département fédéral de justice et police adapte les émoluments à l’évolution des prix, en règle générale tous les quatre ans pour le début de l’année civile.

 Il procède plus tôt à l’adaptation des émoluments lorsque l’indice suisse des prix à la consommation a varié de plus de 5 % par rapport à la dernière indexation.

 Les émoluments sont arrondis aux 5 francs supérieurs ou inférieurs.

...¹

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er janvier 2000.