Ordinanza del 23 agosto 2017 sul trattamento dei dati personali nell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (Ordinanza sul trattamento dei dati nell’UDSC, OTDD)

 La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati personali nell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC).

 Il sistema d’informazione in materia penale (art. 110a LD) è disciplinato nell’ordinanza del 20 settembre 2013¹ sul sistema d’informazione in materia penale dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini.

 Il sistema d’informazione per telecamere, videoregistratori e altri apparecchi di sorveglianza (art. 110f LD) è disciplinato nell’ordinanza del 4 aprile 2007² sull’impiego di telecamere, videoregistratori e altri apparecchi di sorveglianza da parte dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini.

 Per quanto riguarda i sistemi d’informazione dell’UDSC, gli allegati disciplinano:

1. a.

   lo scopo;

2. b.

   il contenuto;

3. c.

   le autorizzazioni per il trattamento dei dati, la comunicazione dei dati e la durata di conservazione dei dati, se le disposizioni derogano a quelle degli articoli 4, 6 e 8;

4. d.

   se del caso, lo scambio di dati con altri sistemi d’informazione e la pubblicazione dei dati.

 Laddove negli allegati si parla di dati personali, si devono intendere, per quanto necessario:

1. a.

   in caso di persone fisiche: cognome, nome(i), numero del documento d’identità, nome da celibe/nubile, pseudonimo, cognome e nome(i) del padre e della madre, data e luogo di nascita, luogo d’origine, sesso, stato civile, professione, lingua, via, luogo di domicilio, numeri di telefono, cellulare e fax, indirizzo e-mail, riferimento bancario, indicazione necessaria per il rappresentante legale;

2. b.

   in caso di persone giuridiche e di associazioni di persone: nome, impresa, numero d’identificazione delle imprese (IDI), forma giuridica, via, sede, persona o organo che agisce in suo nome, numeri di telefono, cellulare e fax, indirizzo e-mail, riferimento bancario, indicazione necessaria per il rappresentante legale.

 L’UDSC è competente per i sistemi d’informazione disciplinati nella presente ordinanza.

 Essa si assume la responsabilità per i dati trattati e per il loro contenuto.

 Per incarico dell’UDSC, i sistemi d’informazione basati sul trattamento elettronico dei dati sono gestiti come applicazioni autonome oppure sulla piattaforma burotica da parte dell’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT). Quest’ultimo è responsabile del funzionamento di tali sistemi.

 Se gli stessi dati sono trattati da diversi uffici dell’UDSC, i rispettivi sistemi d’informazione possono essere interconnessi, sempre che ciò sia necessario ai fini di un trattamento efficiente dei dati.

 I dati personali possono essere trattati solo nell’ambito dello scopo secondo il rispettivo allegato.

 La raccolta di dati personali deve essere riconoscibile dalle persone interessate.

 I collaboratori dell’UDSC dispongono delle autorizzazioni relative al trattamento dei dati necessarie per l’adempimento dei propri compiti, a meno che il rispettivo allegato preveda un disciplinamento diverso.

 L’UDSC può allestire e gestire piattaforme sulle quali vengono valutati i dati desunti dai sistemi d’informazione di cui alla presente ordinanza.

 Le valutazioni possono essere effettuate solo per fini statistici, per analisi dei rischi e per l’aiuto alla condotta e alla gestione dell’UDSC.

 L’UDSC comunica in casi particolari i dati desunti dai sistemi d’informazione ad altre autorità svizzere nonché a terzi se la legge prevede un siffatto obbligo di informare.

 Nella procedura di richiamo, i dati possono essere comunicati solo se ciò è espressamente previsto nel rispettivo allegato.

I diritti delle persone interessate, in particolare i diritti d’accesso, di rettifica e di distruzione, si fondano sulla legge federale del 25 settembre 2020² sulla protezione dei dati e sulle sue disposizioni d’esecuzione.

I dati inesatti nonché quelli non conformi alla presente ordinanza devono essere rettificati d’ufficio o distrutti.

 I dati contenuti nei sistemi d’informazione sono conservati durante un massimo di cinque anni dal rilevamento, sempre che il rispettivo allegato non preveda un altro termine.

 Essi sono distrutti alla scadenza del termine di conservazione, sempre che non vengano archiviati.

 I dati desunti dai sistemi d’informazione che non sono più operativi sono conservati ancora durante un massimo di cinque anni dal rilevamento. In seguito sono distrutti, a meno che vengano archiviati.

I dati non più necessari nonché i dati il cui termine di conservazione è scaduto sono offerti all’Archivio federale. L’offerta, la valutazione e il versamento sono retti dalla legge del 26 giugno 1998¹ sull’archiviazione.

 Per garantire la sicurezza dei dati sono applicabili gli articoli 1–4 e 6 dell’ordinanza del 31 agosto 2022¹ sulla protezione dei dati nonché l’ordinanza dell’8 novembre 2023² sulla sicurezza delle informazioni.³

 I dati, i programmi e la rispettiva documentazione devono essere protetti contro qualsiasi trattamento non autorizzato nonché contro la distruzione e il furto. Essi devono poter essere ripristinati.

 D’intesa con l’UFIT, l’ufficio competente dell’UDSC stabilisce per ogni utente l’accesso ai singoli sistemi d’informazione mediante profili, password e log-in individuali, di modo che la persona interessata possa utilizzare i sistemi d’informazione solo nell’ambito delle proprie competenze. Password comuni e log-in collettivi sono ammessi solo in via eccezionale.

 D’intesa con l’UFIT, l’UDSC emana prescrizioni sui provvedimenti organizzativi e tecnici atti a garantire la sicurezza dei dati e provvede affinché il trattamento dei dati sia verbalizzato automaticamente.

 I dati personali possono essere utilizzati per la stesura di rapporti e statistiche solo se ciò è previsto nel rispettivo allegato.

 I dati personali possono essere utilizzati solo per i controlli e la pianificazione interni degli affati.

 I dati necessari o pubblicati a fini statistici non devono permettere di risalire alle persone interessate.

 Il termine per la conservazione e la distruzione dei risultati del trattamento si fonda sull’articolo 10.

 Per la valutazione della propria offerta Intranet e Internet, l’UDSC può trattare i dati di persone che fanno uso di tale offerta (logfile).

 I dati personali possono essere trattati solo per tale valutazione e per la durata assolutamente necessaria. Dopo la valutazione devono essere distrutti o resi anonimi.

L’ordinanza del 4 aprile 2007¹ sul trattamento dei dati nell’AFD è abrogata.

...¹

I dati desunti dai seguenti sistemi d’informazione ai sensi dell’ordinanza del 4 aprile 2007¹ sul trattamento dei dati nell’AFD che, all’entrata in vigore della presente ordinanza, non sono più operativi vengono distrutti, sempre che non vengano archiviati, non appena non sono più necessari o al più tardi cinque anni dopo il rilevamento:

1. a.

   prove dell’imposizione doganale per l’ammissione di aeromobili; modulo 15.15 (allegato A 14);

2. b.

   controllo dell’imposizione doganale di aeromobili svizzeri ed esteri (allegato A 15);

3. c.

   imprese concessionarie che operano nel traffico di linea con autobus (allegato A 17);

4. d.

   persone che chiedono la restituzione della tassa forfetaria sul traffico pesante (TFTP) per le corse all’estero, le corse nel TCNA e i trasporti di legname (allegato A 18);

5. e.

   prova dell’imposizione doganale per la normale ammissione di natanti; modulo 15.10 (allegato A 19);

6. f.

   inchieste preliminari e analisi speciale dell’UDSC (allegato A 35);

7. g.

   impegni circa l’uso relativi all’imposta sugli oli minerali (allegato A 40);

8. h.

   controllo del tenore di zolfo nell’olio da riscaldamento extra leggero, nella benzina e nell’olio diesel (allegato A 43);

9. i.

   elenco delle inchieste penali condotte dalle Sezioni inquirenti delle direzioni di circondario (allegato B 7);

10. j.

    importazione di prodotti delle zone franche dell’Alta Savoia e del Paese di Gex (allegato B 8);

11. k.

    reporting, analisi dei rischi e statistica a livello di ufficio doganale (allegato C 1);

12. l.

    sistemi informatici degli impianti a raggi X (allegato C 2);

13. m.

    dichiarazioni doganali presso gli aerodromi (allegato C 4);

14. n.

    valutazione dei piani di volo presso gli aerodromi (allegato C 5);

15. o.

    autorizzazione per varcare il confine fuori dei posti autorizzati oppure fuori degli orari d’apertura degli uffici doganali (allegato C 7);

16. p.

    protezione delle specie (allegato C 10).

La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 2017.