Ordonnance du 8 septembre 1999 relative à la loi fédérale sur l'archivage (Ordonnance sur l'archivage, OLAr)

 La présente ordonnance règle les droits et les obligations des services entrant dans le champ d’application de la loi qui sont tenus de proposer leurs documents aux Archives fédérales et qui archivent eux-mêmes leurs documents, les droits et les obligations des Archives fédérales, l’accès aux archives et l’utilisation des archives à des fins commerciales.

 Sauf disposition contraire dans la suite du texte, les présentes dispositions s’appliquent par analogie aux services qui archivent eux-mêmes leurs documents.

 Entrent dans le champ d’application de la présente ordonnance l’Assemblée fédérale, le Conseil fédéral, les Services du Parlement et la Banque nationale suisse, ainsi que les organes fédéraux mentionnés à l’annexe 1, visés à l’art. 1, al. 1, let. b à d et g, de la loi.

 Les établissements fédéraux autonomes et les institutions fédérales similaires visés à l’art. 1, al. 1, let. e, de la loi, auxquels s’applique la présente ordonnance, sont mentionnés à l’annexe 2.

 Les personnes de droit public ou de droit privé visées à l’art. 1, al. 1, let. h, de la loi sont, en particulier, les personnes ou les institutions auxquelles sont déléguées des compétences relevant de la souveraineté de l’État, notamment des compétences décisionnelles, ou qui, dans l’exercice de leurs tâches d’exécution, sont soumises à la surveillance directe et complète de la Confédération. Le Département fédéral de l’intérieur (département) désigne ces personnes et ces institutions dans une ordonnance.

 Le département peut modifier ou compléter les annexes 1 et 2 après avoir consulté les services concernés.

 Les services tenus de proposer leurs documents aux Archives fédérales veillent à ce que ces documents permettent de vérifier ultérieurement leurs activités et d’en rendre compte. Ils prennent les mesures organisationnelles, administratives et techniques nécessaires à la constitution et à la gestion de documents archivables.

 …¹

 Les documents ne sont plus utilisés en permanence et doivent par conséquent être proposés aux Archives fédérales lorsque le service tenu de les proposer ne les utilise plus de manière fréquente et régulière, l’échéance étant de cinq ans après l’ajout du dernier document au dossier.¹

 Les Archives fédérales peuvent prolonger le délai fixé à l’al. 1 si le service tenu de leur proposer ses documents peut justifier qu’il en a encore besoin.

 Certains types de documents sont proposés voire versés aux Archives fédérales immédiatement après qu’ils ont été établis ou signés; les traités internationaux passent par la Direction du droit international public. Les Archives fédérales règlent les détails de cette prise en charge dans des instructions.

 Le service tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales veille à les préparer de telle manière que l’on puisse, sans surcroît de travail, les évaluer et, si on les a désignés comme ayant une valeur archivistique, les archiver.

 Le service tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales indique les documents qui ont une valeur archivistique du point de vue juridique et administratif.

 Les cas où des délais de protection particuliers en application de l’art. 12 de la loi sont nécessaires doivent être signalés dès le moment où les documents sont proposés aux Archives fédérales.

 Les Archives fédérales règlent dans des instructions les détails de l’obligation de proposer les documents et du versement des documents.

 Les Archives fédérales décident si les documents proposés doivent être archivés durablement, en tenant compte des propositions du service tenu de proposer ses documents. Elles évaluent les documents proposés en fonction de critères historiques et archivistiques.

 Si la valeur archivistique de certains documents fait l’objet d’un désaccord entre les Archives fédérales et le service tenu de proposer ses documents, les documents en question sont archivés.

 Les Archives fédérales déterminent, en collaboration avec les services qui archivent eux-mêmes leurs documents, la valeur archivistique de ces documents.

 Les Archives fédérales disposent d’un délai d’une année pour déterminer la valeur archivistique des documents qui leur sont proposés. À cette échéance, si elles ne se sont pas prononcées, l’obligation d’archivage cesse. Le délai d’une année peut être prolongé si les Archives fédérales peuvent faire valoir qu’il leur est impossible d’évaluer les documents dans le délai imparti.

 La Banque nationale suisse, ainsi que les établissements fédéraux autonomes et les institutions fédérales similaires mentionnés à l’annexe 2, archivent eux-mêmes leurs documents.

 Les autres personnes de droit public ou de droit privé visées à l’art. 1, al. 1, let. h, de la loi et à l’art. 2, al. 3, de la présente ordonnance, pour autant qu’elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédération leur a déléguées, le Tribunal pénal fédéral, le Tribunal administratif fédéral et les commissions fédérales de recours ou d’arbitrage visées à l’art. 1, al. 1, let. d, de la loi et mentionnées à l’annexe 1, indiquent aux Archives fédérales s’ils veulent archiver eux-mêmes leurs documents.¹

 Les Archives fédérales leur accordent l’archivage autonome au sens de l’al. 2 si les conditions requises à l’art. 8, al. 1 sont réunies.

 Les services mentionnés à l’al. 2 qui n’archivent pas eux-mêmes leurs documents sont tenus de les proposer aux Archives fédérales. Ces dernières peuvent leur facturer les coûts d’archivage.

 Par analogie avec les services fédéraux, les services qui archivent eux-mêmes leurs documents veillent, dans leur domaine de compétences, à ce que leurs documents permettent de vérifier ultérieurement leurs activités et d’en rendre compte.

 Les services qui archivent eux-mêmes leurs documents et qui sont visés à l’art. 1, al. 1, let. d, e et h, de la loi concluent un accord avec les Archives fédérales sur la constitution, la prise en charge, la conservation et la communication de leurs documents. Ils prévoient les ressources nécessaires en personnel, en locaux et en moyens financiers.

 Les Archives fédérales peuvent visiter les bureaux des archives courantes ou les services chargés de la gestion des informations des organes qui archivent eux-mêmes leurs documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés.

 Les Archives fédérales peuvent révoquer l’archivage autonome ou en demander la révocation si l’obligation d’archivage n’est pas respectée ou ne l’est pas conformément aux principes de la loi.

 En cas de révocation, les coûts occasionnés par la reprise des documents, leur archivage et la réparation d’éventuels dommages sont à la charge du service producteur.

Pour les activités exercées en vertu d’un mandat de droit privé, le service mandant règle au préalable la question de l’archivage des documents dans un contrat dont il sera convenu avec les Archives fédérales.

 Toute personne a le droit de consulter les archives de la Confédération après l’expiration des délais de protection visés aux art. 9, 11 et 12 de la loi.

 Le droit de consulter les archives comprend en particulier:

1. a.

   la consultation des instruments de recherche;

2. b.

   la consultation des documents;

3. c.

   la reproduction photographique, photomécanique ou numérique des documents, sous réserve de restrictions liées à leur conservation;

4. d.

   la reproduction et l’exploitation des informations recueillies, sous réserve des dispositions relatives à la protection de la personnalité, en particulier de celles de la protection des données.

 Les prestations de base des Archives fédérales, telles que l’aide à l’identification et à la consultation des documents, sont gratuites pour autant qu’elles soient compatibles avec une gestion administrative rationnelle.

 Les prestations supplémentaires, p. ex. la reproduction de documents, sont facturées selon le temps et le matériel qu’elles ont requis.

 Le département édicte une ordonnance sur les émoluments.

 Les instruments de recherche sont librement accessibles pour rendre possible l’identification des archives. À cette fin, les Archives fédérales peuvent les élaborer et les publier.

 Les instruments de recherche sont des inventaires, des listes, des index, des fichiers conventionnels, des fichiers numériques et d’autres moyens qui permettent l’accès aux archives en les énumérant ou en les décrivant.

 Les instruments de recherche qui, en tant que tels, contiennent des données personnelles sensibles ne peuvent être publiés qu’après l’expiration du délai de protection.¹ Avant l’expiration du délai de protection, une publication n’est possible qu’aux conditions figurant aux art. 11 et 13 de la loi.

 En règle générale, le délai de protection vaut pour l’ensemble d’un dossier ou d’une affaire.

 Le délai de protection se calcule à partir de l’année du document le plus récent. Les documents versés ultérieurement au dossier ou à l’affaire qui ne contiennent pas d’informations essentielles relatives à son déroulement ne sont pas pris en compte dans le calcul du délai de protection.

 L’autorité compétente peut autoriser la consultation de dossiers ou d’affaires encore soumis au délai de protection:

1. a.

   si l’essentiel de la recherche porte sur des documents dont la date se situe en dehors du délai de protection, ou

2. b.

   si la critique contextuelle des sources requiert la consultation de l’ensemble des documents.

 Les archives classées selon des noms de personnes et contenant des données personnelles sensibles sont soumises au délai de protection prolongé, fixé à 50 ans d’après l’art. 11 de la loi. Ce délai peut être raccourci dans un cas particulier en vertu des art. 11 et 13 de la loi, ou prolongé conformément à l’art. 12, al. 2, de la loi.¹

 Si un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s’oppose à la consultation par des tiers, le délai de protection ordinaire visé à l’art. 9 de la loi peut être prolongé pour certaines catégories d’archives ou dans un cas particulier. Le délai de protection prolongé est, pour les catégories d’archives, en règle générale de 50 ans au total.

 Un intérêt public prépondérant, digne de protection, s’oppose à la consultation lorsque celle-ci est susceptible:

1. a.

   de mettre en danger la sécurité intérieure ou extérieure de la Confédération;

2. b.

   de porter atteinte durablement aux relations avec des États étrangers, avec des organisations internationales ou aux relations entre la Confédération et les cantons, ou

3. c.

   de nuire gravement à la capacité d’action du Conseil fédéral.

 Un intérêt privé prépondérant, digne de protection, peut s’opposer à la consultation, en particulier lorsque celle-ci conduit à révéler prématurément des secrets professionnels ou des secrets de fabrication.

 Les fonds soumis à des délais de protection particuliers en application de l’art. 12, al. 1, de la loi sont mentionnés à l’annexe 3. Le département peut modifier ou compléter cette liste. La dernière version de la liste est conservée aux Archives fédérales et peut être librement consultée. L’annexe mise à jour est publiée chaque année dans le Recueil officiel.

 La consultation peut être demandée oralement ou par écrit.

 Les demandes de consultation pendant le délai de protection doivent être motivées par écrit.

 Les demandes de consultation des documents encore soumis au délai de protection doivent prouver, le cas échéant, que les documents avaient été accessibles au public, pour autant que l’accès public ne soit pas réglé par une loi.

 Pour les demandes de consultation pendant le délai de protection prolongé visé à l’art. 11 de la loi, il suffit de prouver:

1. a.

   que la personne concernée a donné son autorisation, ou

2. b.

   que la personne concernée est décédée depuis au moins trois ans.

 Si la recherche ne porte pas expressément sur des personnes, il suffit que la demande soit assortie d’une déclaration écrite appropriée.

L’autorité compétente décide, dans le cadre des dispositions de la loi et de la présente ordonnance, de l’accès à tous les documents qu’elle a produits ou qu’elle a reçus.

 L’autorité compétente autorise la consultation pendant le délai de protection si les documents concernés, qu’ils portent sur des faits ou sur des personnes, avaient été accessibles au public avant l’expiration du délai de protection, sous réserve qu’aucun nouvel intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, ne s’y oppose.

 L’autorité compétente autorise la consultation pendant le délai de protection prolongé prévu à l’art. 11, al. 1 et 2, de la loi si les conditions prévues à l’art. 16, al. 1 sont remplies.

 L’autorité compétente peut, à la demande des Archives fédérales, autoriser la consultation des documents pendant le délai de protection:

1. a.

   si aucune disposition légale n’en dispose autrement, et

2. b.

   si aucun intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, ne s’y oppose, ou

3. c.

   si la recherche ne porte pas expressément sur des personnes conformément à l’art. 11, al. 3, de la loi.

 Aucun intérêt privé prépondérant ne peut être invoqué pour protéger les activités publiques des personnes appartenant à l’histoire contemporaine.

 Pendant les délais de protection, l’autorité de décision peut assortir la consultation de charges et de conditions; elle peut en particulier interdire l’exploitation de certaines parties de dossiers ou exiger que les données soient rendues anonymes.

 Les Archives fédérales peuvent exiger de la personne qui consulte les archives une déclaration écrite confirmant qu’elle a pris connaissance des charges et des conditions.

 Dans des cas particuliers, l’autorité peut exiger que le texte lui soit présenté avant la publication.

 Toute personne peut demander des renseignements sur des données archivées qui la concernent et qui sont conservées aux Archives fédérales ou dans les services qui archivent eux-mêmes leurs documents.

 Avant de communiquer ces renseignements, le service compétent vérifie l’identité du requérant et décide de la légitimité de la demande visée à l’al. 1.

 Une demande de renseignements n’est pas recevable si les données ne sont plus classées selon le nom de la personne concernée ou si la communication des renseignements est incompatible avec une gestion administrative rationnelle.

 Pour le reste, le droit d’obtenir des renseignements est régi par la législation sur la protection des données.

 Si une personne concernée apprend que des données qu’elle considère comme inexactes se trouvent dans des documents archivés, elle peut en faire mentionner le caractère inexact, mais ne peut en exiger la rectification.

 La contestation est déposée par écrit auprès du service où la consultation a eu lieu. Elle indiquera explicitement qu’il s’agit d’une contestation et elle mentionnera le lieu, la date et la signature de la personne concernée.

 La contestation sera jointe aux documents à l’endroit correspondant.

 Avant qu’une décision négative ou partiellement positive ne soit rendue, le requérant sera entendu. À sa demande, une décision sujette à recours sera rendue.

 La procédure est régie par la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative¹. La procédure de l’art. 15, al. 1, de la loi est réservée.

Les Archives fédérales peuvent utiliser les archives à des fins commerciales lorsque cela n’entrave pas les activités relevant de la souveraineté de l’État, ne porte pas abusivement atteinte à des tiers dans l’exercice de leurs activités commerciales et ne s’oppose pas aux droits d’auteur.

 Les Archives fédérales peuvent, par une autorisation, transmettre à des tiers des droits sur les archives pour qu’ils les utilisent à des fins commerciales. L’autorisation se fonde sur une demande écrite adressée aux Archives fédérales.

 L’autorisation peut être accordée:

1. a.

   si un accord a été conclu, qui circonscrit l’utilisation des archives et qui fixe le montant de l’indemnité;

2. b.

   si cette utilisation n’empiète pas sur d’autres droits qui s’y opposeraient, et

3. c.

   si les droits d’utilisation des autres utilisateurs ne s’en trouvent pas restreints.

 Les Archives fédérales peuvent renoncer à demander une indemnité lorsque les droits d’utilisation sont concédés à une institution ou à une personne à but non lucratif.

 L’autorisation peut être assortie de charges et de conditions.

 L’approbation des Archives fédérales est nécessaire pour l’utilisation à des fins commerciales des archives des services qui archivent eux-mêmes leurs documents.

 La procédure est régie par les dispositions de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative¹.

Les archives ne peuvent pas être aliénées à moins qu’elles ne soient disponibles en deux ou plusieurs exemplaires identiques et que les copies ne soient plus nécessaires.

 Le Règlement du 15 juillet 1966 pour les archives fédérales¹ est abrogé.

 …²

…¹

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er octobre 1999.