Ordinanza del 23 agosto 2023 sui sistemi d’informazione sul personale del DFAE

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione dei sistemi d’informazione sul personale del Settore Personale del Dipartimento federale degli affari esteri (Settore Personale DFAE) nella Direzione delle risorse (DR).

Il Settore Personale DFAE è responsabile dei sistemi d’informazione sul personale.

 Il sistema d’informazione EDAtransfer è utilizzato dal Settore Personale DFAE per adempiere i propri compiti nel settore degli impieghi e dei trasferimenti del personale.

Serve a confrontare le capacità e le competenze dei candidati con i requisiti e le condizioni quadro dei posti messi a concorso, a fornire una base per le decisioni del datore di lavoro e a gestire amministrativamente i trasferimenti e gli impieghi del personale.

 EDAtransfer contiene dati relativi a:

1. a.

   gli impiegati del DFAE soggetti all’obbligo di trasferimento secondo l’articolo 3 lettera a dell’ordinanza del DFAE del 20 settembre 2002¹ concernente l’ordinanza sul personale federale (O-OPers–DFAE);

2. b.

   gli altri impiegati in servizio all’estero secondo l’articolo 3 lettera b O-OPers–DFAE;

3. c.

   gli impiegati del DFAE e di altri Dipartimenti che occupano un posto in Svizzera riservato agli impiegati soggetti all’obbligo di trasferimento;

4. d.

   le persone di accompagnamento e i figli secondo l’articolo 3 lettere d ed e
   

   O-OPers–DFAE degli impiegati di cui alle lettere a e b.

 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.

 I dati in EDAtransfer provengono da:

1. a.

   il sistema d’informazione per la gestione dei dati del personale (SIGDP) dell’Ufficio federale del personale (UFPER);

2. b.

   il sistema di reclutamento elettronico dell’UFPER;

3. c.

   il Settore Personale DFAE.

 I dati di cui al capoverso 1 lettere a e b non possono essere modificati.

 Il Settore Personale DFAE dispone di diritti di trattamento completi per i dati di cui all’articolo 5 capoverso 1 lettera c e di diritti di lettura per i restanti dati.

 I superiori responsabili del posto messo a concorso hanno il diritto di modificare i contenuti del bando.

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

 Il Settore Personale DFAE può comunicare ai servizi del DFAE responsabili delle decisioni del datore di lavoro e del trattamento dei trasferimenti i dati in EDAtransfer di cui hanno bisogno per adempiere i propri compiti nel settore degli impieghi e dei trasferimenti del personale.

 I dati relativi allo statuto contrattuale sono trasferiti automaticamente al sistema d’informazione EDApbu.

 I dati provenienti da SIGDP o dal Settore Personale DFAE sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la data in cui le persone interessate non rientrano più nelle categorie di persone di cui all’articolo 4 capoverso 1.

 I dati provenienti dal sistema di reclutamento elettronico e i dati relativi alla candidatura sono distrutti entro tre mesi dalla conclusione della procedura di assunzione.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

EDApbu è utilizzato dal Settore Personale DFAE, dagli impiegati soggetti all’obbligo di trasferimento e dai loro superiori per la gestione amministrativa e il monitoraggio della procedura di valutazione del potenziale nelle carriere di cui all’articolo 2
O-OPers–DFAE¹. Serve in particolare a preparare la valutazione del potenziale.

 EDApbu contiene dati sugli impiegati del DFAE soggetti all’obbligo di trasferimento secondo l’articolo 3 lettera a O-OPers–DFAE¹ e sui loro superiori.

 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 2.

 I dati in EDApbu provengono da:

1. a.

   SIGDP dell’UFPER;

2. b.

   EDAtransfer;

3. c.

   il Settore Personale DFAE, le persone interessate e i loro superiori.

 I dati di cui al capoverso 1 lettere a e b non possono essere modificati.

 Il Settore Personale DFAE dispone di diritti di lettura per tutti i dati di cui all’articolo 11.

 Le persone interessate dispongono di diritti di lettura per tutti i dati che le riguardano. Dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che possono immettere autonomamente.

 I superiori dispongono di diritti di lettura per i dati relativi alla persona interessata dalla procedura di valutazione del potenziale. Dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che possono immettere autonomamente.

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

 Al termine della procedura di valutazione del potenziale, la valutazione del personale è archiviata nel dossier personale elettronico e distrutta al più tardi dopo cinque anni.

 I dati restanti sono distrutti entro tre mesi dalla data in cui le persone interessate non rientrano più nelle categorie di persone di cui all’articolo 10 capoverso 1.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

 Il sistema d’informazione EDAcv serve agli impiegati del DFAE per elaborare un curriculum vitae standard in previsione di impieghi futuri.

 Nell’ambito della pianificazione degli impieghi dei dipendenti del DFAE, EDAcv serve al Settore Personale DFAE per valutare esperienze e competenze professionali e tematiche, titoli di studio e conoscenze linguistiche.

 EDAcv contiene i dati degli impiegati del DFAE e dei loro familiari.

 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.

 I dati in EDAcv provengono da:

1. a.

   SIGDP dell’UFPER;

2. b.

   le persone interessate.

 I dati di cui al capoverso 1 lettera a non possono essere modificati.

 Il Settore Personale DFAE dispone di diritti di lettura per tutti i dati.

 Le persone interessate dispongono di diritti di trattamento completi per i dati da loro immessi autonomamente di cui all’articolo 16 capoverso 1 lettera b. Dispongono di diritti di lettura per i dati di cui all’articolo 16 capoverso 1 lettera a che le riguardano.

 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

 I dati in EDAcv sono distrutti entro cinque anni dalla data in cui la persona interessata lascia il DFAE.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione sul personale.

 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.

 Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte del Settore Personale DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

 I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.

 Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

 Il Settore Personale DFAE provvede affinché i dati registrati siano trattati conformemente alle prescrizioni.

 Garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati. Sono fatti salvi i dati in EDAcv che possono essere elaborati autonomamente dalle persone interessate.

Il Settore Personale DFAE emana per ogni sistema d’informazione sul personale un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

 Gli accessi ai sistemi d’informazione sul personale e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

Le verbalizzazioni sono conservate per un anno separatamente dal rispettivo sistema in cui sono trattati i dati personali.

L’abrogazione e la modifica di altri atti normativi sono disciplinate nell’allegato 4.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 2023.