Ordinanza del 12 ottobre 2016 sui sistemi d'informazione della Confederazione nel campo dello sport (OSISpo)

La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali:

1. a.

   nel sistema nazionale d’informazione per lo sport;

2. b.

   nel sistema d’informazione per i dati medici;

3. c.

   nel sistema d’informazione per i dati riguardanti la diagnostica delle prestazioni;

4. d.

   nel sottosistema d’informazione per l’antropometria;

5. e.

   nel sistema d’informazione della Scuola universitaria federale dello sport Macolin (SUFSM);

6. f.

   nel sistema d’informazione per la valutazione dei corsi;

7. g.

   nel sistema d’informazione dell’agenzia nazionale antidoping;

8. h.

   nella banca dati centrale degli indirizzi dell’Ufficio federale dello sport (UFSPO);

9. i.

   nei sistemi d’informazione per l’esercizio degli edifici e degli impianti dell’UFSPO;

10. j.

    nel sistema d’informazione per i media elettronici.

 Per i sistemi d’informazione di cui all’articolo 1 lettere a–c, e ed f l’UFSPO emana un regolamento sul trattamento dei dati. Vi stabilisce le misure tecniche ed organizzative atte a garantire la sicurezza e la protezione dei dati trattati.

 L’agenzia nazionale antidoping emana un regolamento sul trattamento dei dati per il sistema d’informazione di cui all’articolo 1 lettera g.

L’UFSPO è responsabile della sicurezza di esercizio dei sistemi d’informazione e della legalità del trattamento dei dati. È fatto salvo l’articolo 31 LSISpo.

 L’accesso individuale ai sistemi d’informazione di cui all’articolo 1 lettere a, e, f, nonché h–j, è concesso ai collaboratori dell’UFSPO, se ciò è necessario per l’adempimento dei rispettivi compiti.

 L’accesso individuale ai sistemi d’informazione di cui all’articolo 1 lettere a–f e h–j è concesso inoltre ai responsabili delle applicazioni informatiche che si occupano di manutenzione, esercizio e programmazione, se ciò è necessario per l’adempimento dei rispettivi compiti e se la sicurezza dei dati è garantita. Il contenuto dei dati non può essere modificato.

 Lo scambio automatico d’informazioni è ammesso:

1. a.

   fra i sistemi d’informazione di cui all’articolo 1 lettere a–e, i e j, da un lato, e la banca dati centrale degli indirizzi dell’UFSPO dall’altro, ai fini dell’invio della corrispondenza e dell’aggiornamento degli indirizzi;

2. b.

   fra i sistemi d’informazione di cui all’articolo 1 lettere a–e, i e j, da un lato, e il sistema di informazione finanziaria utilizzato dall’UFSPO dall’altro, ai fini della fatturazione;

3. c.

   fra i sistemi d’informazione di cui all’articolo 1 lettere a nonché e, da un lato, e il sistema d’informazione per l’esercizio degli edifici e degli impianti dell’UFSPO dall’altro, ai fini dell’organizzazione e dello svolgimento di corsi, allenamenti, formazioni e campi.

 I dati del sistema d’informazione di cui all’articolo 1 lettera a necessari per l’esecuzione dell’ordinamento delle indennità di perdita di guadagno sono trasmessi al sistema d’informazione di cui all’articolo 21a LIPG.²

 I dati di persone che hanno soltanto partecipato a corsi e campi del programma «Gioventù+Sport» (G+S) sono conservati fino a quando le persone interessate compiono 30 anni. I dati personali non più necessari per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge possono essere distrutti prima, su richiesta della persona interessata. I dati personali utilizzati a fini statistici o per la ricerca nel campo dello sport dopo tale momento devono essere anonimizzati.

 Fatto salvo il capoverso 3, i dati relativi alle altre persone sono conservati fino a quando queste compiono 70 anni, se tali dati non sono stati modificati nei cinque anni precedenti.

 I seguenti dati sono conservati per le seguenti durate abbreviate:

1. a.

   dati penali, se necessari per motivare una decisione di rilascio, sospensione o revoca di un riconoscimento di quadro «G+S» e sempre che non figurino più nell’estratto 2 per autorità del casellario giudiziale informatizzato VOSTRA: fino a quando la persona interessata ne richiede la distruzione;

2. b.

   indicazioni su inchieste e sulla pronuncia di misure in relazione a violazioni delle norme per la correttezza e sicurezza nello sport: fino al ritiro definitivo della licenza di competizione negli sport in cui essa costituisca il presupposto indispensabile per la partecipazione alle competizioni;

3. c.

   tutti gli altri dati che non sono stati modificati per dieci anni: fino a quando la persona interessata ne richiede la cancellazione.

L’accesso al sistema d’informazione per i dati medici è concesso soltanto ai collaboratori delle sezioni medicina dello sport, fisiologia dello sport, fisioterapia dello sport e psicologia dello sport dell’UFSPO, se esso è necessario per l’adempimento dei rispettivi compiti. È fatto salvo l’articolo 4 della LSISpo.

I dati sono conservati nel sistema d’informazione per i dati medici per dieci anni a decorrere dall’ultimo trattamento, salvo se la persona interessata:

1. a.

   ne esige la distruzione in un momento precedente;

2. b.

   ne autorizza per iscritto la conservazione e il trattamento anche oltre la scadenza dei dieci anni.

L’accesso al sistema d’informazione per i dati riguardanti la diagnostica delle prestazioni è concesso soltanto ai collaboratori delle sezioni medicina dello sport, fisiologia dello sport, fisioterapia dello sport e psicologia dello sport dell’UFSPO, se esso è necessario per l’adempimento dei rispettivi compiti. È fatto salvo l’articolo 4 della LSISpo.

I dati sono conservati nel sistema d’informazione per i dati riguardanti la diagnostica delle prestazioni per dieci anni a decorrere dall’ultimo trattamento, salvo se la persona interessata:

1. a.

   ne esige la distruzione in un momento precedente;

2. b.

   ne autorizza per iscritto la conservazione e il trattamento anche oltre la scadenza dei dieci anni.

Il sottosistema d’informazione per l’antropometria serve a medici sportivi e specialisti in diagnostica delle prestazioni dell’UFSPO per proporre agli atleti le misure terapeutiche necessarie o una consulenza personalizzata nel campo delle scienze dello sport, in particolare nell’ambito dell’allenamento e dell’alimentazione.

Il sottosistema d’informazione per l’antropometria contiene i seguenti dati:

1. a.

   cognome e nome;

2. b.

   statura;

3. c.

   peso;

4. d.

   età;

5. e.

   sesso;

6. f.

   quota di grasso corporeo;

7. g.

   quota di massa corporea magra;

8. h.

   densità ossea.

L’UFSPO raccoglie i dati tramite un apparecchio per radiografie appositamente previsto a tale scopo e un software adeguato, con il consenso della persona interessata, se capace di discernimento, oppure con il consenso del suo rappresentante legale, se incapace di discernimento. Il rappresentate legale è previamente informato dell’esame, salvo se la persona interessata capace di discernimento vi si oppone.

Previo consenso della persona interessata, i dati di cui all’articolo 11 sono trasmessi al sistema d’informazione per i dati medici e al sistema d’informazione per i dati riguardanti la diagnostica delle prestazioni.

L’accesso è concesso soltanto ai collaboratori delle sezioni medicina dello sport, fisiologia dello sport, fisioterapia dello sport e psicologia dello sport dell’UFSPO, se esso è necessario per l’adempimento dei rispettivi compiti. È fatto salvo l’articolo 4 della LSISpo.

 Dopo la trasmissione secondo l’articolo 13 i dati vengono cancellati nel sistema d’informazione per l’antropometria.

 I dati non trasmessi vengono cancellati dopo un anno dalla loro raccolta.

Per la durata dei rispettivi cicli di studio, l’UFSPO può concedere agli studenti della SUFSM l’accesso mediante procedura di richiamo alle valutazioni delle loro competenze.

 I dati personali e quelli relativi agli indirizzi nonché ai diplomi sono conservati nel sistema d’informazione della SUFSM fino a quando la persona interessata ha compiuto 65 anni.

 Gli altri dati sono conservati nel sistema d’informazione della SUFSM per cinque anni a decorrere dal loro ultimo trattamento.

I dati e quelli relativi agli indirizzi sono conservati nel sistema d’informazione per la valutazione dei corsi per cinque anni a decorrere dal loro ultimo trattamento.

L’accesso al sistema d’informazione dell’agenzia nazionale antidoping è concesso ai collaboratori dell’agenzia nazionale antidoping dei settori Controlli, Indagini, Scienza, Prevenzione, Diritto, Direzione, Commissione medica, Commissione legale e Servizi centrali, se esso è necessario per l’adempimento dei rispettivi compiti.

La banca dati centrale degli indirizzi serve all’UFSPO come sistema d’informazione ai fini della corrispondenza.

 La banca dati centrale degli indirizzi contiene gli indirizzi di persone:

1. a.

   che si trovano in un rapporto di diritto amministrativo con l’UFSPO;

2. b.

   interessate all’attività dell’UFSPO.

 Sono raccolti i seguenti dati personali:

1. a.

   cognome e nome;

2. b.

   funzione, titolo accademico e istituzione;

3. c.

   indirizzo privato o professionale;

4. d.

   numeri di telefono;

5. e.

   indirizzi per la comunicazione elettronica;

6. f.

   lingua per la corrispondenza;

7. g.

   rimandi a documenti redatti e inviati.

I dati personali e quelli relativi agli indirizzi sono conservati nella banca dati centrale degli indirizzi per cinque anni a decorrere dall’ultimo trattamento.

 L’UFSPO gestisce un sistema d’informazione per gli edifici e gli impianti a Macolin, Bienne e Ipsach nonché un sistema d’informazione per gli edifici e gli impianti a Tenero.

 I sistemi d’informazione per gli edifici e gli impianti servono all’UFSPO per:

1. a.

   mantenere la sicurezza delle informazioni e dei servizi;

2. b.

   prenotare e amministrare gli edifici e gli impianti;

3. c.

   rilevare le spese delle utenze;

4. d.

   amministrare l’orario di lavoro dei collaboratori;

5. e.

   controllare gli accessi nell’interesse della sicurezza;

6. f.

   informare gli utilizzatori degli impianti.

I sistemi d’informazione per gli edifici e gli impianti contengono tutti i dati personali e le informazioni necessari per l’esercizio e la sicurezza degli impianti, in particolare:

1. a.

   le generalità delle persone che prenotano o utilizzano edifici e impianti;

2. b.

   l’abbinamento tra persona e numero di documento e di chiave;

3. c.

   la prenotazione e l’utilizzazione di edifici e impianti;

4. d.

   i dati relativi all’autorizzazione di utilizzare edifici e impianti per una durata limitata o illimitata;

5. e.

   i dati relativi ai movimenti effettivi di persone in entrata o in uscita inerenti agli edifici e agli impianti;

6. f.

   i dati relativi alle prestazioni fruite presso i punti vendita automatici.

Informazioni relative alla prenotazione e all’utilizzazione di edifici e impianti possono essere pubblicate, nel perimetro dell’UFSPO, su pannelli elettronici accessibili al pubblico.

I dati di cui all’articolo 25 sono conservati nei sistemi d’informazione per gli edifici e gli impianti per cinque anni a decorrere dalla loro raccolta.

Il sistema d’informazione per i media elettronici viene utilizzato per documentare l’evoluzione nel campo dello sport e per produrre media didattici per l’insegnamento e l’apprendimento.

 Il sistema d’informazione per i media elettronici contiene i seguenti dati:

1. a.

   dati fotografici;

2. b.

   dati video;

3. c.

   dati sonori;

4. d.

   media didattici per l’insegnamento e l’apprendimento.

 Ai fini dell’archiviazione in un sistema di cartelle strutturato, i dati possono essere corredati con i seguenti metadati:

1. a.

   luogo della ripresa;

2. b.

   data della ripresa;

3. c.

   descrizione;

4. d.

   nome della persona;

5. e.

   parola chiave;

6. f.

   nota sull’eventuale consenso alla pubblicazione.

 I dati di cui all’articolo 30 sono conservati fino a quando sono necessari per un uso conforme alle disposizioni.

 Nella misura in cui dallo scopo dell’utilizzazione non si evinca una durata del periodo di conservazione certa, la persona interessata può chiedere la cancellazione di dati elettronici dopo dieci anni a decorrere dalla loro raccolta.

 Le autorità e le organizzazioni alle quali vengono resi accessibili dati del sistema nazionale d’informazione per lo sport mediante procedura di richiamo sono tenute al pagamento di un emolumento forfettario di 4000 franchi all’anno.

 Oltre all’emolumento forfettario:

1. a.

   i Cantoni e il Principato del Liechtenstein versano 1 franco per ogni corso G+S o campo G+S svolto sotto il loro controllo;

2. b.

   i Cantoni, il Principato del Liechtenstein e le organizzazioni private versano 1 franco per ogni offerta di formazione dei quadri nell’ambito del programma G+S e di ESA svolta sotto il loro controllo.

 Non sono riscossi emolumenti da federazioni sportive e associazioni giovanili sostenute ai sensi della legge federale del 17 giugno 2011¹ sulla promozione dello sport.

 Le autorità e le organizzazioni a cui vengono resi accessibili dati del sistema nazionale d’informazione per lo sport tramite procedura di richiamo assumono le spese per l’acquisto e l’esercizio delle infrastrutture informatiche (apparecchiature, reti e programmi) necessarie all’uso del sistema d’informazione.

L’ordinanza del 5 settembre 2012¹ sui sistemi d’informazione della Confederazione nel campo dello sport è abrogata.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2016.