Ordinanza del 18 novembre 2015 sul sistema d'informazione concernente il servizio VIP (Ordinanza SSVIP)

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione concernente il servizio VIP (SSVIP) del Protocollo del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) nella Segreteria di Stato del DFAE.

 Il SSVIP consente al Protocollo del DFAE di svolgere i suoi compiti nel quadro dell’autorizzazione del servizio VIP negli aeroporti.

 Il sistema crea al riguardo le premesse affinché:

1. a.

   le rappresentanze estere competenti per la Svizzera compilino direttamente online il modulo di domanda di servizio VIP per i dignitari;

2. b.

   le rappresentanze estere competenti per la Svizzera trasmettano la nota verbale che accompagna la domanda;

3. c.

   le domande possano essere trattate in forma elettronica e inoltrate ai servizi interessati secondo l’articolo 7 capoverso 4;

4. d.

   le domande possano essere archiviate per garantirne la tracciabilità;

5. e.

   le domande possano essere approvate mediante timbro elettronico.

Il Protocollo del DFAE è responsabile del SSVIP.

Nel SSVIP sono trattati i dati riguardanti le persone elencate nell’allegato e le relative rappresentanze estere competenti per la Svizzera.

Nel SSVIP sono trattati i dati concernenti:

1. a

   le persone di cui ai numeri 1–5 dell’allegato:

   1. 1.

      nome, cognome e titolo,

   2. 2.

      motivo della visita,

   3. 3.

      date di arrivo/partenza, aeroporto e numeri dei voli,

   4. 4.

      in occasione di visite ufficiali, il servizio o la persona invitante,

   5. 5.

      informazioni sulla rappresentanza estera competente per la Svizzera;

2. b.

   le persone di cui al numero 6 dell’allegato:

   1. 1.

      nome, cognome e numero di passaporto,

   2. 2.

      date di arrivo/partenza, aeroporto e numeri dei voli,

   3. 3.

      informazioni sulle armi possedute (marca e calibro dell’arma da fuoco e delle munizioni),

   4. 4.

      informazioni sulla rappresentanza estera competente per la Svizzera.

Nel SSVIP possono essere immessi tutti i documenti relativi alle pratiche registrate elettronicamente.

 I dati sono rilevati dalle rappresentanze estere competenti per la Svizzera le quali possono trattarli fino all’approvazione o al rifiuto della domanda.

 L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel SSVIP sempre che ciò sia necessario per l’adempimento dei suoi compiti.

 I collaboratori competenti del Protocollo del DFAE sono autorizzati a trattare tutti i dati nel SSVIP.

 I seguenti servizi possono consultare tutti i dati nel SSVIP per gli scopi indicati qui di seguito (diritto di lettura):

1. a.

   l’Ufficio federale di polizia: per garantire la sicurezza delle persone elencate nell’allegato e per impartire direttive ai corpi di polizia negli aeroporti;

2. b.

   gli aeroporti svizzeri: per predisporre il servizio VIP;

3. c.

   l’Ufficio federale dell’aviazione civile: per rilasciare le autorizzazioni di atterraggio e decollo (diplomatic clearances);

4. d.

   le divisioni della Direzione politica del DFAE: in occasione di visite ufficiali per reperire i nomi dei membri delle delegazioni o altre informazioni importanti;

5. e.

   l’Ufficio federale delle comunicazioni: per attribuire radiofrequenze alle guardie del corpo;

6. f.

   l’Ispettorato doganale di Berna: per sbrigare le formalità doganali.

 Tutti i diritti di trattamento dei dati sono esercitati mediante procedura di richiamo.

 Il responsabile dell’applicazione concede agli utenti del SSVIP diritti di accesso individuali.

 Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni relative ai diritti di accesso continuano a essere adempiute.

 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del SSVIP.

 L’amministratore di sistema gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni del SSVIP.

 Il responsabile dell’applicazione funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. È impiegato presso il Protocollo del DFAE.

 Il Protocollo del DFAE provvede affinché i dati personali nel SSVIP siano trattati conformemente alle prescrizioni.

 Garantisce che i dati personali presenti nel SSVIP siano esatti, completi e aggiornati.

 La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono rette:¹

1. a.

   dall’ordinanza del 31 agosto 2022² sulla protezione dei dati;

2. b.

   dall’ordinanza dell’8 novembre 2023³ sulla sicurezza delle informazioni.⁴

 Il Protocollo del DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento disciplina le misure tecniche e organizzative volte ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

 I dati personali contenuti nel SSVIP sono distrutti cinque anni dopo l’ultimo trattamento.

 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

La presente ordinanza entra in vigore il 1º gennaio 2016.