Législation

Ordonnance du 20 juin 2018 sur le traitement des données dans le système de gestion des mandats du Service linguistique DFAE

RS 172.010.60En vigueurVersion du 01.09.202314 articles

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Table des matières
  1. Section 1Dispositions générales1–4
  2. Section 2Données et droits de traitement5–8
  3. Section 3Droits d’accès et exploitation9–10
  4. Section 4Sécurité des données11–13
  5. Section 5Entrée en vigueur14

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA), arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement automatisé des données (système) du Service linguistique du Département fédéral des affaires étrangères (Service linguistique DFAE).

Art. 2But du système

Le système est utilisé par le Service linguistique DFAE pour:

  1. a.

    la réception et la livraison de prestations linguistiques commandées par des clients (art. 5, al. 1, let. a) via le portail en ligne;

  2. b.

    la saisie et la gestion des mandats;

  3. c.

    l’attribution des mandats à des traducteurs internes et externes;

  4. d.

    la gestion des ressources;

  5. e.

    la production de statistiques et de rapports;

  6. f.

    le suivi des mandats;

  7. g.

    la traçabilité de l’attribution et du traitement des mandats.

Art. 3Responsabilité

Le Service linguistique DFAE est responsable du système.

Art. 4Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Section 2 Données et droits de traitement

Art. 5Données personnelles saisies dans le système

1

 Le système contient des données concernant les personnes suivantes:

  1. a.

    employés du DFAE qui commandent des prestations linguistiques (clients);

  2. b.

    employés du Service linguistique DFAE;

  3. c.

    traducteurs externes mandatés.

2

 Les données sont indiquées dans l’annexe.

Art. 6Provenance des données et droits de traitement

1

 Pour les clients et les employés du Service linguistique DFAE, l’adresse électronique ainsi que les données relatives à l’unité d’organisation dont elles relèvent proviennent de la base centralisée des identités de la Confédération exploitée par l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en conformité avec l’art. 13, al. 1 et 4, de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identi­fication et les services d’annuaires de la Confédération1. Ces données ne peuvent être modifiées. Les données relatives aux mandats confiés aux employés du Service linguistique DFAE sont saisies par le Service linguistique DFAE.

2

 Pour les traducteurs externes, l’adresse électronique et les données relatives aux mandats qui leur sont confiés sont saisies par le Service linguistique DFAE.

3

 Les autres données sont saisies directement par les personnes concernées, qui peuvent les modifier à tout moment.

4

 Les autres droits de traitement sont indiqués dans l’annexe.

5

 Le secteur Informatique DFAE possède les droits de traitement nécessaires à l’accom­plissement de ses tâches.

6

 Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

  1. RS 172.010.59

Art. 7Documents

Tout document relatif à un mandat saisi peut être enregistré dans le système.

Art. 8Destruction des données

1

 Sous réserve de l’al. 2, les données sont détruites douze mois après le dernier accès.

2

 Les données suivantes sont détruites dix ans après le dernier accès:

  1. a.

    nom;

  2. b.

    prénom;

  3. c.

    deuxième prénom;

  4. d.

    adresse électronique (nom d’utilisateur);

  5. e.

    indications concernant l’unité d’organisation;

  6. f.

    nom de l’entreprise.

Section 3 Droits d’accès et exploitation

Art. 9Exploitation technique et administration du système

1

 Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

2

 L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.

3

 Le responsable du programme sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Il est rattaché au Service linguistique DFAE.

Art. 10Attribution des droits d’accès

1

 Le responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

2

 Il vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d'accès sont toujours remplies.

Section 4 Sécurité des données

Art. 11Devoir de diligence

1

 Le Service linguistique DFAE veille à ce que le traitement des données personnelles dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2

 Il s’assure que les données sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12Règlement relatif au traitement des données

Le Service linguistique DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 13Journalisation

1

 Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an au maximum, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.1

  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 19 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5 Entrée en vigueur

Art. 14

er

La présente ordonnance entre en vigueur le 1 août 2018.

Texte : droit fédéral consolidé (Fedlex), version du 01.09.2023. Seule la publication officielle fait foi. Hébergement en Europe (RGPD).