Ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti amministrativi (OCE-PA)

 La presente ordinanza disciplina le modalità della comunicazione per via elettro­nica tra una parte e un’autorità amministrativa della Confederazione (autorità) nell’ambito di un procedimento retto dalla PA

 La presente ordinanza è applicabile alla comunicazione di:

1. a.

   atti scritti in vista dell’emanazione di una decisione ai sensi dell’articolo 5 PA;

2. b.

   decisioni ai sensi dell’articolo 5 PA.

Sono riconosciute le piattaforme di trasmissione riconosciute conformemente all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento.

 Gli atti scritti possono essere comunicati per via elettronica a qualsiasi autorità.

 e ³ ... ¹

 La Cancelleria federale pubblica su Internet una lista degli indirizzi delle autorità.

 Per ogni autorità la lista indica:

1. a.

   l’indirizzo elettronico;

2. b.

   gli indirizzi ammessi per la trasmissione per via elettronica;

3. c.

   i canali di comunicazione autorizzati, quali la piattaforma di trasmissione riconosciuta, il sito Internet per trasmettere on line atti scritti o l’indirizzo di posta elettronica non protetto;

4. d.

   i formati di dati autorizzati per la comunicazione;

5. e.

   singoli tipi di atti da trasmettere, oltre che per via elettronica, anche su carta;

6. f.

   l’indirizzo al quale figurano i certificati muniti di chiavi crittografiche pubbliche che devono essere utilizzati per la cifratura di atti scritti trasmessi all’autorità e per la verifica della firma elettronica dell’autorità.

 ...¹

 La Cancelleria federale può disciplinare la registrazione e l’aggiornamento delle iscrizioni.

 Le parti comunicano i loro atti scritti e gli allegati nel formato autorizzato, secondo la lista, per il canale di comunicazione utilizzato.

 Se non riesce a leggere un atto scritto o gli allegati, l’autorità concede alla parte un breve termine per:

1. a.

   ritrasmettere l’atto scritto o gli allegati nel formato stabilito dall’autorità; o

2. b.

   trasmettere, dopo averli stampati, tutto l’atto scritto e gli allegati o soltanto una parte di esso, secondo le modalità previste dall’articolo 21 PA.

 Se per l’atto scritto non è usata una piattaforma di trasmissione riconosciuta, l’autorità provvede a proteggere appropriatamente i dati personali durante la trasmissione nei canali di comunicazione autorizzati. L’invio trasmesso per posta elettronica usuale va cifrato con il codice di cifratura pubblico indicato nella lista.

 Sono fatte salve le disposizioni speciali dell’Istituto federale della proprietà intellettuale sulla comunicazione con l’Istituto.

 Il momento determinante per il rispetto di un termine è quello in cui la piattaforma di trasmissione utilizzata dalle parti in un procedimento rilascia la ricevuta che attesta il ricevimento dell’atto scritto a destinazione dell’autorità (ricevuta di consegna).

 Il Dipartimento federale di giustizia e polizia stabilisce come registrare nella ricevuta il momento della consegna.

 Una firma elettronica qualificata (art. 21a cpv. 2 PA) non è richiesta se l’identi­ficazione del mittente e l’integrità della comunicazione sono garantite con altri mezzi adeguati. Sono eccettuati i casi in cui il diritto federale prescrive di firmare un determinato documento.

 Se manca una firma elettronica prescritta, l’autorità concede alla parte un termine per la correzione. La parte può ritrasmettere gli atti scritti muniti di una firma elettronica qualificata oppure inviarli firmati a mano conformemente all’articolo 21 PA.

Se non è accessibile sulla piattaforma di trasmissione utilizzata dall’autorità né figura nella lista del prestatore di servizi di certificazione riconosciuto (art. 12 cpv. 2 della legge del 18 marzo 2016 sulla firma elettronica, FiEle), il certificato quali­ficato munito della chiave crittografica pubblica deve essere allegato all’invio.

 L’autorità può notificare una decisione per via elettronica a una parte che ha esplicitamente acconsentito per scritto a tale tipo di notificazione per il procedimento in questione.

 Chi è regolarmente parte in un procedimento dinanzi a una determinata autorità oppure rappresenta regolarmente parti dinanzi a detta autorità può comunicare a quest’ultima di notificargli le decisioni per via elettronica in uno o in tutti i procedimenti.

 Chiunque può comunicare a un’autorità di notificargli le fatture aventi carattere di decisione sotto forma di fattura elettronica. Le fatture aventi carattere di decisione sono decisioni il cui scopo principale consiste nello stabilire l’obbligo di pagare un determinato importo e che sono inviate unitamente alla fattura.¹

 Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

 Il consenso e la revoca richiedono la forma scritta; non devono essere firmati.

 Per la notificazione è utilizzata una piattaforma di trasmissione riconosciuta.

 L’autorità può utilizzare anche un altro tipo di trasmissione, purché quest’ultimo permetta in modo appropriato di:

1. a.

   identificare inequivocabilmente il destinatario;

2. b.

   stabilire inequivocabilmente il momento della notificazione; e

3. c.

   proteggere la decisione, fino alla notificazione, da modifiche e da accessi non autorizzati.

 In deroga al capoverso 2 lettera b, non è necessario che il momento della noti­ficazione di fatture elettroniche aventi carattere di decisione possa essere stabilito. Tali fatture sono notificate tramite gli abituali fornitori di servizi per lo scambio elettronico di fatture:

1. a.

   in un sistema contabile del destinatario;

2. b.

   nell’e-banking del destinatario.¹

 Le decisioni sono trasmesse in formato PDF/A, gli allegati in formato PDF. Le fatture elettroniche aventi carattere di decisione sono trasmesse in formato PDF e come dati strutturati.²

 Le decisioni sono provviste di un sigillo elettronico regolamentato o una firma elettronica qualificata (art. 2 lett. d ed e FiEle³).⁴

 ...⁵

 ...⁶

 Se l’autorità trasmette la decisione a una casella di posta elettronica, il momento in cui l’invio è scaricato dal destinatario è considerato il momento della notificazione.

 Se è indirizzata a una casella di posta elettronica del destinatario, installata previa identificazione del titolare su una piattaforma di trasmissione riconosciuta, la notificazione è considerata primo tentativo di consegna ai sensi dell’articolo 20 capo­verso 2^bis PA.

 Le fatture elettroniche aventi carattere di decisione si considerano notificate 30 giorni dopo l’accredito di un pagamento.¹

 Se il destinatario di una fattura elettronica avente carattere di decisione non ha effettuato alcun pagamento entro 30 giorni dalla data di spedizione, gli viene notificata una nuova decisione sotto forma di documento cartaceo contro ricevuta oppure secondo l’articolo 9 capoverso 1 o 2.

 In questo caso la notificazione della fattura elettronica non è presa in considerazione per stabilire il momento della notificazione.

 Le parti possono chiedere che l’autorità trasmetta loro successivamente per via elettronica le decisioni che sono state loro notificate in altro modo.

 L’autorità allega al documento elettronico l’attestazione che esso coincide con la decisione.

 L’autorità verifica la firma elettronica in merito:

1. a.

   all’integrità del documento;

2. b.

   all’identità del firmatario;

3. c.

   alla validità e alla qualità della firma elettronica compresi eventuali attributi importanti giuridicamente;

4. d.

   alla data e ora della firma, compresa la qualità di tali indicazioni.

 Alla stampa su carta l’autorità aggiunge il risultato della verifica della firma elettronica e l’attestazione che detta stampa riproduce correttamente il contenuto dell’atto scritto comunicato in forma elettronica.

 L’attestazione va datata, firmata e corredata dei dati del firmatario.

L’ordinanza del 17 ottobre 2007 concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di un procedimento amministrativo è abrogata.

…

 La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2011.

 Gli articoli 3 capoversi 2 e 3 nonché 4 capoverso 3 sono validi fino al 31 dicembre 2016.

Per le decisioni notificate collettivamente e le fatture elettroniche aventi carattere di decisione (art. 9 cpv. 5), fino al 31 dicembre 2018 è sufficiente apporre una firma elettronica avanzata (art. 2 lett. b FiEle) basata sul certificato di un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto.