Ordinanza del 15 ottobre 2008 sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell'Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)

 La presente ordinanza disciplina, per il sistema informatizzato IPAS, ai sensi degli articoli 12, 14 e 18 LSIP:

1. a.

   l’autorità responsabile e la vigilanza;

2. b.

   la struttura e il contenuto;

3. c.

   i diritti d’accesso e il trattamento di dati;

4. d.

   la protezione dei dati e la sicurezza dei dati.

 Il sistema d’informazione IPAS è composto dai seguenti sottosistemi:

1. a.

   il sistema di trattamento dei dati relativi alla cooperazione di polizia internazionale e intercantonale di cui all’articolo 12 LSIP;

2. b.

   il sistema d’informazione per l’identificazione di persone nell’ambito di perseguimenti penali e di ricerche di persone scomparse di cui all’articolo 14 LSIP;

3. c.

   il sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol di cui all’articolo 18 LSIP.

 L’Ufficio federale di polizia (fedpol) è responsabile dell’IPAS. Esso emana un regolamento sul trattamento dei dati registrati nell’IPAS.

 Fedpol nomina un servizio di controllo. Tale servizio gestisce i diritti d’accesso all’IPAS secondo la matrice d’accesso di cui all’allegato 2, vigila sulla cancellazione automatica dei dati ed effettua controlli dei dati. Il servizio di controllo è responsabile del rispetto, da parte degli utenti, dell’ordinanza, dei suoi allegati e del regolamento sul trattamento dei dati.

 Il fornitore di servizi informatici incaricato dal Dipartimento federale di giustizia e polizia fornisce i mezzi informatici necessari alla gestione di IPAS.

 L’IPAS contiene le seguenti categorie:

1. a.

   «Interpol»;

2. b.

   «Europol»;

3. c.

   «NSIS»;

4. d.

   «AFIS-DNA»;

5. e.

   «Ricerca di persone scomparse»;

6. f.

   «Documenti d’identità».

 Ogni categoria si suddivide nelle seguenti sottocategorie:

1. a.

   «Dati di base», in cui sono registrati dati relativi a persone fisiche, persone giuridiche e oggetti;

2. b.

   «Fascicoli», in cui sono registrati l’ubicazione dei fascicoli cartacei, i diritti d’accesso ai fascicoli e le indicazioni relative al prestito;

3. c.

   «Pratiche», in cui sono registrati la categoria secondo l’articolo 4 capoverso 1 cui appartengono i fascicoli, il loro stato d’avanzamento nonché dati sulla persona incaricata del fascicolo;

4. d.

   «Contenuto», in cui sono registrati i dati più dettagliati sugli antecedenti riguardanti le persone fisiche, le persone giuridiche e gli oggetti;

5. e.

   «Gestione delle pratiche e degli atti», funzione di gestione delle pratiche e degli atti.

 L’IPAS contiene i seguenti dati e documenti:

1. a.

   categoria «Interpol»: dati e documenti relativi a persone annunciate alla Polizia giudiziaria federale (PGF) come presunti autori di reati, parti lese o persone informate sui fatti, nell’ambito d’inchieste di polizia giudiziaria che non sono sottoposte alla giurisdizione federale o di attività di polizia finalizzate alla prevenzione, condotte da autorità di perseguimento penale o di polizia svizzere o estere;

2. b.

   categoria «Europol»: dati trasmessi nell’ambito della cooperazione con Europol;

3. c.

   categoria «NSIS»: dati trasmessi all’ufficio SIRENE in relazione a una segnalazione in N-SIS;

4. d.

   categoria «AFIS-DNA»: dati e documenti relativi a persone di cui gli elementi segnaletici sono stati oggetto di un rilevamento e di un esame minuzioso da parte delle autorità di polizia svizzere o estere o del Corpo delle guardie di confine e che sono stato notificati a fedpol per confronto dei dati;

5. e.

   categoria «Ricerca di persone scomparse»: dati e documenti relativi a persone in merito alle quali autorità svizzere o estere, privati, istituzioni o organizzazioni internazionali hanno inoltrato una domanda al servizio di ricerca delle persone scomparse di fedpol;

6. f.

   categoria «Documenti d’identità»: dati e documenti relativi a persone in merito alle quali fedpol ha aperto un fascicolo nell’ambito dell’applicazione della legislazione sui documenti d’identità.

 I dati e i documenti che rientrano in più categorie secondo l’articolo 3 capoverso 1 sono trattati in ciascuna categoria di dati corrispondente.

 I dati specifici sono elencati nell’allegato 1.

 Il sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridiche od oggetti, eccetto i documenti e le iscrizioni relativi ai casi trattati nel sistema nazionale di indagine.¹

 Esso può contenere tutte le comunicazioni, segnatamente le comunicazioni telefoniche, i messaggi di posta elettronica, le lettere e le comunicazioni via telefax indirizzati a fedpol o provenienti da quest’ultimo. Contiene in particolare le comunicazioni scambiate nel quadro della cooperazione con l’Ufficio europeo di polizia (Europol).

 Esso dà accesso:

1. a.

   ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate da fedpol;

2. b.

   ai dati relativi alla trasmissione e allo stato dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli nonché a eventuali ricerche effettuate nei sistemi d’informazione accessibili a fedpol; e

3. c.

   all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito.

 I dati trattati nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol possono essere indicizzati per persona, oggetto o evento e connessi alle altre sottocategorie o ad altri sistemi d’informazione di fedpol. I dati che sono connessi ad altre sottocategorie o a un altro sistema d’informazione sottostanno alle regole di trattamento e alle restrizioni d’accesso applicabili a questi ultimi.

 I collaboratori di fedpol possono consultare l’IPAS online se per adempiere i loro compiti legali hanno bisogno di dati registrati nel sistema.

 I diritti d’accesso sono disciplinati nell’allegato 2.

Fedpol può, nell’ambito dell’assistenza amministrativa, trasmettere su richiesta le informazioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, a condizione che tali dati siano necessari per l’adempimento dei loro compiti legali:¹

1. a.

   le autorità di polizia o di perseguimento penale federali, cantonali ed estere;

2. b.

   gli uffici centrali nazionali Interpol e la segreteria generale di Interpol;

3. c.

   i servizi della Segreteria di Stato della migrazione competenti per l’identificazione dei richiedenti l’asilo e delle persone bisognose di protezione e per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge federale del 16 dicembre 2005² sugli stranieri e dalla legge del 20 giugno 2014³ sulla cittadinanza;

4. d.

   Europol;

5. e.

   i servizi competenti dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini⁴;

6. f.

   le rappresentanze svizzere all’estero competenti per il rilascio dei visti;

7. g.

   il Servizio delle attività informative della Confederazione, nel quadro delle sue attività secondo la LMSI;

8. h.

   il Servizio del casellario giudiziale dell’Ufficio federale di giustizia per l’identificazione di persone registrate nel casellario giudiziale informatizzato VOSTRA qualora si sospetti un errore nel collegamento dei dati;

9. i.

   i servizi centrali di coordinamento dei Cantoni per determinare se sussistono i presupposti legali per cancellare un profilo del DNA ai sensi degli articoli 16–19 della legge del 20 giugno 2003⁵ sui profili del DNA, nonché per cancellare i dati segnaletici di natura biometrica ai sensi degli articoli 17–21 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013⁶ sul trattamento dei dati segnaletici di natura biometrica.

 Sono fatte salve le disposizioni legali che disciplinano il trattamento di dati segnaletici, dati provenienti da Interpol, Europol, N-SIS, nonché dati sulla ricerca di persone scomparse e documenti d’identità.⁷

 Al momento della comunicazione dei dati registrati nell’IPAS, si devono rispettare i divieti inerenti all’utilizzazione. Fedpol può comunicare alle autorità estere di cui all’articolo 7 dati relativi ai richiedenti l’asilo, ai rifugiati o alle persone provvisoriamente ammesse solo previa consultazione dell’Ufficio federale competente.

 Fedpol rifiuta di trasmettere dati registrati nell’IPAS se vi si oppongono interessi preponderanti pubblici o privati. I dati che non sono destinati a essere comunicati sono segnalati come tali nell’IPAS.

 Al momento di qualsiasi trasmissione di dati registrati nell’IPAS, il destinatario deve essere informato sulla natura, l’affidabilità e l’attualità dei dati. Egli può impiegarli esclusivamente allo scopo per cui tali dati gli sono stati trasmessi. Deve essere avvertito delle restrizioni d’impiego e del fatto che fedpol si riserva il diritto di esigere informazioni sull’uso che sarà stato fatto di questi dati.

 La trasmissione di dati, il destinatario, l’oggetto e il motivo della trasmissione devono essere registrati nell’IPAS.

 Fedpol disciplina le modalità dettagliate della trasmissione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 2.

 I dati registrati nell’IPAS che sono in correlazione con i dati dattiloscopici memorizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (O del 6 dic. 2013¹ sul trattamento dei dati segnaletici di natura biometrica) o con profili del DNA memorizzati nel sistema d’informazione basato sui profili del DNA (O del 3 dic. 2004² sui profili del DNA) sono cancellati contemporaneamente ai dati corrispondenti memorizzati in questi sistemi d’informazione.³

 Sono escluse dalla cancellazione ai sensi del capoverso 1 le pratiche «hit» di cui all’allegato 1. Esse restano memorizzate finché nell’IPAS figura almeno una pratica con il numero di controllo del processo delle categorie «AFIS» o «DNA». Dopo la cancellazione degli ultimi dati ancora rimasti delle categorie «AFIS» o «DNA», la pratica «hit» resta memorizzata nell’IPAS per una durata massima di cinque anni.⁴

 Al momento della cancellazione dei profili del DNA sono cancellati anche tutti gli altri dati conservati nell’IPAS relativi alla persona in questione, se non vi è altro materiale segnaletico che si riferisca alla stessa persona. Se gli altri dati conservati in IPAS non possono essere cancellati, la nota riguardante l’esistenza di un profilo del DNA nell’IPAS è cancellata contemporaneamente al profilo del DNA.

 Il numero di controllo del processo è cancellato quando la Confederazione non conserva più alcun dato segnaletico sulla persona in questione.

 I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità» sono cancellati 50 anni dopo la prima registrazione. I dati della categoria «Ricerca di persone scomparse» possono essere conservati finché le persone interessate non sono state ritrovate, ma al massimo fino al compimento del novantanovesimo anno di età.

 I dati della categoria «Interpol» sono cancellati dopo dieci anni.

 I dati della categoria «Europol» sono cancellati conformemente all’articolo 9 paragrafo 8 dell’Accordo del 24 settembre 2004⁵ tra la Confederazione svizzera e l’Ufficio europeo di polizia.

 I dati della categoria «NSIS» trasmessi come informazioni supplementari nell’ambito della cooperazione con altri Stati Schengen sono cancellati conformemente all’articolo 45 dell’ordinanza N-SIS del 7 maggio 2008⁶.

 I dati del sistema di gestione delle pratiche e degli atti che non sono in correlazione con altre categorie sono cancellati dopo tre anni.

I verbali delle cancellazioni sono conservati per un anno, a partire dal momento della cancellazione dei dati, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. I verbali sono accessibili esclusivamente al consulente per la protezione dei dati dell’Ufficio e possono essere utilizzati unicamente per sorvegliare il rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati.

La consegna all’Archivio federale di dati contenuti nel sistema d’informazione è retta dall’articolo 38 della legge federale del 25 settembre 2020² sulla protezione dei dati (LPD) e dalla legge federale del 26 giugno 1998³ sull’archiviazione.

Il diritto d’accesso, il diritto alla rettifica e alla cancellazione dei dati è retto dalle disposizioni della LPD¹. Per i dati comunicati da Interpol è fatto salvo l’articolo 13 dell’ordinanza del 1° dicembre 1986² sull’Ufficio centrale nazionale Interpol Berna. Per i dati comunicati da Europol è fatto salvo l’articolo 7 paragrafo 5 dell’Accordo del 24 settembre 2004³ tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Per i dati che hanno una correlazione con una segnalazione in N-SIS è fatto salvo l’articolo 49 dell’ordinanza N-SIS del 7 maggio 2008⁴. Per le iscrizioni nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol di dati che rientrano nella competenza della PGF è fatto salvo l’articolo 8 LSIP.

La sicurezza dei dati è garantita:

1. a.

   dall’ordinanza del 31 agosto 2022² sulla protezione dei dati;

2. b.

   dall’ordinanza dell’8 novembre 2023³ sulla sicurezza delle informazioni.

Ogni trattamento di dati nell’IPAS è verbalizzato. I verbali devono essere conservati per un anno. I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.¹

L’ordinanza IPAS del 21 novembre 2001¹ è abrogata.

La presente ordinanza entra in vigore il 5 dicembre 2008.